資料管理系統(tǒng)要重視哪些問題

　　隨著電子信息化的快速發(fā)展，不少企業(yè)開始重視檔案管理工作，也知道了檔案數(shù)字化的重要性，開始逐步推廣檔案數(shù)字化管理。要想檔案數(shù)字化管理取得好的效果，就必須重視以下四個方面。究竟檔案數(shù)字化要重視哪些問題呢?

　　一、要重視檔案數(shù)字化的成本核算。目前，將室藏傳統(tǒng)載體進行數(shù)字化的費用較高，并且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后必然要支付一定的費用對大量的數(shù)字文件進行管理和維護。數(shù)字化后電子文件的保存需要進行持續(xù)管理，其中包括數(shù)據(jù)完整性的核對、載體老化的評估和數(shù)據(jù)的遷移，等等。如果不加強核算，不考慮轉換以及后續(xù)維護成本而盲目對檔案進行數(shù)字化，有可能導致數(shù)字化成果在若干年后完全無法使用，這將是一筆極大浪費。

　　二、要重視對傳統(tǒng)載體檔案的鑒選。要充分考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，確保有較高利用價值的檔案在數(shù)字化后能發(fā)揮更大的作用。檔案數(shù)字化鑒選要考慮三方面的因素：具有較高利用價值的檔案應進行數(shù)字化轉換，以便利用者能得到快捷方便的服務，充分發(fā)揮高價值檔案的作用;對形成時間早、破損嚴重的檔案應進行數(shù)字化轉換，防止珍貴檔案缺失;企業(yè)自身形成的檔案應進行數(shù)字化轉換，為企業(yè)未來發(fā)展提供更翔實的數(shù)據(jù)資料。

　　三、要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史。在檔案數(shù)字化過程中要特別重視保持傳統(tǒng)載體檔案的外部特征，因為其包含著豐富的歷史信息。要注意不能用現(xiàn)在的管理思維和管理標準將企業(yè)各個歷史階段的檔案進行數(shù)字化，抹殺檔案的歷史原貌，要對不同歷史時期的傳統(tǒng)載體檔案分階段數(shù)字化，保持數(shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。

　　無論檔案分類規(guī)定歷經(jīng)多少次修改，數(shù)字化后的檔案都要體現(xiàn)室藏檔案不同階段檔案分類狀態(tài)的原貌。

　　數(shù)字化后的檔案不能抹殺了企業(yè)發(fā)展的歷史沿革。例如縣級煙草部門取消法人資格前后兩個階段的檔案進行數(shù)字化時，一定要分兩個階段進行，以清晰呈現(xiàn)立檔單位的歷史沿革。

　　四、要重視對檔案數(shù)字化的規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須進行成本核算，考慮投入產(chǎn)出。企業(yè)要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠期目標。規(guī)劃中要明確哪些檔案需要數(shù)字化以及哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化。

　　確定哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化時，要考慮四方面的因素：與行業(yè)職能密切相關、經(jīng)常查用的檔案應優(yōu)先數(shù)字化;在檔案短期內(nèi)不能實施數(shù)字化、不能提供全文檢索的情況下，應該優(yōu)先對目錄進行數(shù)字化，建立目錄數(shù)據(jù)庫以滿足檢索、查詢需求;對于有迫切利用需求的檔案可打破原有的規(guī)劃先行實施數(shù)字化;由于存放時間長、載體老化等原因已出現(xiàn)不同程度損壞，并且保存價值、利用率較高的檔案應優(yōu)先數(shù)字化。

　　只有重視到以上四個方面的問題，才能夠確保檔案數(shù)字化過程穩(wěn)步有效的進行下去，取得很好的效果。

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