資料管理系統(tǒng)遇到的問題及解決方法

　　眾所周知，當前是紙質檔案與磁性物質、激光等作為介質的數(shù)字化檔案并存的時代。檔案數(shù)字化是新生事物，其局限性也是客觀存在的。所以檔案數(shù)字化在一定的發(fā)展過程中，會遇到一些問題，當這些問題碰到后，我們應該積極面對并且尋求解決方面。下面就來具體談談檔案數(shù)字化遇到的問題及解決方法。

　　1.檔案數(shù)字化后存儲形式的選擇問題。紙質檔案數(shù)字化后可以保存為JPEG、TIF等多種存儲格式。一般我們選擇通用性較強的存儲格式，這樣有利于系統(tǒng)移植，在此基礎上選擇存儲容量較小的格式，在上述三種常用格式中，紙質檔案掃描后多采用TIF格式，它的存儲容量較小，可以減輕數(shù)據(jù)終端服務器的壓力，而且它可以支持多頁文件數(shù)字化存儲，為紙質檔案數(shù)字后化數(shù)據(jù)的掛著提供方便。

　　2.紙質檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全問題。要避免數(shù)據(jù)丟失，使數(shù)字化后的數(shù)據(jù)安全妥善保管，對數(shù)據(jù)進行備份是唯一可選擇的途徑。檔案應制作三套，一套封存，一套提供利用，一套異地保存。數(shù)據(jù)備份可以使用光盤、移動硬盤進行脫機備份，也可以使用另外的服務器進行在線備份，或者是兩種方式同時使用，采取多套備份方式，但是無論那種方式都要注意進行異地保存。注意保密檔案不得上互聯(lián)網(wǎng)，只可在內(nèi)部使用。結語：要積極適應信息技術迅猛發(fā)展和廣泛應用對檔案工作所提出的新挑戰(zhàn)和新要求，切實把信息化建設作為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵，用信息技術來提升科學管理水平，加快檔案信息化建設步伐，加強檔案的規(guī)范化管理。

　　3.紙質檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)掛接問題。在實際工作中，可能遇到下面這種情況：一條目錄上不止掛接了一個原文，有的同時掛接兩個甚至更多個原文，而與此相反，有的目錄沒有與之對應的原文進行掛接。造成這情況的原因，很可能是在給掃描文件取名時出現(xiàn)重復現(xiàn)象，要解決這種情況，只能從目錄數(shù)據(jù)庫與掃描圖象的關聯(lián)上著手。因此，在紙質檔案數(shù)字化過程中必須十分注意掃描件的取名規(guī)則，一旦規(guī)則不清，就會造成上述問題的出現(xiàn)。掃描件的取名原則是以紙質檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號(件號)是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件需要掃描的頁數(shù)是否相等。

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發(fā)布：2007-04-15 11:36 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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