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資料管理系統(tǒng)中應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行哪些整理

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  • 　　把紙質(zhì)檔案變成電子檔案的這個(gè)過(guò)程就被稱(chēng)之為紙質(zhì)檔案數(shù)字化，在對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，先要對(duì)檔案進(jìn)行整理才行，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行哪些整理工作呢?

    　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

    　　頁(yè)面修整：破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

    　　區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

    　　拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

    　　檔案整理登記：制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

    　　推薦閱讀：檔案掃描的幾個(gè)執(zhí)行要點(diǎn)

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:32    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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