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檔案的作用有哪些
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無(wú)論是在企業(yè)單位,還是學(xué)校圖書(shū)館,或者是政府機(jī)關(guān)部門(mén),積累下來(lái)的檔案資料都不在少數(shù),這些檔案都具有一定的作用。從一定意義上說(shuō),檔案本身也屬于無(wú)形資產(chǎn)。無(wú)形資產(chǎn)是寶貴財(cái)富,檔案作為無(wú)形資產(chǎn)的重要載體,對(duì)于無(wú)形資產(chǎn)的保值、增值起著重要的法律憑證作用。
那么檔案本身具備哪些作用呢?檔案的作用表現(xiàn)在憑證作用和參考作用兩個(gè)方面。
一、憑證作用:檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù),具有一定的法律效用,這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。檔案之所以具有憑證作用,是由檔案形成的特點(diǎn)和檔案本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)?,檔案是自然形成的,這種形成的自然性,決定了檔案記錄歷史情況的客觀性,檔案是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看,它保留了當(dāng)事人的歷史真跡,如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等,這些都反映了檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。
二、參考作用:檔案作為一種歷史記錄,不僅具有憑證作用,同樣也具有廣泛的參考作用。這是因?yàn)闄n案不僅真實(shí)地記錄和反映了人償社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度,而且,也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度,為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)?!安焱獊?lái),視茲故帙”,對(duì)檔案的參考作用作了高度的概括。檔案的參考作用,其主要特點(diǎn)在于它的廣泛性和可靠性。
1、檔案參考作用具有一定的廣泛性。檔案是人尖在活動(dòng)中形成的,人類(lèi)的活動(dòng)是廣泛的,因而,檔案也是很廣泛的。其內(nèi)容也是豐富的,它是各單位和個(gè)人廣泛利用的資料。每個(gè)地區(qū)有檔案館,每個(gè)單位有檔案室,保存著本地區(qū)、本單位各種內(nèi)容的檔案,人們遇有難題,都可以到檔案部門(mén)參考檔案,尋找答案。
2、檔案的參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄,是第一手資料。歷史學(xué)家稱(chēng)檔案是“沒(méi)有摻過(guò)水的史料”,它比其他資料來(lái)源可靠。檔案是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,而非后人編造的,這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況,具有最可靠的憑證。其次,它保留著真切的歷史痕跡,如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的,這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。
既然檔案的作用這么重大,在平時(shí)檔案管理的過(guò)程中就應(yīng)該尤其注意,避免因?yàn)闄n案管理不當(dāng)造成損失,也可以充分利用資料管理系統(tǒng)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理,提高檔案管理效率。
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