資料管理系統(tǒng)過程中需重視的四大問題

　　檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等數(shù)字技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性，優(yōu)越性，所以越來越多的企業(yè)正在逐步推廣檔案數(shù)字化的管理模式。但是，企業(yè)檔案數(shù)字化在普及的過程中，還是不可避免存在一些問題的，所以，想要讓檔案數(shù)字化取得一定的效果，那么，還必須重視到以下幾個問題。

　　一要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史。在檔案數(shù)字化過程中要特別重視保持傳統(tǒng)載體檔案的外部特征，因為其包含著豐富的歷史信息。要注意不能用現(xiàn)在的管理思維和管理標準將企業(yè)各個歷史階段的檔案進行數(shù)字化，抹殺檔案的歷史原貌，要對不同歷史時期的傳統(tǒng)載體檔案分階段數(shù)字化，保持數(shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。

　　二要重視對檔案數(shù)字化的規(guī)劃。檔案數(shù)字化是一個系統(tǒng)工程，必須進行成本核算，考慮投入產(chǎn)出。企業(yè)要抽調(diào)檔案、信息等部門的人員組成規(guī)劃小組，研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠期目標。規(guī)劃中要明確哪些檔案需要數(shù)字化以及哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化。

　　三要重視對傳統(tǒng)載體檔案的鑒選。要充分考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，確保有較高利用價值的檔案在數(shù)字化后能發(fā)揮更大的作用。檔案數(shù)字化鑒選要考慮三方面的因素：具有較高利用價值的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便利用者能得到快捷方便的服務，充分發(fā)揮高價值檔案的作用;對形成時間早、破損嚴重的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，防止珍貴檔案缺失;企業(yè)自身形成的檔案應進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，為企業(yè)未來發(fā)展提供更翔實的數(shù)據(jù)資料。

　　四要重視檔案數(shù)字化的成本核算。目前，將室藏傳統(tǒng)載體進行數(shù)字化的費用較高，并且傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后必然要支付一定的費用對大量的數(shù)字文件進行管理和維護。數(shù)字化后電子文件的保存需要進行持續(xù)管理，其中包括數(shù)據(jù)完整性的核對、載體老化的評估和數(shù)據(jù)的遷移，等等。如果不加強核算，不考慮轉(zhuǎn)換以及后續(xù)維護成本而盲目對檔案進行數(shù)字化，有可能導致數(shù)字化成果在若干年后完全無法使用，這將是一筆極大浪費。

　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化具備哪些優(yōu)勢

發(fā)布：2007-04-15 11:34 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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