集團應用預算管理軟件問題與對策

2007年，我國集團企業(yè)信息化建設面臨進一步發(fā)展的問題。如何提升和改造集團企業(yè)信息化建設，是擺在每個集團企業(yè)老總面前的一道難題。信息化有了有一定的基礎，也上了不少的軟件，也投入了不少的資金，也找到了不少的人才，信息化應用也帶來了效益和效率，但企業(yè)，尤其是集團性、行業(yè)標桿企業(yè)，將永遠會站在競爭的起跑線上，信息化建設不是一塵不變的，而是變者生存。因此，集團企業(yè)信息化建設工作是一個不斷變化、不斷調(diào)整，不斷升級的建設過程，信息系統(tǒng)也需要不斷的優(yōu)化升級，這樣，才能適應市場變化，適應競爭需要。為此，筆者咨詢并請教了專門研究集團企業(yè)信息化，尤其是集團企業(yè)全面預算管理領域的季汝群專家、咨詢并請教了中國信息化全面預算管理專家、厚盾軟件總經(jīng)理陳龍章專家、咨詢并請教了Business Objects公司中國區(qū)售前咨詢顧問總監(jiān)魯百年博士。他們分別從不同角度，探討并總結(jié)了集團企業(yè)信息化應用全面預算管理軟件的問題以及對策。

當前我國集團企業(yè)全面預算管理體系中存在四大問題

　　一直以來，我國企業(yè)集團將預算管理作為重要的內(nèi)部控制系統(tǒng)和管理活動，發(fā)揮著重要的作用，并為企業(yè)創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟效益。但隨著近年來組織內(nèi)外部環(huán)境的變化，某些傳統(tǒng)預算管理的弊端也日漸突顯出來。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

　?。?/span>1）預算目標與企業(yè)集團的戰(zhàn)略目標脫節(jié)。企業(yè)集團預算目標的確定沒有與戰(zhàn)略目標相適應，這使得企業(yè)集團的資源配置、戰(zhàn)略規(guī)劃和管理控制等活動無法與預算管理活動有機結(jié)合。在預算執(zhí)行的過程中，內(nèi)部各責任主體容易發(fā)生目標認識錯位，易將企業(yè)集團的總體戰(zhàn)略目標置換為本責任單元的目標，使得各責任主體無法認識自身的行為對企業(yè)集團總體戰(zhàn)略目標的影響，從而導致一些短期行為，使得預算管理無法保證戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

　?。?/span>2）企業(yè)集團的預算編制未能實現(xiàn)全員參與。企業(yè)集團內(nèi)部的各責任主體均是利益相關者和預算執(zhí)行過程的參與者。但在一些企業(yè)集團中，預算編制的工作主要是交給財務部門進行的，業(yè)務部門很少參與。在這種狀況下，預算指標未能得到集團內(nèi)各責任單元的認同，使得管理層與員工間因信息不對稱而產(chǎn)生不利影響，員工的積極性無法得到充分調(diào)動，預算管理的價值也就大打折扣。

　?。?/span>3）企業(yè)集團內(nèi)部預算制定和執(zhí)行過程缺乏內(nèi)部溝通。實行全面預算管理必須建立在完善的內(nèi)部管理系統(tǒng)的基礎上，而在企業(yè)集團內(nèi)部的整個價值鏈上，多層次、多責任主體和對象要求更體現(xiàn)在內(nèi)部協(xié)調(diào)和協(xié)作的基礎上。然而在很多企業(yè)中，管理層與業(yè)務執(zhí)行層之間缺乏必要的溝通和交流，使預算工作的進程和質(zhì)量受到較大的影響。

　　（4）企業(yè)集團未能建立起一套有效的考評和激勵體系。實施全面預算管理必須建立公平公正的內(nèi)部業(yè)績評估和考核體系，有助于發(fā)揮績效評價的戰(zhàn)略導向功能。但由于很多企業(yè)集團內(nèi)部沒有制定出與預算執(zhí)行結(jié)果相對應的考核體系和獎懲措施，使得員工對完成預算和獲得獎懲之間的關系。長此以往，預算管理的激勵職能也將無法實現(xiàn)。

集團企業(yè)全面預算管理信息化的應用現(xiàn)狀

　　一直以來，利用電子表格進行預算管理曾在各國預算管理手段中曾占有非常重要的地位。而后，隨著數(shù)據(jù)庫技術和網(wǎng)絡技術的發(fā)展，各種管理工具和管理理念的出現(xiàn)，使得利用更先進的管理平臺進行預算管理成為可能。繼SAP、ORACLE等管理軟件將預算管理納入其ERP系統(tǒng)的組成部分后，HYPERION、SAS等專項的BPM供應商又將預算管理平臺的應用升華到更高的層次。

　　但目前在我國多數(shù)企業(yè)集團中仍采用Excel工具對預算進行管理，而全面預算管理本身具有：內(nèi)部管理層面涉及較多、溝通環(huán)節(jié)多、數(shù)據(jù)調(diào)整量大、數(shù)據(jù)之間鉤稽復雜等諸多特點。因此，利用Excel管理預算時，不可避免地會出現(xiàn)預算編制效率低、準確性差、編制周期長、分析和控制難以進行等缺點。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

　?。?/span>1）企業(yè)集團在全面預算管理過程中所涉及的相關組織機構(gòu)、多級責任單元的授權以及各項管理工作的流程無法通過Excel實現(xiàn)動態(tài)管理；

　?。?/span>2）對企業(yè)集團的全面預算管理工作而言，預算目標模型的準確建立意味著較大的計算工作量，而其中多種條件的設定和計算、對多次修訂的預算版本數(shù)據(jù)的保存也使得僅依靠Excel無法滿足需求；

　?。?/span>3）隨著企業(yè)集團對全面預算管理工作精細化要求的不斷提升，以及其規(guī)模的擴大而導致預算責任單元的工作量大大增長。只運用Excel工具，無法保證預算編制過程的精細化程度、準確性以及應用效率；

　　（4）預算的數(shù)據(jù)分析必須建立在多角度、立體反映數(shù)據(jù)的基礎上，以滿足企業(yè)集團的精細化管理需求。而Excel展現(xiàn)的只是以二維靜態(tài)的方式來反映數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)多角度、靈活地分析和展現(xiàn)預算數(shù)據(jù)的要求。

針對我國集團企業(yè)全面預算管理信息化的兩大對策

第一，中國信息化全面預算管理專家，厚盾軟件總經(jīng)理陳龍章認為，全面預算，是企業(yè)做大做強、精細化管理過程中必不可缺的管理手段。厚盾全面預算管理解決方案可以在預算定額測算、標準成本制定、預算編制申請審批、預算執(zhí)行審批流程（網(wǎng)上報銷、采購申請、合同支付等與預算執(zhí)行有關的業(yè)務審批流程）、預算執(zhí)行對比分析等方面協(xié)助企業(yè)在全員（不僅僅財務人員）、全過程（事前、事中、事后）、全業(yè)務（經(jīng)營收入、支出、籌、投資、財務等多方面）范圍內(nèi)更好實施全面預算管理。全面預算管理不同于財務軟件的是：財務軟件側(cè)重遵循會計制度記錄企業(yè)會計行為、而厚盾預算管理軟件則遵循企業(yè)實際管理需求、管理企業(yè)真實經(jīng)營過程，厚盾全面預算管理是管理軟件，是可以幫肋集團企業(yè)完全實現(xiàn)預算管理信息化的重要軟件，是新時期集團企業(yè)提升管理信息化的重要手段。

第二，中華-博略咨詢專家認為：全面預算管理體系以預算組織為組織保障，以預算目標的確定與分解為起點，依次通過預算編制、預算執(zhí)行、預算考評等各環(huán)節(jié)完成年度的預算管理循環(huán)，在相應的管理階段配以嚴格的預算制度，并輔以相關的預算指標體系、表格、規(guī)則以及預算管理權限，以保障體系的有效運行。將預算管理體系構(gòu)建在統(tǒng)一的預算管理信息平臺上，從而提高預算管理的精度，增強預算管理的效率，進而為實現(xiàn)企業(yè)集團的戰(zhàn)略目標提供有力的支持。中華-博略咨詢的全面預算整體解決方案由全面預算管理體系和全面預算管理信息系統(tǒng)組成。全面預算管理體系為預算系統(tǒng)提供了管理框架和設計依據(jù)，全面預算管理信息系統(tǒng)為全面預算管理體系提供了技術實現(xiàn)手段，為當前的集團企業(yè)預算管理信息化提供了技術和服務保障。

集團企業(yè)的信息化系統(tǒng)集成應用，將是未來趨勢，也是集團企業(yè)避免由于多種信息系統(tǒng)應用產(chǎn)生信息孤島的有效手段，全面預算管理系統(tǒng)與其它系統(tǒng)（諸如ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)）及工具有效融合，在企業(yè)集團內(nèi)部整合多種信息化資源，必將為企業(yè)集團內(nèi)部全面信息化管理奠定堅實的基礎，為提升集團企業(yè)信息化建設帶來良好的效果。