資料管理系統(tǒng)過程中存在哪些方面的問題

　　隨著社會信息化的不斷發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)越來越不能滿足人們的要求，很多企業(yè)開始實施檔案數(shù)字化管理，檔案數(shù)字化管理可以說是社會發(fā)展的必然，檔案數(shù)字化的發(fā)展也已經(jīng)越來越快速。在檔案數(shù)字化發(fā)展的過程中，也存在一些問題，具體檔案數(shù)字化過程中存在哪些方面的問題呢?

　　1、加工各個工作環(huán)節(jié)的資料存留問題

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個工作環(huán)節(jié)的正常進行，保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化各工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我們制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《紙質(zhì)檔案交接登記表》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程單》、《掃描圖像質(zhì)檢單》、《目錄錄入、校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應(yīng)表》等，這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后，我們怎樣處理它們是廢棄還是保留?筆者認(rèn)為不應(yīng)廢棄，應(yīng)及時將這些登記表整理、匯總，裝訂成冊，并在此基礎(chǔ)上詳細(xì)編寫這批檔案或這一全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、加工環(huán)境、電子數(shù)據(jù)容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備未來之需。首先它是紙質(zhì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)有章可循的依據(jù)。如果數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗收時或使用時發(fā)現(xiàn)問題，它們是回查問題解決問題的最重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　2、刻錄檔案數(shù)據(jù)光盤的的選擇

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化完成后，為保證數(shù)據(jù)的安全，光盤大多做為備份的載體之一被使用起來。光盤質(zhì)量的好壞直接影響到檔案數(shù)據(jù)能否長期保存和使用。目前市場上光盤品牌眾多，魚龍混雜，購買時要注意鑒別。質(zhì)量好的光盤有正規(guī)的包裝和防偽標(biāo)志。最為理想的是，與光盤生產(chǎn)廠家或光盤研究機構(gòu)建立聯(lián)系，讓其根據(jù)檔案數(shù)據(jù)特點專門研究和生產(chǎn)存儲檔案數(shù)據(jù)的光盤，為我們所用。但是這種方式不太現(xiàn)實，畢竟一條光盤生產(chǎn)線的投入很大，而存儲檔案數(shù)據(jù)的光盤用量又太小，又薄利，虧本買賣沒人做。所以筆者認(rèn)為最合理最現(xiàn)實的辦法是檔案檔案的科研部門設(shè)立一個機構(gòu)，設(shè)立一個專門檢測光盤質(zhì)量的機構(gòu)，對市場上的各種光盤進行檢測，有針對性地定期發(fā)布一個擁有各種檢測數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢測報告，并結(jié)合檔案電子數(shù)據(jù)的特點向購買者和使用者推薦可用光盤，刊登在檔案報刊上，讓購買者做到有的放矢安心購買，讓使用者做到心中有數(shù)放心使用。

　　3、掃描件和非掃描件的界定

　　目前有一些單位對同時存有正本、定稿、草稿的檔案進行數(shù)字化的掃描界定范圍是只掃描正本，如果沒有正本的，掃描定稿，無正本無定稿的，掃描草稿。筆者認(rèn)為只要是在數(shù)字化范圍之內(nèi)，對同時存有正本、定稿、草稿的檔案都應(yīng)同時定為掃描件，不應(yīng)該人為割裂檔案的前后形成關(guān)系，人為造成檔案數(shù)據(jù)的不完整。首先不利于查檔利用。其次不符合文書立卷標(biāo)準(zhǔn)。文書立卷要求：“……正本與底(定)稿應(yīng)立在一起，正本在前，底(定)稿在后，重要文件的歷次稿，定稿在前，其他歷次修改稿以此排列……”。數(shù)字化形成的檔案數(shù)據(jù)是紙質(zhì)檔案存在的一種形式，是一種利用起來更方便、更快捷的一種存在形式，它的內(nèi)容不應(yīng)該被人為地簡化或割裂開。在已往的工作實踐中，我們也曾嘗到諸如因人本身主觀的認(rèn)識、人與人的不同認(rèn)識、不同歷史時期的不同認(rèn)識等人為因素帶給我們的苦衷，所以我們一定要慎重行事。

　　只有把以上檔案數(shù)字化中存在的問題解決好，檔案數(shù)字化才能夠朝著更加高效的方向發(fā)展。

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