中小企業(yè)財務信息化選型需走出困惑

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一、民營中小企業(yè)財務信息化的特點    

財務信息化，是指企業(yè)財務人員利用現代技術，對企業(yè)進行流程再造并建立與之相適應的財務管理模式，發(fā)掘企業(yè)財務資源的信息潛能，充分利用企業(yè)信息資源，提高企業(yè)財務管理效率，以更好地組織企業(yè)活動，實現企業(yè)財務目標的過程。

與那些一產生就處于壟斷性行業(yè)的國有企業(yè)相比，民營企業(yè)處于競爭行業(yè)之中，它在信息化建設方面的需求應該更為強烈；而財務管理是企業(yè)靈魂，因而財務信息化更是重中之重。然而現狀卻并非如此。中國民營企業(yè)的財務信息化建設總體上不但落后于國外企業(yè)，而且在國內來說也處于下風。民營企業(yè)財務信息化不足主要體現在：一是信息化人才不足；二是財務管理規(guī)范度不高，對于管理制度，生產流程的建立，都還處在梳理階段，因此他們希望借助管理軟件，來輔助他們提高企業(yè)管理上的不足；三是對財務信息化認識存在偏差，許多民營企業(yè)負責人往往認為“用計算機來處理財務活動就是實現了財務信息化”，很多企業(yè)的財務部門配備了很好的計算機設備。

民營企業(yè)財務信息化的這些不足就導致很多民營中小企業(yè)在財務信息化選型上出現致命錯誤，從而延緩了民營企業(yè)信息化建設的腳步，因而如何選擇一個適合民營中小企業(yè)財務特征的軟件十分關鍵。

二、民營企業(yè)財務信息化選型的困惑

不難看出，民營中小企業(yè)的財務管理處于非常明顯的劣勢。因此，借助必要的信息化手段，來幫助民營企業(yè)提高財務管理質量已經迫在眉睫。據了解，2008年國家將會在所有企業(yè)中推行新會計準則，留給中小企業(yè)的時間已經不多。民營中小企業(yè)企業(yè)應該如何選擇一款適合自己的財務軟件呢？民營中小企業(yè)的老板們常常面臨以下困惑：

困惑一，如此眼花繚亂的財務軟件，哪一個適合我？

困惑二，我的企業(yè)處于不斷變化著，哪款軟件能夠適應我的變化呢？

困惑三，我的資金這么少，如何使用呢？

困惑四，我應該從那幾個方面去評估誰適合我的企業(yè)？

困惑五，軟件如何能滿足企業(yè)當前和未來的需求變化？

困惑六，軟件選擇錯誤的后果是什么？

面對這種種選型的困惑，組建一個選型團隊，制定一個科學合理的選型流程和策略十分必要。

三、軟件選型的準備策略

前期準備工作是整個軟件選型過程的基礎，包括建立籌備小組、詳細需求分析和市場調查等等，擬定招標文件，制定考核和評分體系等主要環(huán)節(jié)，很多企業(yè)在這個環(huán)節(jié)上做得比較草率，導致信息化成功率低。

(一)成立選型小組

組織一個精干、高效的軟件選型小組，對于正確選擇財務軟件是非常重要的。選型小組中應有企業(yè)決策層的成員，并包括業(yè)務部門，財務部門和IT部門的相關人員。其中選型小組的負責人的選擇尤為關鍵。業(yè)務型負責人和技術型負責人他們在軟件選型上將體現不同的風格。技術型負責人常常強調技術的先進性，軟件廠商的市場形象，軟件的功能；而業(yè)務導向型更多地強調企業(yè)業(yè)務的需求和將來的變化。對于民營中小企業(yè)更多的選型應該以業(yè)務為主導、軟件技術為輔助的評價原則。

(二)做好需求分析

什么才是正確的選型？其實沒有一定的標準，重要的是必須先衡量企業(yè)自身的需求與能力。在滿足企業(yè)需求和企業(yè)能力可接受的范圍之內，選出的軟件與廠商就是正確的選型。所以，清楚地了解企業(yè)的需求與評估企業(yè)可承受的能力，成為選型是否成功的關鍵因素。

1、分析的財務流程，提出全面的需求

在選用財務軟件時，企業(yè)應根據現行的財務流程，初步規(guī)劃會計電算化后的財務流程，并以此為依據，提出對財務軟件的高、中、低層的全面需求。

2、篩選和整合需求

很多需求是來自不同的主體，從個人或部門的角度來看的需求，往往會與其他部門有沖突或重復的地方。如果每個都要滿足，最后就成了每個都不滿足，不僅效率不明顯，通常也會影響上線的時間，形成各自為政的情況。因此需求的有效過濾與整合，就顯得相當重要。

3、評估能力，確定需求

需求必須與能力掛勾，根據企業(yè)具備的能力，去決定需求范圍的大小。民營中小企業(yè)資金少、IT人才缺乏和信息化基礎低等特點決定了其信息化能力弱。企業(yè)的高層需要靜心梳理財務、管理流程，決定需求的范圍，將有限的信息化能力用在刀刃上，節(jié)制需求的無限制擴張。

(三)了解市場，有的放矢

市場上財務軟件產品林林總總，功能各異，企業(yè)具體情況更是千差萬別，如何找到最適合自己的軟件，并不是一件簡單的事情。為了規(guī)避風險，要做到知己知彼，有的放矢，既明確自己的需要，又要了解市場狀況。

1、傳統財務軟件和企業(yè)級財務軟件比較

傳統財務軟件是站在財會部門角度設計的軟件，一切以財會部門為中心，僅滿足財務管理需要，不考慮和其它職能部門的銜接，不對其它部門的業(yè)務進行實時監(jiān)控。企業(yè)級財務軟件則是站在整個企業(yè)管理的角度上設計的財務軟件，它以資金流的形式反映企業(yè)的管理過程，充分考慮和企業(yè)其它職能部門的銜接，是整個企業(yè)管理系統中不可分割的一部分，在海量數據處理、遠程應用、網絡并發(fā)控制、安全性等方面有無法比擬的優(yōu)勢。

2、國外軟件和國內財務軟件比較

國產財務軟件生產商多數設計開發(fā)的系統大多只是在會計電算化模塊的基礎上進行了一些擴展，并沒有完全跳出記賬、算賬的框框，造成企業(yè)購買后應用最多、最有效的還是進行賬簿記錄，其余部分在實用性上還有待提高，沒有真正發(fā)揮財務信息系統應有的管理功能。進口財務軟件技術比較成熟，但成本較高，很多中小企業(yè)沒有能力購買或只能購買部分功能。而且，軟件中的外來詞匯和新詞匯較多，譯法也各異，甚至部分最新使用資料只有英文版，給我們的企業(yè)管理者設定了較高的進入門檻，因而民營中小企業(yè)更適合選擇國產財務軟件了。

3、通用軟件和行業(yè)軟件比較

當前市面上發(fā)布的通用型財務管理軟件很多，這些軟件在功能、操作、界面等各方面都比較簡易靈活，對于進銷存、簡單的成本、財務等管理上也還方便到位，并且這類軟件在系統功能上也已基本穩(wěn)定成熟。但是，這些軟件常常對特殊行業(yè)的特殊需求滿足不是很到位，如果企業(yè)的行業(yè)特殊性較強，只有選擇行業(yè)軟件。

(四)做好資金準備

財務信息化需要一筆較大的投資，在開始選擇軟件產品之前，應當先做好預算并得到批準，保證選購軟件活動的正常進行。