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資料管理系統(tǒng)的四大優(yōu)勢
大家都知道，現(xiàn)在是個(gè)電子化信息時(shí)代，很多的東西都是開始電子化。對于比較珍貴的檔案來說，也開始向檔案數(shù)字化方向發(fā)展。之所以會(huì)有這樣的趨勢，是因?yàn)闄n案數(shù)字化比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，具有明顯的優(yōu)勢。
檔案數(shù)字化的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：
1、檔案數(shù)字化可以更具實(shí)效反應(yīng)最新的、實(shí)時(shí)的情況，便于修正錯(cuò)誤和更新資料。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料。檔案更加完整，有效避免遺漏過多的現(xiàn)象。
2、具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照傳統(tǒng)的方法，不僅耗費(fèi)很長的時(shí)間，而且需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方式，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案檔案整理周期。
3、檔案數(shù)字化具備易于保存查找等各方面優(yōu)勢。相比于紙質(zhì)檔案來說，檔案數(shù)字化更具備保存時(shí)間長，易于查找等優(yōu)勢。
4、檔案數(shù)字化更加方便用戶之間的溝通聯(lián)系。數(shù)字化的檔案是網(wǎng)絡(luò)化的，檔案利用過程可以不經(jīng)過現(xiàn)場通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行。在檔案數(shù)字化模式下，用戶之間可以十分便利的溝通，甚至在一定的條件下角色可以相互轉(zhuǎn)換。
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