文書檔案整理方法

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　　檔案的種類有很多，按照不同的種類劃分規(guī)則又可分為不同的類別。在中國，常見的檔案種類劃分為文書檔案、科學技術檔案和專門檔案三大類別。其中，文書檔案又是最為常見的一類。今天泛普軟件就重點來介紹下文書檔案整理方法。

　　文書檔案整理方法又包括以下三個流程：

　　(一)收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內部文件。

　　以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

　　(二)歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案管理保管期限規(guī)定》的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。

　　(三)裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

　　1、整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件;計算機及其網絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本(冊)為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件;來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　2、文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;復文在前，來復在后;漢文在前，少數民族文字在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后;有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　3、裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂(注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的文書檔案管理不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災)?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

　　文書檔案的整理方法就是以上三點。

　　推薦閱讀：公司檔案整理應該遵循什么原則

發(fā)布：2007-04-15 11:34 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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