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資料管理系統(tǒng)發(fā)展過程中遇到的一些問題？

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  •    現在資料管理系統(tǒng)也被很多企業(yè)重視，有些企業(yè)已經開始使用起來啦，但是資料管理系統(tǒng)在發(fā)展中還是存在一些不完善，會出現這樣那樣的問題軟件的自動化管理、智能化管理功能較差自動化管理是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和發(fā)展趨勢所在，是一個需要始終加強的基本點。因此，計算機軟件設計者熱衷于在自動化方面做文章，并努力向智能化靠攏，實現以“電腦”代替人腦的人類美好愿望。文檔管理軟件的設計者們同樣如此。從公文輸中的自動催發(fā)、自動轉發(fā)，到檔案的自動歸檔、自動組卷、自動標引，甚至自動著錄、自動鑒定和自動銷毀，都是文、檔管理軟件設計者一直在著力攻克的方向。盡管一些軟件產品標榜自己已經實現了其中的某些方面，實際情況卻不能令人滿意。許多“自動化”管理環(huán)節(jié)不是效果太差，就是功能上有所欠缺，文、檔人員使用起來不“順手”，也無法完全寄予信任，需要“人工干預”的地方還有很多。以自動著錄為例，現代文件著錄是一種全面的過程化的著錄，需要軟件自動捕獲或提取諸如文件內容、結構、背景等很多方面的信息，以維護電子文件的真實性、可讀性、可靠性。然而目前軟件大多僅僅著錄題名、作者、時間等幾個項目就算大功告成，仍然模擬原先的手工著錄，這種“自動著錄”顯然不能滿足電子環(huán)境下檔案工作自動化管理的要求檔號不統(tǒng)一，可讀性差  譬如：檔號是一份歸檔文件的惟一識別符號，它在資料管理系統(tǒng)中起著關鍵字段的作用。在資料管理系統(tǒng)中，檔號對該軟件的通用性、檢索的查準率、查全率起著至關重要的作用。而一種軟件的通用性、查準率、查全率正是衡量該軟件質量及可推廣性的重要指標。目前，已經推廣的幾套管理軟件中就存在檔號不統(tǒng)一、可讀性差的問題。通過制定標準，樹立全局意識，增強檔號的可讀性，降低其專業(yè)性。設想檔號的編制，可借鑒身份證號碼對數位分段的方法，使每一份文件在全國的檔案網絡系統(tǒng)內僅有惟一的一個識別符號。使我們一看到某個檔號，就知道該文檔屬于哪一個省、哪一個市、哪一個單位、哪一年、哪一類的問題。其中全宗號和分類號在盡量減少重碼的情況下，可采用類似拼音碼的方法以增強不同區(qū)域查檔人員的可讀性，或在資料管理系統(tǒng)中開辟一個行業(yè)標準化說明窗口，并示以凡例，使得操作人員和利用者在使用該軟件或聯接到該網站時能方便地看懂文件檔號的每一段數位所代表的含義，并且能夠通過模仿凡例，自己寫出所查檔案的檔號，并以此檔號查得所需檔案。這就要求在巧妙合理編制檔號每一位數位時，要結合計算機應用技術考慮到檔號的完備性和易讀性。應用在此基礎上編制的檔號，就會避開采用目前管理軟件中“多途徑查詢”這種看似科學實際繁雜低效的方法，使得每位利用者都盡量直接使用檔號查詢，以提高查找效率。
     

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:37    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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