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檔案管理計(jì)算機(jī)化過程中需要注意哪些問題
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大家都知道，現(xiàn)在是個(gè)信息化社會(huì)，很多東西都是利用計(jì)算機(jī)來完成的，同樣，檔案管理也不例外，可以充分利用資料管理軟件來進(jìn)行檔案管理，利用計(jì)算機(jī)管理檔案簡(jiǎn)化了流程，提高了工作效率，不失為一個(gè)很不錯(cuò)的方法。但是，在檔案管理計(jì)算機(jī)化的過程中，我們有以下幾點(diǎn)問題必須注意。
1、要強(qiáng)調(diào)用戶身份驗(yàn)證
新《辦法》第二十六條：“對(duì)電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式利用時(shí)，應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定”。為防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)的檔案系統(tǒng)，可以設(shè)置對(duì)用戶的身份驗(yàn)證。最常用的方法是給每個(gè)合法用戶一個(gè)由數(shù)字、字母或特定符號(hào)組成的“密碼”代表用戶身分。當(dāng)用戶要進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，先輸入“密碼”，計(jì)算機(jī)自動(dòng)將這個(gè)“密碼”與存儲(chǔ)在機(jī)器中的有關(guān)該用戶的其他資料進(jìn)行比較驗(yàn)證，如果驗(yàn)證為合法用戶，就可以接受他進(jìn)入系統(tǒng)。如果驗(yàn)證不合格，該用戶將被拒之門外。
2、抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
數(shù)據(jù)庫(kù)最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項(xiàng)目，也是進(jìn)行檢索的一條途徑。所以在進(jìn)行檔案前處理時(shí)，所提交的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案信息內(nèi)容豐富，有較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)性。在設(shè)置字段類型時(shí)，要注意從利用者的角度來考慮，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，要注意數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)并不是簡(jiǎn)單地將單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)向網(wǎng)絡(luò)中移動(dòng)，單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中不合理的地方要加以改進(jìn)，不足的地方要予以補(bǔ)充。
3、網(wǎng)上檔案的防改措施
為了防止隨意改寫網(wǎng)上檔案，可以在軟件中將文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取檔案信息，而不能對(duì)其做任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀光盤(cd—rom)只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效防止用戶更改檔案的內(nèi)容，保證檔案的原始性和真實(shí)性。
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