企業(yè)選擇檔案外包時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題

　　現(xiàn)在企業(yè)越來(lái)越重視檔案的管理工作，但是由于自身對(duì)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)度認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了一些問(wèn)題，所以也有單位選擇把檔案外包管理，那么企業(yè)在選擇檔案外包時(shí)需要注意哪些問(wèn)題呢?

　　(1)選擇好服務(wù)外包機(jī)構(gòu)

　　企業(yè)選擇檔案外包的目的就是為了專(zhuān)注于更重要的工作，提高工作效率，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。一旦確定企業(yè)引入檔案外包服務(wù)，所選擇的檔案外包服務(wù)商將成為最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，優(yōu)秀的服務(wù)商將提供專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員、專(zhuān)業(yè)的設(shè)備、專(zhuān)業(yè)的管理，能夠給合作雙方帶來(lái)效益。因此，企業(yè)在決定檔案外包時(shí)，需要對(duì)檔案外包服務(wù)商進(jìn)行全面的了解的調(diào)查，多方面考慮對(duì)方是否夠?qū)I(yè)，提供的服務(wù)是否能夠滿(mǎn)足企業(yè)的需求。

　　(2)考慮合理的成本范圍

　　企業(yè)中，檔案管理部門(mén)是成本中心，而不是利潤(rùn)中心。因此，成本控制顯得尤為重要，企業(yè)在進(jìn)行檔案外包時(shí)要做好可行性分析工作，尤其是成本控制問(wèn)題。最為合適的外包方案是：價(jià)格合理、企業(yè)和外包服務(wù)商共贏。

　　(3)檔案外包中的檔案安全問(wèn)題

　　企業(yè)開(kāi)展檔案外包時(shí)應(yīng)該注意檔案的安全問(wèn)題：一是檔案實(shí)體安全管理，確保檔案載體不受損害;二是檔案信息內(nèi)容安全管理，確保檔案信息內(nèi)容在規(guī)定范圍以外不被泄露。筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)檔案外包工作的安全管理：一是與檔案外包服務(wù)商簽訂安全保密協(xié)議，明確承包方的安全管理責(zé)任和義務(wù);二是加強(qiáng)日常工作的監(jiān)督管理工作，確保檔案實(shí)體和信息安全;三是邀請(qǐng)企業(yè)保密機(jī)構(gòu)參與保密審查，審查工作應(yīng)該在前期準(zhǔn)備工作時(shí)進(jìn)行并完成，涉及企業(yè)商業(yè)機(jī)密、國(guó)家秘密等敏感信息內(nèi)容的檔案由企業(yè)工作人員自行完成;四是強(qiáng)化參與檔案外包服務(wù)商的工作人員安全意識(shí)、保密意識(shí)，共同做好檔案安全管理工作。

　　(4)檔案外包的質(zhì)量監(jiān)督管理問(wèn)題

　　為確定企業(yè)檔案外包工作的順利完成，企業(yè)必須加強(qiáng)檔案外包的質(zhì)量監(jiān)督管理問(wèn)題。筆者認(rèn)為可以從人員管理、場(chǎng)地管理、檔案出入庫(kù)、檔案拆裝等方面來(lái)加強(qiáng)監(jiān)督管理工作。質(zhì)量監(jiān)督管理工作方式可以選擇自行開(kāi)展，也可以聘用第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督管理。

　　只有綜合考慮好以上幾個(gè)方面的問(wèn)題，才能夠在選擇檔案外包還是利用資料管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理上做出選擇。

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