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企業(yè)選擇檔案外包時應(yīng)注意哪些問題

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  • 　　現(xiàn)在企業(yè)越來越重視檔案的管理工作，但是由于自身對檔案管理工作的專業(yè)度認識不夠，導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)了一些問題，所以也有單位選擇把檔案外包管理，那么企業(yè)在選擇檔案外包時需要注意哪些問題呢?

    　　(1)選擇好服務(wù)外包機構(gòu)

    　　企業(yè)選擇檔案外包的目的就是為了專注于更重要的工作，提高工作效率，提升企業(yè)核心競爭力。一旦確定企業(yè)引入檔案外包服務(wù)，所選擇的檔案外包服務(wù)商將成為最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，優(yōu)秀的服務(wù)商將提供專業(yè)的技術(shù)人員、專業(yè)的設(shè)備、專業(yè)的管理，能夠給合作雙方帶來效益。因此，企業(yè)在決定檔案外包時，需要對檔案外包服務(wù)商進行全面的了解的調(diào)查，多方面考慮對方是否夠?qū)I(yè)，提供的服務(wù)是否能夠滿足企業(yè)的需求。

    　　(2)考慮合理的成本范圍

    　　企業(yè)中，檔案管理部門是成本中心，而不是利潤中心。因此，成本控制顯得尤為重要，企業(yè)在進行檔案外包時要做好可行性分析工作，尤其是成本控制問題。最為合適的外包方案是：價格合理、企業(yè)和外包服務(wù)商共贏。

    　　(3)檔案外包中的檔案安全問題

    　　企業(yè)開展檔案外包時應(yīng)該注意檔案的安全問題：一是檔案實體安全管理，確保檔案載體不受損害;二是檔案信息內(nèi)容安全管理，確保檔案信息內(nèi)容在規(guī)定范圍以外不被泄露。筆者認為可以從以下幾個方面來加強檔案外包工作的安全管理：一是與檔案外包服務(wù)商簽訂安全保密協(xié)議，明確承包方的安全管理責任和義務(wù);二是加強日常工作的監(jiān)督管理工作，確保檔案實體和信息安全;三是邀請企業(yè)保密機構(gòu)參與保密審查，審查工作應(yīng)該在前期準備工作時進行并完成，涉及企業(yè)商業(yè)機密、國家秘密等敏感信息內(nèi)容的檔案由企業(yè)工作人員自行完成;四是強化參與檔案外包服務(wù)商的工作人員安全意識、保密意識，共同做好檔案安全管理工作。

    　　(4)檔案外包的質(zhì)量監(jiān)督管理問題

    　　為確定企業(yè)檔案外包工作的順利完成，企業(yè)必須加強檔案外包的質(zhì)量監(jiān)督管理問題。筆者認為可以從人員管理、場地管理、檔案出入庫、檔案拆裝等方面來加強監(jiān)督管理工作。質(zhì)量監(jiān)督管理工作方式可以選擇自行開展，也可以聘用第三方機構(gòu)進行質(zhì)量監(jiān)督管理。

    　　只有綜合考慮好以上幾個方面的問題，才能夠在選擇檔案外包還是利用資料管理系統(tǒng)對檔案進行管理上做出選擇。

    　　推薦閱讀：資料管理系統(tǒng)幫助企業(yè)輕松管理檔案

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:34    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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