如何選擇好的資料管理系統(tǒng)服務(wù)公司

　　因?yàn)閿?shù)字化檔案具備易管理易保存等多方面的優(yōu)點(diǎn)，很多公司學(xué)校以及政府部門也都意識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性，也愿意選擇一些具備檔案數(shù)字化外包服務(wù)的公司來進(jìn)行檔案數(shù)字化。那么在選擇檔案數(shù)字化外包公司的時(shí)候，該看重哪些地方，如果進(jìn)行選擇呢?以下幾個(gè)方面可以幫您選擇到好的檔案數(shù)字化外包服務(wù)公司。

　　技術(shù)狀況。即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高，一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí)，他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺(tái)。但是，光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié)，從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識(shí)別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包公司如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程，或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求，數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此，選擇外包公司時(shí)，檔案部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件，重點(diǎn)考察公司對(duì)數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要，可要求公司做模擬操作演示。

　　業(yè)務(wù)能力。即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對(duì)象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此，從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮，最好選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。目前市場(chǎng)上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)公司，他們的主營業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等，檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，因此好多公司對(duì)檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇公司時(shí)，可通過交流、溝通，考察公司對(duì)檔案工作的熟悉程度，再?zèng)Q定是否外包。

　　管理水平。了解檔案數(shù)字化服務(wù)公司的數(shù)字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對(duì)管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下，檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，即在檔案所在單位指定的場(chǎng)所進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此，項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對(duì)加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上?？疾祉?xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場(chǎng)員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力，從而獲取對(duì)外包公司整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場(chǎng)管理狀況良好，管理制度得到了有效落實(shí)，這樣的公司相對(duì)更讓人放心。

　　通過以上三個(gè)方面對(duì)檔案數(shù)字化公司的考察，就能夠很輕易的了解到哪家檔案數(shù)字化公司符合檔案數(shù)字化加工服務(wù)的要求了。

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