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資料管理系統(tǒng)數(shù)字化是管理工作的必由之路
科學技術的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)，現(xiàn)在檔案數(shù)字化的趨勢越來越明顯，未來也會逐漸向這個方向發(fā)展,它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。
檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)資料管理系統(tǒng)有不可替代的先進性
1．提高經(jīng)濟效益
社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛眉，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使企業(yè)成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
2．提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，井盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對象繁多，且具有很強的流動性，如職工人廠、退休、調動等，要想準確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)絡計算機管理的數(shù)字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。
辦公自動化要求企業(yè)檔案管理數(shù)字化
“九五”期間，企業(yè)信息化建設始終保持以應用為導向，以數(shù)據(jù)為基礎，以網(wǎng)絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢。正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能
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