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資料管理系統(tǒng)管理有哪些好處
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檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
企業(yè)單位學(xué)校圖書館等實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的好處很多，那么檔案數(shù)字化到底在檔案管理過(guò)程中具有什么好處呢?
一、檔案數(shù)字化管理給搜索、查找、即時(shí)閱讀帶來(lái)的便捷是毋庸多言的，能夠簡(jiǎn)化并極大提高管理的質(zhì)量和效率。
二、有些單位將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)連接了自動(dòng)化設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案原件的對(duì)應(yīng)和快速取閱、檔案原件存儲(chǔ)的溫度、濕度和所在檔案庫(kù)的具體位置、檔案庫(kù)(室)的自動(dòng)報(bào)警功能觸發(fā)等等功能。
三、許多紙質(zhì)或其他實(shí)物檔案，由于年月已久，只要?jiǎng)右粍?dòng)就會(huì)散裂或塵化，損毀風(fēng)險(xiǎn)極大，通過(guò)數(shù)字化采集圖片、視頻、尺寸、材質(zhì)、介紹、文字描述等內(nèi)容就可以在未來(lái)相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期保證原檔的完好性，并且便于供需要的人進(jìn)行參考。
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