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國(guó)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包形式大好
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檔案管理越來(lái)越受到企業(yè)的重視，目前很多企業(yè)開(kāi)始選擇檔案管理外包這樣一種新的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。就目前看來(lái)，國(guó)內(nèi)檔案管理形式一片大好。為什么這樣說(shuō)呢?
從國(guó)內(nèi)檔案管理服務(wù)外包的市場(chǎng)來(lái)看，隨著第三產(chǎn)業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中比例的不斷提高，各類法人單位的數(shù)量以及每年生產(chǎn)的紙質(zhì)文檔也越來(lái)越多。以金融行業(yè)為例，隨著市場(chǎng)的開(kāi)拓和服務(wù)類別的增加，檔案數(shù)量呈幾何倍數(shù)的增加，同時(shí)隨著市場(chǎng)的規(guī)范和國(guó)際化，對(duì)檔案存放管理的要求卻越來(lái)越高，作為非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員的增加將直接影響公司的競(jìng)爭(zhēng)能力和市場(chǎng)形象，檔案存儲(chǔ)管理的服務(wù)外包就成為這一困境下的唯一出路。 對(duì)于證券公司來(lái)說(shuō)，投資者開(kāi)戶有一份資料，隨著創(chuàng)業(yè)板、融資融券、股指期貨等新業(yè)務(wù)的推出，證券公司的檔案也越來(lái)越多。一個(gè)保險(xiǎn)公司，從其一項(xiàng)業(yè)務(wù)如壽險(xiǎn)來(lái)說(shuō)，每年有多少人投保就有多少份合同;每個(gè)投保者還能存活多少年就得保存多少年，有些甚至超過(guò)投保人的壽限。一個(gè)銀行，不說(shuō)其每年的巨量財(cái)務(wù)憑證，也不說(shuō)其結(jié)算、儲(chǔ)蓄、信貸等業(yè)務(wù)，僅就似乎產(chǎn)生紙質(zhì)文檔最少的信用卡業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，有多少?gòu)堅(jiān)撔械男庞每ň陀卸嗌俜菪庞每ㄉ暾?qǐng)書(shū)(代合同)保存。 顯而易見(jiàn)，隨著時(shí)間的推移，一個(gè)公司存續(xù)時(shí)間越長(zhǎng)，需要保存的紙質(zhì)文檔越多，而隨著紙質(zhì)文檔越來(lái)越多，法人單位為此付出的代價(jià)也越來(lái)越大。為了保存紙質(zhì)文檔，公司每年需花費(fèi)人力去裝訂、整理、維護(hù)，占用辦公室的面積，為此付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本(如果是自有的辦公用房)。此外，紙質(zhì)檔案都有保管的時(shí)間要求(例如有的需保存15年，有的需永久保存等);有質(zhì)量要求(若干年取出以后還能用等);有保管要求(如防霉、防蛀、防火、防潮等)。檔案管理成為企業(yè)管理的一個(gè)重要方面，也是企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)重要內(nèi)容。
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