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資料管理系統(tǒng)具有哪些方面的優(yōu)點
大家都知道,利用資料管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理可以有效的管理好軟件,提高工作效率,便于檔案查詢和管理。資料管理系統(tǒng)是通過采用數(shù)據(jù)庫集中管理的方式,對散布在企業(yè)內(nèi)部的各種文件各種檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,與傳統(tǒng)的通過Windows文件共享方式的模式相比,資料管理系統(tǒng)具有很多方面的優(yōu)點:
1、 解決了文件共享方式下無法限制文件拷貝、另存的最大弊端。在文件共享方式下,只要一個業(yè)務(wù)員可以訪問文件服務(wù)器或他人電腦的某個文件,就可以輕易地將文件拷貝、另存出來,文件管理軟件通過獨特的文件管理模式,可以在充許操作人員查看文檔內(nèi)容的情況下,全面限制文件的拷貝、另存、打印、編輯功能;
2、 更加靈活多樣的文件分類管理功能,不必以手動建立各種文件夾、對文件進(jìn)行分類,系統(tǒng)自動根據(jù)文件所有人、所屬客戶、文件分類、業(yè)務(wù)性質(zhì)等多種附加屬性,自動實現(xiàn)文件分類和多級導(dǎo)航功能;
3、 與Office無縫兼容,操作人員編輯、查看Word、Excel等各種Office文件時,照樣是在熟悉的Office環(huán)境中進(jìn)行,但可進(jìn)行的操作內(nèi)容已自動通過文件管理系統(tǒng)的權(quán)限控制模塊得到事先規(guī)劃好的控制;
4、電子文件管理軟件可以實現(xiàn)對文件最徹底的權(quán)限控制,可以設(shè)置各個操作人員對不同文件的操作權(quán)限,包括是否充許查看內(nèi)容,是否允許對文件進(jìn)行編輯修改成、復(fù)制、另存、打印等各種操作,而所有的這一切并不需要記住多個密碼;
5、 全文檢索功能,無需一個個打開文件,可以快速對所有文件實現(xiàn)全文檢索功能;
6、 具有痕跡保留,電子印章等功能;
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