HRMS如何為管理助力

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•     人力資源管理系統(tǒng)(Human Resources Management System，簡(jiǎn)稱HRMS)作為人力資源管理的一個(gè)計(jì)算機(jī)工具，可以將企業(yè)里從員工招聘、崗位和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、培訓(xùn)、技能、薪資和福利、績(jī)效到離職管理等幾乎所有與企業(yè)里最重要的資產(chǎn)——人相關(guān)的信息用數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一管理起來(lái)，有效地避免了原先由于人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)的離散存儲(chǔ)而造成的信息不相容、更新和共享困難等問(wèn)題，使得企業(yè)內(nèi)人力資源的管理得以走向標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
     可能是基于以上的原因，很多企業(yè)投入了大量的人力、物力和財(cái)力開始購(gòu)買和實(shí)施HRMS。但是，對(duì)于項(xiàng)目的發(fā)起人和項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講，除了要協(xié)調(diào)和解決由于運(yùn)行丁新的系統(tǒng)后造成的人員在工作流程、工作習(xí)慣、工作內(nèi)容、工作量和既得利益上的變化所造成的矛盾之外，還有一個(gè)非常突出的問(wèn)題就是：有投入就要有回報(bào)，購(gòu)買和實(shí)施HRMS到底給我們企業(yè)業(yè)帶來(lái)什么效益和回報(bào)?本文根據(jù)作者在實(shí)施和使用HRMS中的一些經(jīng)驗(yàn)和想法，從HRMS如何提高企業(yè)的人力資源管理水平，為企業(yè)管理助力的角度來(lái)和大家分享和探討。   (更多精彩文章，請(qǐng)登錄:http://52tianma.cn/. <泛普軟件泛普軟件>)
  

  先進(jìn)的理念和流程，全面提高人力資源的管理水平
     從總體上來(lái)講，HRMS不只是一個(gè)人力資源管理的計(jì)算機(jī)工具，HRMS在開發(fā)的過(guò)程中一般都有人力資源管理專家、計(jì)算機(jī)技術(shù)專家和財(cái)務(wù)人員參與，因此，HRMS是在先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上融人了先進(jìn)的人力資源管理理念和流程，從而為企業(yè)全面提高人力資源的管理水平提供了可能。現(xiàn)在不少HRMS已經(jīng)支持包括績(jī)效管理、員工期權(quán)計(jì)劃、員工持股計(jì)劃、繼仟人計(jì)劃、員工職業(yè)生涯發(fā)展和員工自助服務(wù)等先進(jìn)的管理理念和操作方法。同時(shí)，采用HRMS的企業(yè)大多對(duì)人力資源管理比較重視。人力資源管理的水平相對(duì)而言也比較成熟，作為不斷發(fā)展的HRMS軟件為了滿足這些客戶的需求，其本身從功能上也蘊(yùn)涵了這些企業(yè)人力資源管理的精髓。
     在HRMS的實(shí)施過(guò)程中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)管理水平相對(duì)較為完善和合理的企業(yè)，實(shí)施工作往往會(huì)比管理水平相對(duì)較差的企業(yè)容易，而管理水平較差的企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中也會(huì)迅速地暴露出本企業(yè)在人力資源管理中的問(wèn)題。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)HRMS項(xiàng)目的實(shí)施給予充分的重視，并且有勇于改革的決心和具體的行動(dòng)，就有可能在企業(yè)人力資源管理水平上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍；
  

  實(shí)施的過(guò)程，反思和改進(jìn)的契機(jī)
     HRMS不是一個(gè)拿來(lái)就用的軟件系統(tǒng)，它不僅是一種溶合了先進(jìn)的人力資源管理理念和流程的工具，同時(shí)為了滿足不同地區(qū)、不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同管理方法的客戶需求，它也是一種“放之四海而皆準(zhǔn)”的系統(tǒng)化管理的框架。HRMS的實(shí)施過(guò)程就是將商品化軟件系統(tǒng)的客戶化過(guò)程，通過(guò)設(shè)定的目標(biāo)，對(duì)本企業(yè)將要采用功能和信息進(jìn)行取舍、整合、輸入和系統(tǒng)設(shè)定，從而形成適合本企業(yè)特點(diǎn)的HRMS。
     目前，國(guó)內(nèi)有不少企業(yè)歷史長(zhǎng)、規(guī)模大、員工多，管理政策、規(guī)章和流程相對(duì)陳舊，長(zhǎng)期以來(lái)由于種種需要，人為地加上很多針對(duì)部分員工的、相對(duì)短期行為的“補(bǔ)丁”文件，又沒(méi)有及時(shí)更新，從而形成企業(yè)里的人力資源管理政策、規(guī)章、流程和信息混亂，甚至有不相容，相互矛盾的情況，這就是所謂的大企業(yè)病，這些企業(yè)如果在很長(zhǎng)的時(shí)間里沒(méi)有系統(tǒng)的反思和重組過(guò)程，就連組織機(jī)構(gòu)圖也需要很長(zhǎng)的時(shí)間才能確定和畫出來(lái)，而畫出來(lái)的組織機(jī)構(gòu)圖也會(huì)像地圖一樣復(fù)雜，他們的薪資政策和結(jié)構(gòu)不僅會(huì)非常繁瑣，多達(dá)幾十項(xiàng)的工資項(xiàng)定義和計(jì)算方法還可能因部門而異，更不用說(shuō)人力資源相關(guān)信息的查詢、匯總和全面管理了。這些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和部門相關(guān)人員則大部分時(shí)間忙于開會(huì)協(xié)調(diào)工作，需要數(shù)據(jù)時(shí)，往往會(huì)因文件不知道被放在了什么地方，相關(guān)數(shù)據(jù)不知道被放在哪個(gè)文件里，需要從不同的文件里抽取數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，或者因數(shù)據(jù)不相容等原因而互相指責(zé)。繁瑣和不合情理的規(guī)章和制度也加劇了信息管理的難度。人力資源管理人員則陷于繁雜的日常工作和數(shù)據(jù)處理工作中，對(duì)企業(yè)人力資源管理的現(xiàn)狀缺乏全面的了解和掌握。實(shí)施HRMS并不只是簡(jiǎn)單地將信息輸入到系統(tǒng)中，用計(jì)算機(jī)代替手工或半手工的工作，而是一個(gè)系統(tǒng)的反思和更新本企業(yè)人力資源相關(guān)政策、規(guī)章、流程和數(shù)據(jù)的契機(jī)。由于實(shí)施HRMS需要全面分析現(xiàn)有的政策、規(guī)章、流程和信息，在標(biāo)準(zhǔn)的HRMS框架的束縛下重新設(shè)定和架構(gòu)人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)的分類，工資項(xiàng)的計(jì)算方法和信息項(xiàng)及其內(nèi)容的補(bǔ)充和整合等。通過(guò)這個(gè)過(guò)程，項(xiàng)目實(shí)施人員不僅可以從宏觀和微觀上清楚地了解到本企業(yè)人力資源的管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，而且也為調(diào)整、理順和改進(jìn)提供了寶貴的機(jī)會(huì)。
  改進(jìn)招聘方法，合理配置員工
     隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，人力資源的爭(zhēng)奪、重新組織、開發(fā)和有效利用已經(jīng)成為了一個(gè)企業(yè)生存和發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急。員工(特別是關(guān)鍵員工)的招聘、組織、開發(fā)和留用已經(jīng)逐漸成為了人力資源管理部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。而目前很多企業(yè)的人力資源部門在企業(yè)里仍充當(dāng)著“救火隊(duì)員”的角色，一旦由于企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要或員工離職，人力資源部門就會(huì)通過(guò)各種渠道去“救火”。通過(guò)HRMS將相關(guān)信息有效地組織起來(lái)，有可能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人力資源的組織、配備和招聘更加科學(xué)化、系統(tǒng)化。它主要體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面：
  1．員工招聘
     一旦業(yè)務(wù)部門需要招聘新員工，往往人力資源部門就會(huì)通過(guò)刊登廣告、參加招聘會(huì)、通過(guò)熟人介紹，甚至通過(guò)獵頭公司等等渠道來(lái)收集信息。由于招聘需求往往是時(shí)間緊、任務(wù)急，人力資源部門很難在規(guī)定的時(shí)間里找到真正合適的人選，從而遭到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門的抱怨。而一旦某招聘任務(wù)完成以后，這次招聘活動(dòng)收集到的相關(guān)信息以及面試評(píng)估結(jié)果就會(huì)被放到一邊，以后很難再被利用。通過(guò)HRMS可以建立備用人才庫(kù)，將由于種種原因這次沒(méi)有錄用但有潛在可能的人才信息(包括面試的結(jié)果)統(tǒng)一管理起來(lái)，形成企業(yè)的備用人才庫(kù)，當(dāng)有招聘需求時(shí)，可以首先在企業(yè)的備用人才庫(kù)中搜尋相關(guān)信息，有效地利用以往的工作記錄，縮短招聘周期，提高工作效率。
     在招聘員工時(shí)，一般是由企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行初選把第一道關(guān)，由于職位描述很難將一個(gè)職位的具體要求描述得很全面具體，而人力資源部門的員工對(duì)招聘需求的理解遠(yuǎn)不如一線經(jīng)理，這樣招聘的效率和效果都打可能會(huì)由于知識(shí)的局限性和缺乏有效的溝通而受到影響。通過(guò)基于HRMS建立的備用人才庫(kù)，使一線經(jīng)理可以直及到系統(tǒng)中去查閱相關(guān)人員的全面信息，直接了解到應(yīng)聘人員的工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)、技能和以往面試的結(jié)果等，有利于企業(yè)和部門合理配置員工的人員構(gòu)成和知識(shí)結(jié)構(gòu)，在滿是職位需求的的提下，招聘到具有其它技能的“多面手”。
  2．員工配備
     為了適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)和提高自身價(jià)值的需要，現(xiàn)在有不少人會(huì)利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)來(lái)允實(shí)和提高自己，有了一技之長(zhǎng)，有些人還得到了相應(yīng)的證書。一個(gè)企業(yè)，特別是大型企業(yè)，如何發(fā)現(xiàn)和充分發(fā)揮他們的知識(shí)和技能，利用他們所掌握的知識(shí)和技能來(lái)改進(jìn)部門的工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)人力資源的合理配置還不盡如人意。通過(guò)HRMS中的教育、工作經(jīng)驗(yàn)和技能信息可以在企業(yè)里實(shí)現(xiàn)人力資源整體的合理配置，這種基于能力和技能的員工配備，可以將有如計(jì)算機(jī)、外語(yǔ)和財(cái)務(wù)等技能的員工在各部門調(diào)配，這不僅是對(duì)學(xué)習(xí)的鼓勵(lì)和肯定，有利于他們?cè)谄髽I(yè)里發(fā)揮各自的特長(zhǎng)，將個(gè)人的愛(ài)好與工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，在企業(yè)里形成愛(ài)學(xué)習(xí)、愛(ài)鉆研的良好風(fēng)氣，而且還可以亢分利用他們的知識(shí)和技能來(lái)改進(jìn)各部門的丁作，提高企業(yè)的整體形象，同時(shí)也有利于在企業(yè)里采用和普及新技術(shù)。
  3．繼任人計(jì)劃
     關(guān)鍵員工的流失．無(wú)疑會(huì)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)產(chǎn)生非常大的影響。如果在人才市場(chǎng)上一時(shí)還找不到合適的對(duì)象，通常就會(huì)在“矮子”中拔“將軍”，在本企業(yè)或本部門中找一個(gè)相對(duì)“合適”的人選來(lái)頂替，缺乏系統(tǒng)的繼任人計(jì)劃。而如果被選中的繼任人又缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)、鍛煉和培訓(xùn)，就會(huì)給企業(yè)的業(yè)務(wù)“雪上加霜”。通過(guò)HRMS中經(jīng)過(guò)整合的信息，可以系統(tǒng)地建立繼任人計(jì)劃，通過(guò)對(duì)員工的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)．、技能、績(jī)效和已經(jīng)接受過(guò)培訓(xùn)的篩選，將部分相對(duì)合格的員工列為某個(gè)職位的繼任人，并針對(duì)他們有可能要繼任的崗位需求，進(jìn)行系統(tǒng)的、有目的的鍛煉、培訓(xùn)和追蹤考察，在關(guān)鍵員工流失后可以及時(shí)地補(bǔ)充上去，有效地降低關(guān)鍵員工的流失給企業(yè)所帶來(lái)的損失。
  強(qiáng)化培訓(xùn)管理，系統(tǒng)開發(fā)人力資源
     為了增加員工的知識(shí)和技能，改變員工的工作態(tài)度，使員工認(rèn)同企業(yè)的文化和價(jià)值觀，滿足員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展生涯的需要，很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到培訓(xùn)對(duì)于企業(yè)發(fā)展和吸引人才的重要性，紛紛通過(guò)送出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方法加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)的各種培訓(xùn)。然而，使老總們困惑的是雖然化了不少錢，但培訓(xùn)并沒(méi)有取得相應(yīng)的效果。造成這種現(xiàn)象的一個(gè)重要原因就是由于企業(yè)里的培訓(xùn)缺乏有效的需求分析、培訓(xùn)組織和效果追蹤。如培訓(xùn)的課程選擇和安排不合理；同一種類似的培訓(xùn)可能一名員工會(huì)多次參加，而應(yīng)該參加這種培訓(xùn)的人卻沒(méi)有安排；對(duì)培訓(xùn)老師的評(píng)價(jià)也往往是基于企業(yè)里人力資源部和部分參訓(xùn)人員的反饋，不能反映所有培訓(xùn)學(xué)員的意見(jiàn)；對(duì)培訓(xùn)的效果也缺乏追蹤和考核等等。通過(guò)HRMS的集成性有可能實(shí)現(xiàn)有效的培訓(xùn)管理，如根據(jù)個(gè)人的培訓(xùn)歷史記錄、職位需求、繼任人計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃中的培訓(xùn)需求合理地安排培訓(xùn)計(jì)劃；對(duì)學(xué)員的學(xué)習(xí)成績(jī)，學(xué)員對(duì)培訓(xùn)師教學(xué)效果的評(píng)價(jià)以及培訓(xùn)的實(shí)際效果進(jìn)行匯總和分析等等，可以使得企業(yè)的培訓(xùn)課程安排更加注重實(shí)際效果，減少浪費(fèi)和對(duì)培訓(xùn)師是否稱職的評(píng)價(jià)更加科學(xué)和全面。
  整合的信息源，基于知識(shí)決策的基礎(chǔ)
     良好的信息管理是知識(shí)管理的基礎(chǔ)，隨著企業(yè)對(duì)人力資源管理的重視和國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的健全，企業(yè)需要管理的人力資源相關(guān)信息越來(lái)越多，而很多企業(yè)原先的人力資源相關(guān)信息分散在各個(gè)文件和獨(dú)立系統(tǒng)中，不僅查找和檢索困難，信息管理的廣度和深度也不同，數(shù)據(jù)的更新、分享困難，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、相容性和及時(shí)性得不到有效的保證。HRMS將企此中人力資源管理相關(guān)的信息集中管理起來(lái)，形成了經(jīng)過(guò)整合的、全面的信息源。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可通過(guò)在HRMS中瀏覽和查詢，既可以得到匯總的信息，也可以得到具體的、詳細(xì)的信息，這些未經(jīng)過(guò)過(guò)濾的、第一手的信息，不僅可以活躍他們的思維和觸發(fā)他們的靈感，而且也可以利用HRMS生成綜合的分析報(bào)表供決策時(shí)參考，從而有效地避免以往決策時(shí)拍腦袋的方法，將決策過(guò)程從定性改進(jìn)為定量。如在薪資普調(diào)或薪資體系變更前，可以按部門、崗位、學(xué)歷、工作年限和年齡等生成員工的歷史薪資分析報(bào)告；在考察本企業(yè)人力資源規(guī)劃時(shí)生成按部門的學(xué)歷、年齡、技能等綜合報(bào)告；在考慮產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以生成按崗位和員工類別的平均工資、最低工資和最高工資的分析報(bào)告等等供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參考，有一個(gè)企業(yè)曾經(jīng)有一段時(shí)間內(nèi)一種產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)了問(wèn)題，由于采用了HRMS，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層在考慮其原因時(shí)要求人力資源部門出具一個(gè)各部門的人員分類平均薪資報(bào)告，從報(bào)告中發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)這種產(chǎn)品的車間的某類員工的平均工資比其它車間類似人員要少很多，當(dāng)然質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題并不一定是由于工資少所決定的，而各個(gè)車間的工作性質(zhì)也會(huì)對(duì)工資產(chǎn)生影響，但綜合的、定量的分析報(bào)告可以給領(lǐng)導(dǎo)層在分析問(wèn)題和決策時(shí)提供參考和幫助。
  易分享的信息源，體現(xiàn)公平、公正、合理
     亞當(dāng)斯認(rèn)為，在企業(yè)里員工更為關(guān)注的不是報(bào)酬的多少，而在于報(bào)酬的分配中作為員工個(gè)人認(rèn)為他在分配中是否受到了公平的對(duì)待。一個(gè)企業(yè)在規(guī)章制度的設(shè)定和執(zhí)行、薪資和福利的分配、提升和晉級(jí)以及培訓(xùn)的機(jī)會(huì)是否能公平、公正和合理，會(huì)直接影響到員工的工作態(tài)度和熱情。試想一下，如果有兩名員工都請(qǐng)過(guò)病假，一位被扣了病假工資而另一位卻沒(méi)有扣，這位被扣病假工資的員工心里會(huì)怎么想？其他員工又會(huì)怎么想?員工一旦認(rèn)為他們自己受到了不公平的對(duì)待，可能會(huì)迫于就業(yè)和權(quán)力的壓力，員工不敢有所表示，其結(jié)果就會(huì)是減少付出和出工不出力。再想一下，在我們的企業(yè)里什么入比較容易得到晉升，真是那些績(jī)效比較好，有知識(shí)、有技能、有能力的員工得到晉升的機(jī)會(huì)比較大，還是那些善于在領(lǐng)導(dǎo)面前充分展示自己的人?基于原先分散的數(shù)據(jù)源，即使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視內(nèi)部公平性，也會(huì)心有余而力不足，只有基于集中的、易分享的信息源才有可能將公平、公正、合理的原則變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。因?yàn)橥ㄟ^(guò)HRMS，所有信息會(huì)得到有效的分享：企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)只要通過(guò)HRMS為他設(shè)立的用戶和密碼登錄系統(tǒng)，就像是進(jìn)入了本企業(yè)人力資源的圖書館一樣，可以很方便地查閱到相關(guān)信息：在考慮提升和晉級(jí)時(shí)，老總們可以在HRMS中進(jìn)行綜合查詢，所有滿足條件的員工都會(huì)進(jìn)入老總們的視線。有些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人也許會(huì)說(shuō)：我在這里已經(jīng)工作了幾十年了，我對(duì)我們企業(yè)的人員情況了如指掌。實(shí)際上往往并非如此，一個(gè)公司的上層領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行他們企業(yè)HRMS培訓(xùn)時(shí)，這些共事了很多年，彼此間非常了解的老總們竟互相發(fā)現(xiàn)了很多“秘密”更何況這些老總對(duì)于企業(yè)的其他員工了。
     薪資和福利是留住人才的一個(gè)重要因素，企業(yè)在考慮到內(nèi)部公平性的同時(shí)，也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的市場(chǎng)調(diào)查和分析，在薪資和福利政策上體現(xiàn)競(jìng)爭(zhēng)性和外部公平性。面對(duì)員工經(jīng)常抱怨自己的工資低，覺(jué)得自己的付出沒(méi)有得到合理的補(bǔ)償，企業(yè)往往得不到準(zhǔn)確的有說(shuō)服力的數(shù)據(jù)，甚至企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)也覺(jué)得本企業(yè)的薪資和福利水平偏低。實(shí)際上，工資應(yīng)該考慮到包括行業(yè)、地區(qū)、教育背景、技能、年齡、服務(wù)時(shí)間、績(jī)效和崗位等諸多因素，企業(yè)員工可能會(huì)講在某個(gè)單位能掙多少錢等等，但是，很多人在抱怨自己工資時(shí)卻很少客觀地考慮到上述種種因素，而與和自己不屬于一個(gè)類型的人的工資進(jìn)行比較。通過(guò)HRMS，建立規(guī)范的職位描述，可以與市場(chǎng)調(diào)查和分析的結(jié)果進(jìn)行匹配和比較，從而得到比較科學(xué)的結(jié)論，既可以避免不必要的支出，降低企業(yè)的負(fù)擔(dān)，也可以平衡員工的心態(tài)。如果企業(yè)的薪資和福利政策確實(shí)不合理，也應(yīng)以市場(chǎng)調(diào)查和分析的結(jié)果為準(zhǔn)繩，根據(jù)本企業(yè)薪資和福利在市場(chǎng)中的定位，逐步調(diào)整并最終與市場(chǎng)接軌。
  減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，提高相關(guān)員工的工作責(zé)任心
     應(yīng)該看到，現(xiàn)在還有很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，甚至人力資源管理部門的管理人員對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和國(guó)家的相關(guān)法律、法規(guī)還不是非常了解。在企業(yè)中勞動(dòng)合同的管理、企業(yè)的規(guī)章制度、薪資政策、社會(huì)福利的交納等等方面還有不少混亂和違規(guī)的現(xiàn)象存在。通過(guò)使用HRMS，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可以從小直接學(xué)到不少相關(guān)的知識(shí)。首先，HRMS中不僅融人了現(xiàn)代人力資源管理的理念，而且通過(guò)系統(tǒng)所提供的模塊和功能，可以實(shí)現(xiàn)國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)的要求，如個(gè)人所得稅和社會(huì)福利的代扣代繳、加班工資的計(jì)算設(shè)置等等。目前，已有部分HRMS已經(jīng)將國(guó)家相應(yīng)的法律、法規(guī)集成進(jìn)HRMS，用戶可以方便地搜索、查詢和學(xué)習(xí)相關(guān)的法律和法規(guī)。因此在進(jìn)入HRMS中查詢和瀏覽相關(guān)信息的同時(shí)，如果能想一想，HRMS為什么提供如此的模塊和功能?從中可以得到不少有益的啟發(fā)和幫助。
     HRMS不僅能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人直接進(jìn)入到系統(tǒng)中，瀏覽和查詢具體的薪資和人力資源信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，而且面對(duì)越來(lái)越多的勞動(dòng)爭(zhēng)議，企業(yè)往往會(huì)因?yàn)樽陨砉芾淼牟煌晟贫幱诓焕牡匚?。通過(guò)HRMS的合同管理和試用期管理等功能可以提醒人力資源管理人員，及時(shí)地處理相關(guān)事宜，避免由于工作忙或工作疏忽而造成被動(dòng)局面。
     HRMS與以往分散管理的獨(dú)立系統(tǒng)或文件相比，還有一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，就是人力資源的管理從依賴于人的過(guò)程變?yōu)榱艘蕾囉谙到y(tǒng)的過(guò)程。分散的獨(dú)立系統(tǒng)和文件造成了相關(guān)人員各管一塊的現(xiàn)象，使得信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和相容性得不到保證，相關(guān)信息分享困難，也為相關(guān)人員的工作不負(fù)責(zé)任，甚至舞弊和欺詐提供了可能。而依賴于HRMS系統(tǒng)的過(guò)程使得企業(yè)人力資源的信息管理和查詢不再依賴于某個(gè)人，只要系統(tǒng)運(yùn)行正常和了解系統(tǒng)的使用，在得到系統(tǒng)的授權(quán)后，任何人都可以進(jìn)入系統(tǒng)查取想要了解的信息。在上述的請(qǐng)病假的例子中，造成這個(gè)問(wèn)題的因素會(huì)很多，可能是做工資的員工為了方便起見(jiàn)，只是借用了一個(gè)工資項(xiàng)，而沒(méi)有考慮到町能的危害，實(shí)施HRMS后，所布信息都在“受控”狀態(tài)下得到有效的分享，老總們能夠直接進(jìn)入系統(tǒng)，任何錯(cuò)誤都有可能會(huì)被老總們發(fā)現(xiàn)，因而，相關(guān)員工的工作責(zé)任心也會(huì)得到一定的改進(jìn)，而可能存在的舞弊和欺詐行為一旦發(fā)生，系統(tǒng)也會(huì)忠實(shí)地記載下來(lái)，并作為歷史資料永久地保存在系統(tǒng)里。
     采用HRMS也是對(duì)人力資源管理工作的一種挑戰(zhàn)，原來(lái)人力資源部門的工作怎樣只有該部門的人自己知道，而采用了HRMS之后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和其他能訪問(wèn)系統(tǒng)的人都可以看到人力資源部門到底掌握多少信息，信息的準(zhǔn)確性如何，給人力資源部門帶來(lái)了壓力和改進(jìn)的動(dòng)力。
  實(shí)現(xiàn)人性化管理，個(gè)性化服務(wù)
     HRMS不僅能為企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和企業(yè)決策的科學(xué)化出力，它還是企業(yè)實(shí)行人性化管理和個(gè)性化服務(wù)的有力工具。通過(guò)HRMS的提醒功能可以在員工個(gè)人重要的日子到來(lái)前，系統(tǒng)自動(dòng)跳出提示，提醒人力資源部門的同事在諸如員工生口時(shí)，給過(guò)生日的員工發(fā)一個(gè)賀卡．道一聲‘‘生日快樂(lè)”，在員工為本企業(yè)服務(wù)滿十年時(shí)，發(fā)一封感謝信等等，這樣的管理既嚴(yán)肅又亢滿人情味，可以使員工感覺(jué)到企業(yè)作為一個(gè)大家庭的溫暖。
     傳統(tǒng)的福利制度是一種適合所有員工的福利計(jì)劃?，F(xiàn)在有些公司在為所有員工提供相同的基本福利的同時(shí)，還提供了附加福利，但由于員工的需要是多樣的，有些員工可能會(huì)想貸款買房或希望有補(bǔ)充住房公積金，而另一些員工則希望有更好的退休保險(xiǎn)，需要補(bǔ)充養(yǎng)老金等等。為了滿足不同員工的需求，讓有限的資金最大限度地發(fā)揮效用，允許員工選擇最能滿足他們當(dāng)前需要的福利組合，使報(bào)酬個(gè)性化，有些公司采用了靈活的福利計(jì)劃。但是，伴隨著個(gè)性化服務(wù)的實(shí)施，人力資源部門會(huì)有很大的工作量，有些公司的這類計(jì)劃就因?yàn)楣ぷ髁康膯?wèn)題而擱淺。e-HR的員工自助服務(wù)功能可以作為人力資源部為員工提供個(gè)性化服務(wù)的有力工具，員工可以直接進(jìn)入e—HR系統(tǒng)中，根據(jù)個(gè)人的特點(diǎn)和愛(ài)好來(lái)申請(qǐng)和選擇自己的福利計(jì)劃以及休假、培訓(xùn)報(bào)名及個(gè)人信息的更新等等，從而有效地改進(jìn)人力資源部門提供服務(wù)的質(zhì)量。