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資料管理系統(tǒng)過程中存在的五大問題
現(xiàn)在國家企業(yè)到處都在提倡檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然趨勢，相比于傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化管理具有非常明顯的優(yōu)勢。但是由于數(shù)字檔案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足。那么檔案數(shù)字化過程中，存在哪些問題有待解決的呢?
(一)數(shù)字檔案的安全性問題。數(shù)字化檔案離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成、傳遞、識別。數(shù)字化檔案依賴于數(shù)字化設(shè)備而存在，因此，數(shù)字化檔案具有不穩(wěn)定性。主要表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點(diǎn)，給數(shù)字化檔案的有效利用造成一定影響.
(二)檔案數(shù)字建設(shè)中常見的業(yè)務(wù)問題。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化操作的過程中，會遇到一系列的業(yè)務(wù)問題。一般來說，在原檔案進(jìn)行數(shù)字化之前要進(jìn)行鑒定工作，以確定數(shù)字化的范圍、操作順序等等。例如，有些單位在界定數(shù)字化掃描范圍時，將正本、定稿、草稿等不同版本的檔案定為：只掃描正本,如果沒有正本的,掃描定稿,無正本無定稿的,掃描草稿。
(三)數(shù)字檔案的憑證價值問題。檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要。雖然數(shù)字化檔案具有參考價值這一點(diǎn)是沒有疑義，然而由于認(rèn)識上、技術(shù)上、管理制度上等諸多問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。
(四)檔案數(shù)字化建設(shè)的諸多技術(shù)問題。檔案數(shù)字化建設(shè)乃至數(shù)字檔案館建設(shè)完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有檔案數(shù)字化建設(shè)，更沒有數(shù)字檔案館，然而也正是高新技術(shù)給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點(diǎn)。檔案數(shù)字化建設(shè)技術(shù)密集，諸多技術(shù)問題成為制約的難點(diǎn)。
(五)檔案數(shù)字化建設(shè)中法規(guī)方面的問題。檔案數(shù)字化建設(shè)中會涉及到許多法律問題，而這些問題又是亟待解決而又難以一時解決的問題。如：著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在檔案數(shù)字后，原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式已無法提供，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。
總之，檔案數(shù)字化是信息化時代的必然結(jié)果，只有了解了檔案數(shù)字化過程中存在的問題，才能夠解決并且做好檔案數(shù)字化管理工作。
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