資料管理系統(tǒng)過程中應該注意哪些問題

　　由于計算機網(wǎng)絡的發(fā)展及廣泛運用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢?，F(xiàn)在越來越多的企業(yè)單位都把檔案數(shù)字化放在很重要的位置，什么是檔案數(shù)字化呢?檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術,將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料,通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質(zhì)上,并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。

　　檔案數(shù)字化是新時期里檔案管理者面臨的一項重要工作，所以如果不加以重視，就有可能導致檔案數(shù)字化工作。那么檔案數(shù)字化過程中應該注意哪些問題呢?

　　作好掃描前的準備工作。首先要確定數(shù)字化加工場地，場地面積要能滿足檔案工作人員操作所需空間，同時場地要遠離強磁場等干擾;其次是要準備好數(shù)字化加工過程中所必備的辦公用品。

　　做好檔案掃描前處理工作。檔案掃描前處理包括檔案目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、頁面修整等。掃描前，要整理好需掃描的各類檔案目錄，對所有檔案按要求編制統(tǒng)一規(guī)范的檔號，并確定相關的字段名和字段類型。對模糊不清的檔案進行特殊處理。檔案形成于不同年代，載體、字跡復雜多樣，字跡清晰度和紙張質(zhì)量差異很大，印章的色差也不同，所以在掃描前要根據(jù)檔案的具體狀況，適當進行整理，視需要進行登記或作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。在拆除原檔案裝訂時，要注意保護檔案原件，頁面需修整的要按規(guī)定執(zhí)行。

　　制定數(shù)字化加工場所工作規(guī)范。工作人員必須佩戴工作證，非本場所工作人員或相關人員不得進入;工作人員不得攜帶與本工作無關的存儲介質(zhì)進入工作場所，隨身物品統(tǒng)一存放于入口處;場地內(nèi)禁止吸煙，禁止存放易燃、易爆雜物和食品等物品;保持工作場所清潔、干燥，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等。項目日常管理員要隨時檢查數(shù)字化現(xiàn)場安全、保密設施，發(fā)現(xiàn)問題立即報告，及時解決;工作人員離開現(xiàn)場時，必須切斷電源，鎖好門窗;加強保密觀念，每逢節(jié)假日進行一次安全、保密檢查，消除不安定因素;嚴格遵守用戶方相關的保護保密制度，未經(jīng)批準，任何人不準將檔案原件、掃描后的電子檔案帶出工作場所，更不準私自摘抄、外傳檔案內(nèi)容;愛護設備，專人操作，確保檔案絕對安全。

　　加強掃描過程中質(zhì)量管理。檔案管理部門的工作人員要經(jīng)常到掃描現(xiàn)場檢查、解決、協(xié)調(diào)掃描過程中出現(xiàn)的各種問題。檔案目錄錄入時可能存在錯誤情況，需要仔細核對。對字跡模糊不清的檔案，需記錄下來單獨處理，或者建議掃描公司對這類情況特殊的檔案采用較高分辨率進行掃描。檔案幅面大小不一，要選擇采用相應規(guī)格的掃描儀。掃描時，避免盲目追求速度，而忽視質(zhì)量，牢記掃描質(zhì)量是最重要的。掃描后，要對圖像質(zhì)量進行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合要求的，要進行后期處理，去掉掃描紙張中明顯的裝訂孔、文件中明顯的污垢等。

　　區(qū)分掃描件和非掃描件，避免重復掃描，提高工作效率。近年來，新歸檔的文書檔案分為電子文檔和沒有電子文檔兩類，若對有電子文檔的檔案再進行掃描，不但掃描效果達不到OA系統(tǒng)原文件的清晰度，而且會造成不必要的浪費。因此，為避免重復掃描，需把實行OA以來的所有目錄與電子文檔進行逐一核對，整理出有電子版的檔案，進行全部標識，不再進行掃描。

　　對完成掃描的檔案原件進行檢查。檔案掃描裝訂后，在歸還檔案室時，要對每卷檔案進行檢查，尤其是永久、長期的檔案。檢查中，容易出現(xiàn)問題主要有：少量目錄裝訂順序有誤;備考表裝訂有脫落現(xiàn)象;檔案實體卷內(nèi)頁碼有錯(掃描公司可以糾正后，卷內(nèi)目錄會改，但卷盒上忘記改)，這些都是需要引起注意的地方。

　　只有把檔案數(shù)字化過程中的注意點都注意到了，才能夠加快檔案數(shù)字化的發(fā)展步伐，做好檔案數(shù)字化有效管理。

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