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優(yōu)秀的資料管理系統(tǒng)需考慮的三大問題

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  • 　　想要更加方便快捷的管理好檔案，最好的選擇就是使用專門的資料管理系統(tǒng)。資料管理系統(tǒng)使用的好與壞，關(guān)鍵要看實際使用效果，是否功能強大，易用性、兼容性好，這些都要從便于檔案工作者實際應(yīng)用的角度出發(fā)。

    　　泛普軟件認為，要設(shè)計出一款優(yōu)秀的資料管理系統(tǒng)，必須要考慮好三個方面的問題。

    　　一是檔案館、檔案室的資料管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)無縫交接。也就是說在檔案室一級中形成的數(shù)據(jù)必須可以在檔案館管理軟件中進行直接的應(yīng)用，并能順利完成檔案目錄數(shù)據(jù)的移交、交接，數(shù)據(jù)庫的并庫、導(dǎo)入等相關(guān)操作。例如目前由省檔案局推廣的資料管理軟件與省綜合檔案館管理系統(tǒng)(單機版)還暫時無法實現(xiàn)無縫交接，這一狀況使本應(yīng)發(fā)揮巨大作用的資料管理系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果大打折扣，甚為可惜。

    　　二是資料管理系統(tǒng)的設(shè)計要與檔案工作的具體實際相銜接。資料管理系統(tǒng)的設(shè)計不夠人性化，在一些使用細節(jié)上與檔案工作的實際狀況不夠吻合，總有不太方便的感覺。例如，在資料管理軟件的使用中發(fā)現(xiàn)文件編號中的符號應(yīng)使用半角，而在題名中的符號卻必須使用全角，因為在全角半角的切換中，易造成錄入速度慢，而且出錯等等。究其原因，泛普軟件認為應(yīng)是資料管理系統(tǒng)的開發(fā)人員對檔案工作的熟悉程度不夠，再加上軟件測試的時間不長，測試的面不夠?qū)挘瑢σ恍┘毠?jié)問題還未及時進行修改所致。實際上，這些問題只要軟件開發(fā)人員與檔案工作者多進行溝通，應(yīng)該是比較容易解決的。

    　　三是資料管理系統(tǒng)要實現(xiàn)與文書管理軟件的兼容或銜接。目前很多單位都采用微機進行收發(fā)文登記或其它文書管理工作，在利用文書管理軟件實現(xiàn)收發(fā)文管理工作中，對于文件的題名，責(zé)任者，文號等信息均已進行了輸入并建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。而到了檔案管理階段，又要對這些信息進行重復(fù)的錄入，浪費了大量的人力、物力。因此如果在開發(fā)資料管理系統(tǒng)階段就能充分考慮到這一問題，并做好相應(yīng)的銜接工作或者直接在資料管理系統(tǒng)中擴充文書管理的功能模塊，就可以大大減輕檔案員或錄入人員的工作強度，實現(xiàn)一次輸入，多次應(yīng)用，發(fā)揮出最大的利用效益。

    　　推薦閱讀：泛普軟件資料管理軟件具備的幾大優(yōu)點

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:35    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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