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檔案管理計算機化過程中需要注意哪些問題
大家都知道，現(xiàn)在是個信息化社會，很多東西都是利用計算機來完成的，同樣，檔案管理也不例外，可以充分利用資料管理軟件來進行檔案管理，利用計算機管理檔案簡化了流程，提高了工作效率，不失為一個很不錯的方法。但是，在檔案管理計算機化的過程中，我們有以下幾點問題必須注意。
1、要強調(diào)用戶身份驗證
新《辦法》第二十六條：“對電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式利用時，應采取身份認證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守有關(guān)的借閱規(guī)定”。為防止無關(guān)人員進入計算機的檔案系統(tǒng)，可以設(shè)置對用戶的身份驗證。最常用的方法是給每個合法用戶一個由數(shù)字、字母或特定符號組成的“密碼”代表用戶身分。當用戶要進入系統(tǒng)時，先輸入“密碼”，計算機自動將這個“密碼”與存儲在機器中的有關(guān)該用戶的其他資料進行比較驗證，如果驗證為合法用戶，就可以接受他進入系統(tǒng)。如果驗證不合格，該用戶將被拒之門外。
2、抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
數(shù)據(jù)庫最基本的信息單元是每條檔案信息的著錄項目，也是進行檢索的一條途徑。所以在進行檔案前處理時，所提交的檔案信息須有一定的廣度和深度以確保系統(tǒng)存儲的檔案信息內(nèi)容豐富，有較強的網(wǎng)絡(luò)性。在設(shè)置字段類型時，要注意從利用者的角度來考慮，本著方便利用者查詢，又能滿足自身工作需要的原則，要注意數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計并不是簡單地將單機數(shù)據(jù)庫向網(wǎng)絡(luò)中移動，單機數(shù)據(jù)庫中不合理的地方要加以改進，不足的地方要予以補充。
3、網(wǎng)上檔案的防改措施
為了防止隨意改寫網(wǎng)上檔案，可以在軟件中將文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計算機上讀取檔案信息，而不能對其做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤(cd—rom)只能供使用者讀出信息而不能追加或擦除信息，這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效防止用戶更改檔案的內(nèi)容，保證檔案的原始性和真實性。
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