泛普軟件幫您解答檔案整理過(guò)程中遇到的問(wèn)題

　　對(duì)于檔案整理工作，很多人總會(huì)存在一些疑惑不解的地方，想要把檔案整理工作做好，就必須先把這些存在的問(wèn)題給弄懂弄明白來(lái)。以下問(wèn)題是在檔案整理工作中經(jīng)常會(huì)涉及到的，希望對(duì)于從事檔案整理工作的朋友有所幫助。

　　1、 如何保存文件正本與不同稿本?

　　同一文件除正本外，在撰寫(xiě)、印刷過(guò)程中形成的不同稿本，包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿、定稿等，也可能需要留存。一般來(lái)說(shuō)，文件的正本與定稿為一件，但定稿過(guò)厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件;重要文件(如法律法規(guī)等)須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件。對(duì)于只需保留定稿和正本的文件來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)打印的定稿，如與正本一樣，即領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)口頭修改而沒(méi)有筆頭修改的，可以只保存正本和發(fā)文稿紙，不必再保存定稿，以避免重復(fù)。

　　2、如何保存正文與文件處理單?

　　文書(shū)處理較規(guī)范的機(jī)關(guān)，文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件。

　　3、如何判斷字跡材料的耐久性?

　　復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件檔案字跡材料的耐久性是關(guān)系到檔案壽命長(zhǎng)短的重要因素。檔案字跡材料發(fā)生褪變，如褪色、擴(kuò)散等而變得模糊不清時(shí)，就會(huì)影響檔案的利用。決定檔案字跡材料耐久性的因素包括字跡色素成分和字跡轉(zhuǎn)移固定方式。在環(huán)境條件相同時(shí)，一般來(lái)說(shuō)，最耐久的是以碳黑為色素成分、以結(jié)膜為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比較耐久的是以顏料為色素成分，以結(jié)膜或吸收方式轉(zhuǎn)移固定的字跡材料，包括彩色油墨、藍(lán)黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料為色素成分的字跡材料，加純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、圓珠筆油、印油等，或者以粘附為轉(zhuǎn)移固定方式的字跡材料，如鉛筆。對(duì)字跡模糊或易退變的文件，目前一般采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制。比如傳真件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。但復(fù)印件本身也存在耐久性方面的問(wèn)題，如易粘連等，需要采取一定措施加以防范。為減少?gòu)?fù)印件粘連的機(jī)率，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復(fù)印。

　　4、什么是需要復(fù)制的文件?

　　對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件(如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件)，以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件。

　　5、什么樣的文件需要修裱?

　　歸檔文件材料由于使用不當(dāng)，可能產(chǎn)生文件材料被損、局部殘缺等現(xiàn)象。這類(lèi)文件在裝訂前需要進(jìn)行修裱。修裱是指使用粘合劑和選定的紙張對(duì)破損文件進(jìn)行“修補(bǔ)”或“托裱”，以恢復(fù)文件的原有面貌，增加強(qiáng)度，延長(zhǎng)壽命。其中，修補(bǔ)主要針對(duì)一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，包括補(bǔ)缺和托補(bǔ);托裱是指在文件的一面或兩面托上一張紙以加固文件。需要往意的是;由于《細(xì)則》遵循盡量保持文件原貌的思想，立卷時(shí)修裱的一些工作內(nèi)容已無(wú)意義，例如為方便裝訂成卷而對(duì)裝訂邊狹小的文件加邊，將幅面過(guò)小或不規(guī)則的文件粘貼在其他紙張上等。此外，修裱工作主要針對(duì)有重要保存價(jià)值的歸檔文件，無(wú)需移交進(jìn)館的檔案一般保持原貌即可。

　　6、怎樣保存轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文?

　　轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件。

　　7、什么是變形材料裝訂法?

　　此方法比較簡(jiǎn)單，但對(duì)材質(zhì)必須有較高要求。金屬制品，如不銹鋼夾、燕尾夾等，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，同時(shí)考慮檔案室?guī)旆康谋９軛l件;塑料制品則必須有足夠強(qiáng)度，以免年久斷裂。要注意，使用金屬裝訂材料的歸檔文件材料，不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

　　8、裝訂時(shí)是否必須去除金屬裝訂物?

　　是否需要去除金屬裝訂物，可以視具體情況靈活掌握。一般來(lái)說(shuō)，由于氣候比較干燥，機(jī)關(guān)檔案室在具備較好庫(kù)房條件的情況下，對(duì)不需要移交進(jìn)館的檔案可以不拆釘。此外，對(duì)于裝打成冊(cè)不便拆釘?shù)目?、?shū)籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆訂會(huì)嚴(yán)重?fù)p害原貌，此時(shí)可不再拆訂重裝。但對(duì)于需要永久保存的歸檔文件來(lái)說(shuō)，必須去除易銹蝕的金屬物，，如訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等，以避免對(duì)檔案潛在的危害。因?yàn)檫@些金屬物其材質(zhì)以鐵、鋁等化學(xué)性質(zhì)活潑的金屬為主，容易被空氣中的二氧化碳、二氧化硫等物質(zhì)氧化和腐蝕，使文件紙張受到損害。

　　9、如何保存正文與附件?

　　附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。對(duì)于一些非本單位形成、卻是正文的必要補(bǔ)充的文件，例如，具有審批權(quán)力的部門(mén)，在審批項(xiàng)目時(shí)需要申報(bào)單位上報(bào)的資格證明、單位情況介紹等復(fù)印件，這些材料是做出審批決定的依據(jù)，可以作為審批決定的附件。再如，本單位向計(jì)劃部門(mén)申報(bào)項(xiàng)目的文件，往往帶有包括項(xiàng)目說(shuō)明、論證材料、計(jì)劃書(shū)、相關(guān)財(cái)務(wù)文件等在內(nèi)的很多文件，雖然是本單位形成的，檔案里已經(jīng)保存了，但由于比較分散，也可以作為申報(bào)文件的附件，以便于今后利用。

　　10、裝訂時(shí)怎樣對(duì)齊?

　　裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定方式對(duì)齊，便于將來(lái)翻閱利用。一般來(lái)說(shuō)，采用左上裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。

　　11、怎樣選擇裝訂方式和裝訂用品?

　　對(duì)于裝訂方式和裝訂用品的選擇，《細(xì)則》中并未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，只提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。這是因?yàn)榧难b訂有許多可能的方式和用品，在沒(méi)有明顯優(yōu)劣的情況下，簡(jiǎn)單地加以規(guī)定，反而會(huì)限制機(jī)關(guān)檔案室的選擇。具體選擇時(shí)應(yīng)考慮到以下要求：(1)符合檔案保護(hù)的要求。裝訂用品必須對(duì)歸檔文件無(wú)害，不影響檔案的保存壽命，裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。(2)選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。具體方法有線裝法、變形材料裝訂法、粘接式、穿孔式、鉚接式等裝訂方法。裝訂方式和用品各有利弊，因此在同一機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，應(yīng)保持裝訂方式的統(tǒng)一，以確保檔案的安全。下面簡(jiǎn)要介紹幾種方法，供各單位選擇。

　　12、什么是線裝法?

　　線裝法。從檔案保護(hù)的角度講，線裝無(wú)疑是最好的選擇。但除了較厚的文件，“三孔一線”的裝訂方法已不再適用于文件級(jí)整理?，F(xiàn)有的常見(jiàn)做法是使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊，但這種方式存在針腳過(guò)密、易造成紙頁(yè)從裝訂處折斷的問(wèn)題，設(shè)備成本也相對(duì)較高。此外也有在文件左上角或在側(cè)穿針打結(jié)的，但操作比較繁瑣，一般不采用。

　　13、為何不選用其它方法?

　　粘接式裝訂法一般采用漿糊及膠水粘貼的辦法，成本較低。但這種方式存在可逆性差、復(fù)印及掃描時(shí)不能拆除的缺點(diǎn)，材料的可靠性也有待進(jìn)一步改善。還有使用熱熔膠封裝的辦法，但由于成本較高不易推廣。穿孔式、鉚接式裝訂法對(duì)文件的破壞性比較強(qiáng)，所以一般不采用。

　　14、是否可以將同一事由的若干文件作為一份主要文件的附件來(lái)處理?

　　不能。這種做法雖然使整理工作簡(jiǎn)化了，但卻給將來(lái)的檢索利用設(shè)置了障礙。例如，將某下屬單位申請(qǐng)某項(xiàng)專業(yè)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示、該局的批復(fù)和局內(nèi)承辦部門(mén)的經(jīng)辦過(guò)程文件作為一件裝訂在一起。試想，如果將來(lái)利用者只想查看關(guān)于這項(xiàng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)工作的經(jīng)辦情況，從歸檔文件目錄上就很難檢索到，從而違背深化檢索的目的。所以這種做法應(yīng)該避免。

　　對(duì)于以上問(wèn)題，是否您已經(jīng)得到了想要的答案呢，相信如果以上問(wèn)題您都得到滿意答案的話，檔案整理工作將會(huì)越做越好的。