聲像檔案管理上存在哪些問題

　　大家都知道，檔案存在的形式有很多種，總體上按照載體可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，根據(jù)不同的載體可分為不同的檔案種類。聲像檔案作為檔案中的一種重要形式，其具備的意義也很重大。但是目前來說，很多企業(yè)在聲像檔案管理上存在很多的問題，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

　　1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

　　據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室，占35%;三是由科室分散保管或個人保存，占39%。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

　　2、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

　　聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。很多企業(yè)都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，后悔都來不及!

　　3、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

　　聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20%的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

　　4、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

　　眾所周知很多企業(yè)會組織重大活動，召開重要會議，都會安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失;三是有關專業(yè)人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

　　推薦閱讀：檔案管理存在的不足之處

發(fā)布：2007-04-15 11:33 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關閉]

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