加強物資管理內(nèi)部控制：這些措施助你規(guī)避風(fēng)險

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 　　一、物資管理中內(nèi)部控制執(zhí)行的難點

　　1、庫存物資缺乏流動性，采購隨意造成物資堆積

　　在企業(yè)管理中，對倉庫物資的合理采購?fù)且粋€薄弱環(huán)節(jié)，這個管理環(huán)節(jié)中涉及到物資使用部門、采購部門和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時、信息不完整，都會直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時性或搶修任務(wù)為借口，對物資需求沒有詳細(xì)的計劃，這容易造成采購部門也無采購計劃，需用什么采購什么;保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管的最低限額，對采購部門也未能提供庫存物資的詳細(xì)情況。

　　以上情況的存在促使合理采購成為一個難點。在必須保證生產(chǎn)經(jīng)營的前提下，只有保證物資不出現(xiàn)斷檔，就容易出現(xiàn)物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現(xiàn)脫節(jié)，最終導(dǎo)致庫存物資起不到應(yīng)有的作用，缺乏良好的流動性而出現(xiàn)物品堆積，直至堆積時間過長出現(xiàn)老化或更新，造成浪費。

　　2、購買次品影響生產(chǎn)

　　一般情況下，物資在采購之后進(jìn)行庫存管理，并根據(jù)入庫單據(jù)和發(fā)票進(jìn)行報銷付款。但是由于采購人員、保管人員和財務(wù)人員對于采購物資的質(zhì)量等狀況沒有全面的了解，對物資好壞無法正確判斷，而物資使用部門往往也沒有參與這個環(huán)節(jié)，造成了在付款之前缺乏良好的內(nèi)控措施，增加了物資采購的風(fēng)險，對公司的經(jīng)濟效益以及安全都產(chǎn)生了不良的影響。

　　3、報廢資產(chǎn)浪費嚴(yán)重

　　資產(chǎn)報廢在物資管理中占有重要的地位，對企業(yè)來說這意味著凈資產(chǎn)的流失，直接減少了利潤。在實際生產(chǎn)過程中，因為設(shè)備故障問題需要更換或者整體設(shè)施需要改造，往往事先并沒有財務(wù)人員參與，對確定報廢的資產(chǎn)缺少專業(yè)的鑒定結(jié)果，而對新改造方案中也往往缺少對舊設(shè)備評價的依據(jù)，容易造成資產(chǎn)的浪費，不利于企業(yè)的發(fā)展。

　　二、加強物資管理內(nèi)部控制的對策

　　1、加強制度建設(shè)，規(guī)范運作流程，防止管理流于形式

　　建立能充分覆蓋廢舊物資回收及處置各環(huán)節(jié)的管理制度，在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間建立一套相互制約的內(nèi)部控制體系，對企業(yè)廢舊物資管理的職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程、分級審批等做出明確的規(guī)定。對回收、申報、定價、處置、結(jié)算等各關(guān)鍵環(huán)節(jié)提出明確具體要求。對實物管理、信息記錄與傳遞過程、資金流過程、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)過程、每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的監(jiān)督必須有明確的限制，做到相互制約、相互牽制。確保廢舊物資處置工作規(guī)范有序，關(guān)鍵環(huán)節(jié)閉環(huán)嚴(yán)謹(jǐn)。

　　廢舊物資管理制度和內(nèi)部控制制度體系必須包括但不僅限于以下內(nèi)容：

　　一是企業(yè)廢舊物資管理的內(nèi)部管控環(huán)境，包括管控權(quán)力制衡與職責(zé)、關(guān)鍵崗位設(shè)置、管理控制指標(biāo)的明確情況，處理項目層次是否有決定權(quán)，誰監(jiān)督處理過程，誰進(jìn)行賬務(wù)登記管理，相互崗位的設(shè)置與職責(zé)分工情況是否相互制約;

　　二是對管理過程中的潛在失控風(fēng)險環(huán)節(jié)的識別、評估與防范情況;

　　三是圍繞廢舊物資規(guī)范管理活動制定的制度、授權(quán)、復(fù)核、報告與統(tǒng)計、業(yè)務(wù)監(jiān)督與檢查規(guī)定情況;

　　四是建立了廢舊物資管理情況報表制度;

　　五是建立廢舊物資管理過程的監(jiān)督制度。重點從歸口管理、回收管理、處置渠道、處置方法、結(jié)算管理等環(huán)節(jié)加以規(guī)范和監(jiān)督。

　　2、加強倉庫物資管理，與相關(guān)部門信息互通

　　倉庫管理應(yīng)根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結(jié)構(gòu)和數(shù)量;加強日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨;建立庫存存貨分類管理制度，對企業(yè)全部存貨以其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標(biāo)準(zhǔn)，劃分出A、B、C類分別管理。同時，建立健全倉庫定期盤點制度。在對庫存材料管理中，倉庫管理員應(yīng)做好材料的盤點工作，做到賬實相符，尤其是應(yīng)掌握最新的存貨數(shù)據(jù)。為采購材料提供依據(jù)，為生產(chǎn)投料做好準(zhǔn)備。

　　采購部門對物資的采購數(shù)量及品種在采購前應(yīng)有一個合理的測算。首先應(yīng)考慮倉庫材料的庫存數(shù)量;其次再根據(jù)采購需求，確定實際采購數(shù)量。這就要求物資保管部門與采購部門應(yīng)建立良好的庫存信息共享平臺。最好的管理模式是采用辦公自動化管理，出入庫直接在軟件中填制審批，做到倉庫物資及時更新，同時相關(guān)部門能及時查詢、確認(rèn)。

　　3、加強物資采購和供應(yīng)管理，建立良好合作供應(yīng)關(guān)系

　　首先是建立供應(yīng)商公開招標(biāo)制度，其目的是降低物資成本，提高物資質(zhì)量。公開招標(biāo)方式可以合理利用供應(yīng)商之間的競爭關(guān)系，爭取以最低的采購價格獲得最佳質(zhì)量的物資，這直接降低了物資采購的成本，從而加速資金周轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)盈利。

　　其次是簽訂長期保障協(xié)議，分批采購物資。對于可信度高、專業(yè)性強的供應(yīng)商，企業(yè)應(yīng)積極與其合作，并簽訂定點采購的長期保障合同，據(jù)此要求獲得價低質(zhì)優(yōu)的物資，還可采用分次付款的方式，達(dá)到供求雙方共同承擔(dān)市場風(fēng)險的目的，以規(guī)避市場行情變化給企業(yè)帶來的不利影響。此外，企業(yè)在采購物資時還應(yīng)注意遵循分批采購物資的原則，這有利于盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業(yè)物資管理成本。

　　最后，企業(yè)在與供應(yīng)商建立良好合作關(guān)系的前提下，應(yīng)深化雙方合作關(guān)系，使供應(yīng)商能對具有再利用價值的物資或廢舊品進(jìn)行回收，以達(dá)到雙方受益的目的。對企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補償物資管理支出，達(dá)到降低和控制物資管理成本的目的。

　　4、健全內(nèi)控制度，進(jìn)行及時監(jiān)督

　　物資的采購牽扯到方方面面的權(quán)力與責(zé)任，而且企業(yè)外部環(huán)境因素也無法確定，如果企業(yè)內(nèi)部管理不健全，容易對物資采購的內(nèi)部控制產(chǎn)生較大影響。所以應(yīng)當(dāng)加強對采購環(huán)節(jié)的控制，注重事前、事中監(jiān)督，使物資采購趨于合理化、規(guī)范化。

　　首先，健全業(yè)務(wù)員的崗位責(zé)任制度，業(yè)務(wù)人員要對所需的物資進(jìn)行計劃編制，尋找能夠滿足企業(yè)需求的供應(yīng)商，并以最低的價格向供應(yīng)商發(fā)出購貨訂單。在驗收貨物、存儲或使用物資時，都要進(jìn)行會計記錄。

　　其次，建立健全招標(biāo)采購制度，企業(yè)采購應(yīng)當(dāng)由不同的部門負(fù)責(zé)招標(biāo)的各個程序，使部門之間相互監(jiān)督。同時招標(biāo)應(yīng)當(dāng)公平、公正、公開，避免人為因素的影響。也要健全物資采購的檢查制度，對庫存物資進(jìn)行定期的檢查，由多個部門成立檢查小組，定期對物資進(jìn)行盤點，查明賬物是否一致，如有不符要查找原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　　第三，健全企業(yè)的內(nèi)部審計制度，通過對物資采購的審計，防止采購活動的舞弊行為，發(fā)現(xiàn)問題及時的進(jìn)行糾正，保證采購活動在國家法律和內(nèi)部規(guī)章的范圍內(nèi)有效進(jìn)行。

　　5、建立健全報廢物資的管理制度

　　在物資一旦被確認(rèn)報廢后，應(yīng)當(dāng)由專門的管理部門建立報廢賬目，對報廢物資根據(jù)情況進(jìn)行分類登記，并對報廢物資存放的地點以及報廢情況，是否還有利用價值進(jìn)行合理明確的注明，并對不同的物資進(jìn)行分門別類，以便區(qū)別。主要是分析其造成損失的原因，找出主要因素加以整改，避免再次出現(xiàn)廢品。

　　物資是構(gòu)成企業(yè)成本的重要部分，對企業(yè)經(jīng)營和效益有直接的影響。在整個物資管理過程中，建立和完善相應(yīng)的內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費。同時，可提升管理質(zhì)量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義。

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