人事資料管理系統(tǒng)的舉措

　　人事檔案就是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險以及開具考研等相關(guān)證明時，都需要使用檔案。人事檔案目前在管理上存在一定的危機(jī)，為了化解這些危機(jī)，最有效的措施就在于人事檔案數(shù)字化。

　　( 一)人事檔案數(shù)字化勢在必行。人事檔案既具有作為社會管理工具及公共信息的公共產(chǎn)品屬性，又具有公民私人隱私的私物品屬性。無論是作為公共產(chǎn)品還是作為私人物品的人事檔案，為人服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)社會服務(wù)是它生存的理由，其目的在于應(yīng)用。只有及時運(yùn)用最新科技成果、科技手段，把檔案信息的作用充分開發(fā)、利用，才能最大限度地發(fā)揮人事檔案自身的價值。

　　( 二) 人事檔案數(shù)字化的先決條件: 一是通過技術(shù)處理，將已歸檔的數(shù)字文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，保護(hù)數(shù)字文件的原始結(jié)構(gòu)，保證其可靠性，使之與紙質(zhì)的誠信化檔案一致。二是在未解決化學(xué)磁性材料為載體的數(shù)字文件保存問題之前，要進(jìn)行定期復(fù)制和異地備份，以防損失。三是隨著數(shù)字文件的介入，檔案種類增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作進(jìn)行多元化開發(fā)。四是管理人員需要及時更新知識，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的新成果，成為復(fù)合型、多層次的管理人才。

　　( 三)人事檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)途徑。簡單講就是對人事檔案進(jìn)行信息化、集約化、動態(tài)化管理，形成人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，由紙質(zhì)型檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。譬如將檔案中的人員信息按照年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)等進(jìn)行歸類、組合，編制成與之相照應(yīng)的檢索密碼，把當(dāng)事人的各種記錄以數(shù)字文件的形式進(jìn)行技術(shù)處理，同時設(shè)置密碼加以保密，通過聯(lián)網(wǎng)的手段建立起方便快捷的人事檔案調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)、考核系統(tǒng)，進(jìn)而在本部門、本系統(tǒng)乃至全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　推薦閱讀：檔案數(shù)字化的意義

發(fā)布：2007-04-15 11:33 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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