正確把握檔案管理工作中的幾大要點(diǎn)

檔案管理是現(xiàn)在是很多秘書工作中的一部分，雖然只是其中的一部分，但是在實(shí)際操作中還是有很多需要注意的，每個(gè)細(xì)節(jié)都要慎重對(duì)待，雖然在秘書的工作中只是占到很少的比例，但有一些細(xì)節(jié)也還是要多多了解一下的,下面具體分析一下檔案管理需要做的一些工作
　　檔案的保管：
　　1．防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；
　　2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ脦旆炕驅(qū)Ｓ梦募毂４鏅n案；
　　3．做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠害，防高溫，防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。
　　檔案的鑒定：
　　1．從檔案的內(nèi)容，來源，時(shí)間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價(jià)值。
　　2．確定各類檔案的中管期限表．其中財(cái)務(wù)檔案見財(cái)務(wù)檔案保存期限表。
　　公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種．介于兩種保管期限的，保管期限從長。
　　檔案材料的收集：
　　1．建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時(shí)間，保管期限；
　　2．對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；
　　3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。
　　檔案的歸檔，立卷與管理。
　　1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。
　　2．分類。依據(jù)檔案來源，時(shí)間，題目，內(nèi)容，字母順序分成若干層次和類別。
　　3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。中華考試網(wǎng)
　　4．案卷排列。立卷按永久，長期，短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文，底稿，附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄，并復(fù)印出四至五份。
　　5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
　　6．對(duì)所有公司檔案系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
　　7．每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
　　檔案的銷毀：
　　1．對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；
　　2．辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀；
　　3．銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，關(guān)在清冊(cè)上簽字。
　　4．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。
　　檔案借閱，利用工作
　　1．凡需使用檔案者，均須填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱
　　2．卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。
　　3．借閱期限不得超過3天。輔導(dǎo)科目

發(fā)布：2007-04-15 11:37 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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