傳統(tǒng)手工檔案管理存在哪些方面的弊端

　　大家都知道，越來越多的企業(yè)單位都選擇資料管理系統(tǒng)管理檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工檔案管理，這主要是因為傳統(tǒng)的手工檔案管理不但費時不利于管理不利于保存，還存在著許多其他的弊端，那么傳統(tǒng)手工檔案管理存在哪些方面的弊端呢?

　　1、手工管理費時費力

　　檔案人員手工進行收集、整編、管理、提供單位利用等等方面用的都是手工管理，檔案人員的工作量相當大，同時效率也很低，費時費力。

　　2、占用極大的存儲空間

　　基本上每個單位都有自己單獨的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，甚至于有的大型單位還要專門出資存放自己的檔案實體，投資巨大。

　　3、二次利用不方便、利用率低

　　一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率;同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案資料中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能等待此份檔案借閱完畢歸還后才能再借。

　　4、檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

　　完全依靠手工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免的會造成許多重要檔案的丟失和損壞。

　　5、檢索查詢不方便

　　傳統(tǒng)的檢索方式是這樣的——檔案人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房里去找出來，過程相當費時、費力。

　　6、不能形成信息網(wǎng)絡(luò)

　　紙質(zhì)的實體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。大大降低了企業(yè)的工作效率。

　　資料管理系統(tǒng)的出現(xiàn)很好的解決了以上手工檔案管理存在的這些弊端，運用資料管理系統(tǒng)來管理檔案，能夠為企業(yè)提高效率，創(chuàng)造更多的價值。

　　推薦閱讀：利用資料管理系統(tǒng)管理檔案有什么好處

發(fā)布：2007-04-15 11:34 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：