資料管理系統(tǒng)將成為必然趨勢(shì)

　　國(guó)家政府現(xiàn)在到處都在提倡節(jié)能環(huán)保，檔案數(shù)字化也正是響應(yīng)了該號(hào)召，在紙質(zhì)檔案越來(lái)越多的今天，紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)暴露的問(wèn)題越來(lái)越多，首先是浪費(fèi)了越來(lái)越多的紙張，另外不易保管，還有保存時(shí)間不長(zhǎng)，占用大量空間等等。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化必將成為今后檔案管理的必然趨勢(shì)。

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　(一)辦公自動(dòng)化要求企業(yè)檔案數(shù)字化

　　“九五”期間，企業(yè)信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無(wú)紙化辦公已成普及之勢(shì)。正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。

　　(二)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性

　　1.提高辦公效率

　　數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，井盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對(duì)象繁多，且具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，如職工人廠、退休、調(diào)動(dòng)等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　2.提高經(jīng)濟(jì)效益

　　社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛眉，過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使企業(yè)成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　總之，檔案數(shù)字化帶給社會(huì)的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯，數(shù)字化檔案取代紙質(zhì)檔案將成為一種必然趨勢(shì)。

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