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紙質(zhì)資料管理系統(tǒng)的好處有哪些

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  • 　　大家都知道，紙質(zhì)檔案具有很多缺陷，比如不易保存不易管理以及占用空間等等方面的缺點(diǎn)，相比于紙質(zhì)檔案，檔案數(shù)字化的優(yōu)勢很多很明顯。那么把紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，具備哪些方面的好處呢?

    　　1、檔案的調(diào)閱方便快捷。檔案數(shù)字化處理后，可以直接通過電腦在幾秒內(nèi)時(shí)間里準(zhǔn)確找到所需的檔案。這大大提高了工作效率。

    　　2、電子檔案實(shí)現(xiàn)日志管理。資料管理軟件對每天電子檔案查看情況自動(dòng)記錄?？蓪?shí)現(xiàn)對什么人、什么時(shí)間，在哪臺計(jì)算機(jī)查看哪本卷宗清晰記錄。通過日志的科學(xué)管理，檔案員可以快速排查解決問題。

    　　3、電子檔案實(shí)現(xiàn)分組管理。資料管理軟件管理員有權(quán)對用戶進(jìn)行注冊、注銷、刪除、權(quán)限修改等。可以通過權(quán)限設(shè)置對用戶瀏覽的內(nèi)容加以限制，比如，高權(quán)限用戶可訪問瀏覽法院訴訟檔案的副卷;只能瀏覽，不能打印等。

    　　4、實(shí)現(xiàn)多種檢索方式。凡是能登陸到局域網(wǎng)的計(jì)算機(jī)都能進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)?？梢园凑债?dāng)事人姓名、案號、歸檔號、按類型等多種方式進(jìn)行檢索查詢。

    　　5、電子檔案大幅提升安全性。電子檔案安裝于內(nèi)部局域網(wǎng)，只允許本院受權(quán)人員調(diào)閱。其他非本院人員無法登陸系統(tǒng)查看。如有特殊情況，上級法院需要調(diào)卷，可另行處理。檔案數(shù)字化處理后，紙質(zhì)檔案都封存入庫，避免了檔案的破損和丟失。

    　　6、電子檔案成本低。電子檔案的維護(hù)成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)檔案。

    　　7、檔案可實(shí)現(xiàn)部分或全部復(fù)制、打印。檔案員不需要進(jìn)入庫房調(diào)卷，就可以復(fù)印、打印部分或全卷檔案。還可以將其存到各種移動(dòng)存儲介質(zhì)(移動(dòng)硬盤、u盤等)。

    　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化要重視哪些問題

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:34    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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