EPexpense：網(wǎng)上報(bào)銷軟件推動(dòng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)

          共享服務(wù)中心（Shared Services Center，SSC）近來(lái)成為組織設(shè)計(jì)、管理控制理論、實(shí)務(wù)探討的熱點(diǎn)，頻繁出現(xiàn)于我們的視野中。“共享”本身是信息技術(shù)的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，但隨著SSC的出現(xiàn)“共享服務(wù)”變成了企業(yè)整合財(cái)務(wù)運(yùn)作、再造管理流程的一種嶄新的制度安排。

          目前，我國(guó)企業(yè)所需要的不僅僅是提供流程簡(jiǎn)約和標(biāo)準(zhǔn)的集中服務(wù)職能，而應(yīng)該是集中財(cái)務(wù)控制和服務(wù)的綜合職能。所以，目前國(guó)內(nèi)的集團(tuán)企業(yè)所采用的財(cái)務(wù)共享模式，更準(zhǔn)確地說(shuō)，是一種加入管控內(nèi)容的財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)模式。 

          EPexpense網(wǎng)上報(bào)銷軟件（www.epexpense.com）正是適應(yīng)于財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)模式的信息化支撐平臺(tái)，EPexpense網(wǎng)上報(bào)銷軟件的應(yīng)用，可以促使財(cái)務(wù)在預(yù)算管控、費(fèi)用流程方面向內(nèi)部部門和員工提供最佳的財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)。

          以下以國(guó)泰君安實(shí)施財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)的案例來(lái)說(shuō)明國(guó)內(nèi)企業(yè)如何通過(guò)預(yù)算和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)來(lái)構(gòu)建財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)。

  圖1、圖2是國(guó)泰君安集團(tuán)企業(yè)原有的財(cái)務(wù)管控及運(yùn)行模式（圖1）和財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)模式（圖2）的管理示意圖。從兩種模式的示意圖上可以看出，原來(lái)的管理中，各個(gè)營(yíng)業(yè)部獨(dú)立性較大，大量的基礎(chǔ)性財(cái)務(wù)管控（審查、監(jiān)督、預(yù)算核準(zhǔn)等）和會(huì)計(jì)工作集中在營(yíng)業(yè)部，區(qū)域管理總部負(fù)責(zé)預(yù)算控制、抽樣監(jiān)督、審批管理；總部則只能從規(guī)則、制度和組織規(guī)模上進(jìn)行控制。這樣，各個(gè)營(yíng)業(yè)部就存在著大量十分類似的基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)作業(yè)，而這些作業(yè)都由營(yíng)業(yè)部設(shè)置獨(dú)立的財(cái)務(wù)崗位來(lái)完成。此外，財(cái)務(wù)信息傳遞到總部存在時(shí)滯，這就使總部和營(yíng)業(yè)部門之間存在著較為嚴(yán)重的信息不對(duì)稱，以致對(duì)業(yè)務(wù)部門無(wú)法實(shí)施有效的監(jiān)控和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 

　　實(shí)施財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)后，總部通過(guò)財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)中心將各個(gè)營(yíng)業(yè)部的財(cái)務(wù)權(quán)限上收，在區(qū)域管理總部設(shè)置派出機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一處理審查、記賬、支付、監(jiān)督、報(bào)表及核對(duì)等基礎(chǔ)性會(huì)計(jì)作業(yè)，提高了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。由于各營(yíng)業(yè)部只負(fù)責(zé)單據(jù)填報(bào)工作，大大減少了基層營(yíng)業(yè)部財(cái)務(wù)崗位的人員需求。同時(shí)，由于財(cái)務(wù)運(yùn)作流程的集中和統(tǒng)一，也使得總部的原業(yè)務(wù)監(jiān)督崗位徹底喪失存在的意義，總部的管控職能可以更多地聚焦在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制和執(zhí)行效果分析上。此外，由于一線業(yè)務(wù)的及時(shí)、準(zhǔn)確，也為制定財(cái)務(wù)政策，編制預(yù)算提供了更為準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。 

國(guó)泰君安集團(tuán)在實(shí)施了財(cái)務(wù)共享管控服務(wù)管理模式后，大幅度地減少了財(cái)務(wù)人員的工作量，降低了成本，具體體現(xiàn)在： 
　　（一）“3/4” 
　　過(guò)去113家營(yíng)業(yè)部，各自設(shè)立財(cái)務(wù)部門，現(xiàn)在僅在23個(gè)區(qū)域總部和5個(gè)分公司設(shè)立財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)，取消基層財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)數(shù)量達(dá)3/4。 
　?。ǘ?ldquo;6萬(wàn)小時(shí)” 
　　從另外一個(gè)角度來(lái)看，先做一個(gè)保守的估計(jì)，假設(shè)過(guò)去每個(gè)營(yíng)業(yè)部至少有1個(gè)財(cái)務(wù)人員每天花2個(gè)小時(shí)來(lái)處理清算業(yè)務(wù)，那么一年花費(fèi)的總工時(shí)為2（小時(shí)）×22（交易日）×12（月）×113（營(yíng)業(yè)部）=59 664（小時(shí)）?，F(xiàn)在，由于基層業(yè)務(wù)取消，這六萬(wàn)小時(shí)的工作量因此節(jié)省。 
　?。ㄈ?ldquo;180萬(wàn)” 
　　按照一名普通財(cái)務(wù)人員每小時(shí)的薪酬成本為30元計(jì)算，僅取消的六萬(wàn)小時(shí)的成本，每年將為國(guó)泰君安節(jié)省薪酬支出30×59 664=1 789 920（元）。 
　　以上數(shù)字是采用這種模式后能夠直接得到的可度量的顯性成本。此外，更重要的是集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)審批權(quán)限的集中、子公司資金的集中、資金支付的集中等管理流程改造，減少了管控成本和管控不利造成的巨大的隱性成本。另外，由于總部能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取一線經(jīng)營(yíng)的信息，這就提高了集團(tuán)戰(zhàn)略決策和執(zhí)行的質(zhì)量。 
     作為國(guó)內(nèi)最早專注于預(yù)算與費(fèi)用信息化解決方案的廠商，上海易磐信息科技有限公司(www.eplanningsoft.com)致力于本土企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái)信息化以及最佳實(shí)踐的傳播。易磐已經(jīng)為迎接財(cái)務(wù)共享服務(wù)時(shí)代的到來(lái)做好了充分的準(zhǔn)備， 憑借一直以來(lái)的專業(yè)與專注，易磐在計(jì)劃與預(yù)算、費(fèi)用流程自動(dòng)化已經(jīng)為上千家企業(yè)提供了創(chuàng)新的、高效、高性價(jià)比的信息化解決方案。截止到2014年，已經(jīng)數(shù)十家五百?gòu)?qiáng)企業(yè)使用泛普軟件全面預(yù)算管理軟件建立了預(yù)算編制與預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，大約有幾十萬(wàn)人在EPexpense (www.epexpense.com)網(wǎng)上報(bào)銷軟件上進(jìn)行快速提單和審批。