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利用資料管理系統(tǒng)管理檔案有什么好處
現(xiàn)在企業(yè)的檔案都是比較多比較雜，也是非常重要的，所以利用資料管理系統(tǒng)管理檔案，比傳統(tǒng)檔案管理方式要方便快捷得多。資料管理系統(tǒng)能夠?qū)⑽募幚砗蜋n案管理兩個管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，真正實現(xiàn)無紙操作，規(guī)范管理，實現(xiàn)了電子化檔案管理，那么利用資料管理系統(tǒng)管理檔案有什么好處呢?
1.可以輕松的實現(xiàn)對檔案目錄信息的管理。與文件處理系統(tǒng)連接后，檔案目錄信息可由計算自動生成，只需要管理人員進(jìn)行少量的調(diào)整工作，最大化的降低了檔案管理人員的工作量。
2.可以實現(xiàn)多媒體檔案信息的集中統(tǒng)一管理。多樣化的檔案信息，需要集中統(tǒng)一的管理。使用計算機(jī)管理檔案，不僅可對目錄、全文信息進(jìn)行管理，而且還可以做到文字、圖形、靜態(tài)圖像、動態(tài)影象、聲音等多種形態(tài)的檔案信息集中統(tǒng)一管理。
3.可以實現(xiàn)檔案全文存儲與檢索。在資料管理軟件中存有文件的全文，不僅能實現(xiàn)檔案目錄檢索，還能實現(xiàn)檔案的全文檢索，這就為檔案的利用提供了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)。另外在檔案全文存儲的基礎(chǔ)上，還可以實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳遞。
4.可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的計算機(jī)輔助管理。檔案業(yè)務(wù)工作，是指檔案管理的各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容。可以利用計算機(jī)輔助管理檔案的收集、整理、檔案著錄標(biāo)引、檔案銷毀前的價值鑒定等，還可以利用計算機(jī)收集和掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理信息及動態(tài)變化情況，并進(jìn)行具體分析，對提高檔案管理工作效率和增強(qiáng)預(yù)測能力會起到非常重要的作用。
資料管理系統(tǒng)不僅減少了工作強(qiáng)度，同時使得管理更加的清晰明了，為企業(yè)解除了后顧之憂，這也是為什么資料管理系統(tǒng)在市場上如此大受歡迎的原因。
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