CIO巧用零基預(yù)算法

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　　在如此嚴峻的經(jīng)濟形勢下，CIO應(yīng)該如何編制IT預(yù)算呢? 一個重要模式就是零基預(yù)算法。

　　近日，據(jù)高盛調(diào)查顯示由于全球經(jīng)濟放緩，預(yù)估全球約65%的企業(yè)在2009年削減了IT預(yù)算，30%的企業(yè)暫停了可隨意支配的IT經(jīng)費。面對此番光景，即便是財大氣粗的公司的CIO也不得不早做準備。事實上，對于CIO來說2008年的情況還不算太糟糕，因為IT預(yù)算是上一個財年結(jié)束前就做好的，大部分企業(yè)還不至于中途大幅削減IT支出，不過即將來到的2009年情況卻變得嚴峻起來，因此不少CIO都需要做好節(jié)衣縮食的打算。

　　常用的IT預(yù)算編制模式的弊端

　　預(yù)算由兩個字組成，后面一個是“算”字，代表預(yù)算確實能夠幫助企業(yè)算清將要支出的資金，避免支出失控。但是預(yù)算兩個字中，更重要其實是前面那個“預(yù)”字。古人云：凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，說的就是這個“預(yù)”的重要性。“預(yù)”就是要提高計劃性，要未雨綢繆，要根據(jù)需求提前安排好IT資源的配置。

　　常用的IT預(yù)算編制模式主要有兩種模式。一是漸進增長式預(yù)算模式，這種編制方式相對簡單。就是在上一年的IT預(yù)算基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)增長需求率和IT支出的增長率，做出相應(yīng)變動即可，因此也稱為基數(shù)漸進增長預(yù)算模式。在這種漸進預(yù)算框架中，最重要的是預(yù)算基數(shù)，就是上一年的支出數(shù)額。這種模式也是目前占據(jù)主導(dǎo)地位的模式，但隨著經(jīng)濟危機的越來越嚴重，這種預(yù)算模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實需求了。另一種是規(guī)劃計劃預(yù)算模式，這是自上而下的程序作業(yè)，是先根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)劃出IT規(guī)劃計劃,然后再細化和分解成IT預(yù)算方案,這是以規(guī)劃分解為預(yù)算基礎(chǔ)。這種方式主要是以計劃為導(dǎo)向的，將中長期的計劃轉(zhuǎn)化為每年的預(yù)算，但俗語說計劃不如變化快，因此當計劃的可行性變化時會對預(yù)算產(chǎn)生很大的影響。

　　在經(jīng)濟危機來臨之前，許多CIO一直采用基數(shù)增長進行編制預(yù)算。這種預(yù)算編制方法是首先確定上年度的基數(shù)，然后在上年度支出基數(shù)的基礎(chǔ)上，考慮下一年度影響各項支出的因素，按一定的增長比例確定IT預(yù)算。這種傳統(tǒng)的預(yù)算編制方法的邏輯依據(jù)是：一是上一年的每個IT項目支出均為必要，而且都是實現(xiàn)IT目標和任務(wù)所必不可少的；二是上一年的每個IT項目支出在下一年度中仍有繼續(xù)進行的必要，充其量只需對其中部份作調(diào)整；三是上年的每個IT項目支出均以成本一效益最大的方式來實施的。

　　這種方法特點是較為簡便，易于操作。但主要弊端是IT經(jīng)費多少不是取決于企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，而是取決于原來的基數(shù)?；鶖?shù)大的錢多，可以大手大腳；基數(shù)小的事情，經(jīng)費得不到有效保障。因此，采用基數(shù)法編制預(yù)算往往沒有考慮變化了的情況，仍然是在基數(shù)上進行累加或遞增，預(yù)算安排與現(xiàn)實情況將不能動態(tài)同步，特別是在09年經(jīng)濟預(yù)期將不容樂觀的情況下,會產(chǎn)生更大的偏差。

　　什么是零基預(yù)算法?

　　一般而言，IT預(yù)算包括兩方面的內(nèi)容：一是運行原有IT系統(tǒng)需要的日常費用，另一個是計劃上線新IT項目的費用。事實上，無論是日常費用還是上線新IT項目，如果把IT預(yù)算進行細分，不外乎軟件、硬件、安全、咨詢、維護和培訓(xùn)等六大類，而每部分所占的比例與公司所處的行業(yè)類別及信息化所處階段有關(guān)。因此，進行不同IT活動的預(yù)算配比，需要依不同企業(yè)而異。

　　那么，在如此嚴峻的經(jīng)濟形勢下，CIO應(yīng)該如何編制IT預(yù)算呢? 一個重要模式就是零基預(yù)算法(Zero-Base Budgeting)。

　　零基預(yù)算法，又稱零底預(yù)算，其全稱是以零為基礎(chǔ)編制預(yù)算的方法。它是指在編制預(yù)算時對于所有的預(yù)算支出均以零為基底，不考慮以往的情況，只從實際情況上研究和分析每項預(yù)算是否有支出的必要和支出數(shù)額的大小。

　　零基預(yù)算在編制年度預(yù)算時，對各項預(yù)算支出均不以上年預(yù)算為基數(shù)，一切從零開始，按日常經(jīng)費和專項經(jīng)費兩部分重新核定，做到該保留的保留，應(yīng)取消的取消，確需增加的予以增加。這種預(yù)算不對歷史基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作修修補補，而是重新審查每項IT活動對實現(xiàn)IT目標的意義和效果，要消除今年存在的費用支出在下一年度就一定存在的習慣性心理。然后在成本效益分析的基礎(chǔ)上，重新排出各項IT活動的優(yōu)先次序，并據(jù)此決定資金和其它資源的分配。

　　零基預(yù)算法與傳統(tǒng)的基數(shù)調(diào)整預(yù)算模式截然不同，主要有以下三個區(qū)別：一是預(yù)算的基礎(chǔ)不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法的基礎(chǔ)是前一期結(jié)果，本期的預(yù)算額是根據(jù)前一期的實績調(diào)整確定的。零基預(yù)算的基礎(chǔ)是零，就是本期的IT預(yù)算額是根據(jù)本期IT活動的重要性和可供分配的資金量確定的。二是預(yù)算分析的對象不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法重點對新增加的IT活動進行成本效益分析，而對與前一期性質(zhì)相同的IT活動則不再作深入分析研究。零基預(yù)算法則不同，它要對本期內(nèi)所有的IT活動都重新進行成本效益分析。三是預(yù)算的著眼點不同，基數(shù)調(diào)整預(yù)算法主要是控制預(yù)算金額的增減，而零基預(yù)算除重視金額高低外主要是從IT活動的必要性以及優(yōu)先重要程度來分配有限的IT資金。

　　零基預(yù)算可以使CIO沒有現(xiàn)成的框框，不受現(xiàn)行預(yù)算執(zhí)行情況的約束，只根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要對IT項目進行增減，確定IT項目的優(yōu)先次序，避免在原基數(shù)上層層遞加的弊端。因此，和傳統(tǒng)預(yù)算編制方法相比，零基預(yù)算具有以下優(yōu)點：一是有利于提高CIO的對IT活動必要性的審查意識。零基預(yù)算是以“零”為起點觀察和分析所有IT活動的必要性，要解釋為什么需要花這些錢，并且不考慮過去的支出情況。二是進行優(yōu)先級排序，有利于合理分配資金。每項IT活動都需要經(jīng)過成本效益分析，當對每個IT項目進行優(yōu)先級排序時，就能使有限的IT資金流向更富有成效的IT項目，資金分配會更加合理。

　　編制零基IT預(yù)算方案的步驟

　　運用零基預(yù)算的方法編制預(yù)算,在操作上需要把握好四個步驟：

　?。?）列出所有IT活動明細，逐一分析其必要性

　　單個IT活動預(yù)算是IT總預(yù)算的基礎(chǔ)。因此，IT部門需要根據(jù)IT目標和具體IT任務(wù)，列出所有IT活動明細，這主要是為了弄清IT部門是否已經(jīng)盡其最大努力清晰其費用支出，也是IT部門證明所做的IT活動必要性的前提。然后，對每項IT活動的目的進行逐一分析其必要性。因為只有CIO都清楚知道每一項IT活動的真實成本是多少，才能管理和控制這些成本的。因此，第一步就是要列出的有的IT活動,這是實行零基測算的前提。

　?。?）成本效益分析，確定各項IT活動的預(yù)算標準

　　有了明確的IT活動后，對做預(yù)算最大的好處是，可以根據(jù)對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的貢獻來對IT活動的作成本效益分析。分析結(jié)果應(yīng)要清晰呈現(xiàn)出實施各項IT活動的成本效益分析對比，以及各項IT活動的詳細資金預(yù)算和實施計劃，使CIO能夠清楚地掌握IT建設(shè)所投入的各項費用標準（硬件、軟件、咨詢、維護和培訓(xùn)等）。因此，成本效益分析是確定預(yù)算標準有沒有“水份”的關(guān)鍵。

　?。?）把IT活動進行優(yōu)先級評估和排序

　　CIO對每一個IT活動的所需費用和所得收益進行審查、分析和評價，權(quán)衡輕重，區(qū)分層次，確定先后次序。一般分為三個層次：第一層次是必要的IT活動，即非進行不可的活動；第二層次是需要的IT活動，即有助于提高質(zhì)量、效益的項目；第三層次是改善工作條件的IT活動。進行成本效益分析的目的在于判斷各個IT活動費用開支的合理程度、先后順序以及對企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的影響程度。

　　（4）核定及編制綜合總IT預(yù)算

　　按照以上辦法分別編制出各個IT活動預(yù)算后,再由專門財務(wù)預(yù)算小組進行復(fù)審,對重復(fù)、漏編和不合理的IT活動進行調(diào)整、取舍和補充,匯總編制成綜合預(yù)算表。按照最高優(yōu)先級所確定的預(yù)算標準及IT活動的優(yōu)先次序進行分配資金，落實預(yù)算。