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中小企業(yè)財務(wù)信息化選型需走出困惑
一、民營中小企業(yè)財務(wù)信息化的特點
財務(wù)信息化,是指企業(yè)財務(wù)人員利用現(xiàn)代技術(shù),對企業(yè)進行流程再造并建立與之相適應(yīng)的財務(wù)管理模式,發(fā)掘企業(yè)財務(wù)資源的信息潛能,充分利用企業(yè)信息資源,提高企業(yè)財務(wù)管理效率,以更好地組織企業(yè)活動,實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)目標的過程。
與那些一產(chǎn)生就處于壟斷性行業(yè)的國有企業(yè)相比,民營企業(yè)處于競爭行業(yè)之中,它在信息化建設(shè)方面的需求應(yīng)該更為強烈;而財務(wù)管理是企業(yè)靈魂,因而財務(wù)信息化更是重中之重。然而現(xiàn)狀卻并非如此。中國民營企業(yè)的財務(wù)信息化建設(shè)總體上不但落后于國外企業(yè),而且在國內(nèi)來說也處于下風。民營企業(yè)財務(wù)信息化不足主要體現(xiàn)在:一是信息化人才不足;二是財務(wù)管理規(guī)范度不高,對于管理制度,生產(chǎn)流程的建立,都還處在梳理階段,因此他們希望借助管理軟件,來輔助他們提高企業(yè)管理上的不足;三是對財務(wù)信息化認識存在偏差,許多民營企業(yè)負責人往往認為“用計算機來處理財務(wù)活動就是實現(xiàn)了財務(wù)信息化”,很多企業(yè)的財務(wù)部門配備了很好的計算機設(shè)備。
民營企業(yè)財務(wù)信息化的這些不足就導致很多民營中小企業(yè)在財務(wù)信息化選型上出現(xiàn)致命錯誤,從而延緩了民營企業(yè)信息化建設(shè)的腳步,因而如何選擇一個適合民營中小企業(yè)財務(wù)特征的軟件十分關(guān)鍵。
二、民營企業(yè)財務(wù)信息化選型的困惑
不難看出,民營中小企業(yè)的財務(wù)管理處于非常明顯的劣勢。因此,借助必要的信息化手段,來幫助民營企業(yè)提高財務(wù)管理質(zhì)量已經(jīng)迫在眉睫。據(jù)了解,2008年國家將會在所有企業(yè)中推行新會計準則,留給中小企業(yè)的時間已經(jīng)不多。民營中小企業(yè)企業(yè)應(yīng)該如何選擇一款適合自己的財務(wù)軟件呢?民營中小企業(yè)的老板們常常面臨以下困惑:
困惑一,如此眼花繚亂的財務(wù)軟件,哪一個適合我?
困惑二,我的企業(yè)處于不斷變化著,哪款軟件能夠適應(yīng)我的變化呢?
困惑三,我的資金這么少,如何使用呢?
困惑四,我應(yīng)該從那幾個方面去評估誰適合我的企業(yè)?
困惑五,軟件如何能滿足企業(yè)當前和未來的需求變化?
困惑六,軟件選擇錯誤的后果是什么?
面對這種種選型的困惑,組建一個選型團隊,制定一個科學合理的選型流程和策略十分必要。
三、軟件選型的準備策略
前期準備工作是整個軟件選型過程的基礎(chǔ),包括建立籌備小組、詳細需求分析和市場調(diào)查等等,擬定招標文件,制定考核和評分體系等主要環(huán)節(jié),很多企業(yè)在這個環(huán)節(jié)上做得比較草率,導致信息化成功率低。
(一)成立選型小組
組織一個精干、高效的軟件選型小組,對于正確選擇財務(wù)軟件是非常重要的。選型小組中應(yīng)有企業(yè)決策層的成員,并包括業(yè)務(wù)部門,財務(wù)部門和IT部門的相關(guān)人員。其中選型小組的負責人的選擇尤為關(guān)鍵。業(yè)務(wù)型負責人和技術(shù)型負責人他們在軟件選型上將體現(xiàn)不同的風格。技術(shù)型負責人常常強調(diào)技術(shù)的先進性,軟件廠商的市場形象,軟件的功能;而業(yè)務(wù)導向型更多地強調(diào)企業(yè)業(yè)務(wù)的需求和將來的變化。對于民營中小企業(yè)更多的選型應(yīng)該以業(yè)務(wù)為主導、軟件技術(shù)為輔助的評價原則。
(二)做好需求分析
什么才是正確的選型?其實沒有一定的標準,重要的是必須先衡量企業(yè)自身的需求與能力。在滿足企業(yè)需求和企業(yè)能力可接受的范圍之內(nèi),選出的軟件與廠商就是正確的選型。所以,清楚地了解企業(yè)的需求與評估企業(yè)可承受的能力,成為選型是否成功的關(guān)鍵因素。
1、分析的財務(wù)流程,提出全面的需求
在選用財務(wù)軟件時,企業(yè)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行的財務(wù)流程,初步規(guī)劃會計電算化后的財務(wù)流程,并以此為依據(jù),提出對財務(wù)軟件的高、中、低層的全面需求。
2、篩選和整合需求
很多需求是來自不同的主體,從個人或部門的角度來看的需求,往往會與其他部門有沖突或重復(fù)的地方。如果每個都要滿足,最后就成了每個都不滿足,不僅效率不明顯,通常也會影響上線的時間,形成各自為政的情況。因此需求的有效過濾與整合,就顯得相當重要。
3、評估能力,確定需求
需求必須與能力掛勾,根據(jù)企業(yè)具備的能力,去決定需求范圍的大小。民營中小企業(yè)資金少、IT人才缺乏和信息化基礎(chǔ)低等特點決定了其信息化能力弱。企業(yè)的高層需要靜心梳理財務(wù)、管理流程,決定需求的范圍,將有限的信息化能力用在刀刃上,節(jié)制需求的無限制擴張。
(三)了解市場,有的放矢
市場上財務(wù)軟件產(chǎn)品林林總總,功能各異,企業(yè)具體情況更是千差萬別,如何找到最適合自己的軟件,并不是一件簡單的事情。為了規(guī)避風險,要做到知己知彼,有的放矢,既明確自己的需要,又要了解市場狀況。
1、傳統(tǒng)財務(wù)軟件和企業(yè)級財務(wù)軟件比較
傳統(tǒng)財務(wù)軟件是站在財會部門角度設(shè)計的軟件,一切以財會部門為中心,僅滿足財務(wù)管理需要,不考慮和其它職能部門的銜接,不對其它部門的業(yè)務(wù)進行實時監(jiān)控。企業(yè)級財務(wù)軟件則是站在整個企業(yè)管理的角度上設(shè)計的財務(wù)軟件,它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過程,充分考慮和企業(yè)其它職能部門的銜接,是整個企業(yè)管理系統(tǒng)中不可分割的一部分,在海量數(shù)據(jù)處理、遠程應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)并發(fā)控制、安全性等方面有無法比擬的優(yōu)勢。
2、國外軟件和國內(nèi)財務(wù)軟件比較
國產(chǎn)財務(wù)軟件生產(chǎn)商多數(shù)設(shè)計開發(fā)的系統(tǒng)大多只是在會計電算化模塊的基礎(chǔ)上進行了一些擴展,并沒有完全跳出記賬、算賬的框框,造成企業(yè)購買后應(yīng)用最多、最有效的還是進行賬簿記錄,其余部分在實用性上還有待提高,沒有真正發(fā)揮財務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)有的管理功能。進口財務(wù)軟件技術(shù)比較成熟,但成本較高,很多中小企業(yè)沒有能力購買或只能購買部分功能。而且,軟件中的外來詞匯和新詞匯較多,譯法也各異,甚至部分最新使用資料只有英文版,給我們的企業(yè)管理者設(shè)定了較高的進入門檻,因而民營中小企業(yè)更適合選擇國產(chǎn)財務(wù)軟件了。
3、通用軟件和行業(yè)軟件比較
當前市面上發(fā)布的通用型財務(wù)管理軟件很多,這些軟件在功能、操作、界面等各方面都比較簡易靈活,對于進銷存、簡單的成本、財務(wù)等管理上也還方便到位,并且這類軟件在系統(tǒng)功能上也已基本穩(wěn)定成熟。但是,這些軟件常常對特殊行業(yè)的特殊需求滿足不是很到位,如果企業(yè)的行業(yè)特殊性較強,只有選擇行業(yè)軟件。
(四)做好資金準備
財務(wù)信息化需要一筆較大的投資,在開始選擇軟件產(chǎn)品之前,應(yīng)當先做好預(yù)算并得到批準,保證選購軟件活動的正常進行。
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