EPexpense：網(wǎng)上報銷軟件推動財務(wù)共享服務(wù)

          共享服務(wù)中心（Shared Services Center，SSC）近來成為組織設(shè)計、管理控制理論、實務(wù)探討的熱點，頻繁出現(xiàn)于我們的視野中。“共享”本身是信息技術(shù)的專業(yè)術(shù)語，但隨著SSC的出現(xiàn)“共享服務(wù)”變成了企業(yè)整合財務(wù)運作、再造管理流程的一種嶄新的制度安排。

          目前，我國企業(yè)所需要的不僅僅是提供流程簡約和標(biāo)準(zhǔn)的集中服務(wù)職能，而應(yīng)該是集中財務(wù)控制和服務(wù)的綜合職能。所以，目前國內(nèi)的集團企業(yè)所采用的財務(wù)共享模式，更準(zhǔn)確地說，是一種加入管控內(nèi)容的財務(wù)共享管控服務(wù)模式。 

          EPexpense網(wǎng)上報銷軟件（www.epexpense.com）正是適應(yīng)于財務(wù)共享管控服務(wù)模式的信息化支撐平臺，EPexpense網(wǎng)上報銷軟件的應(yīng)用，可以促使財務(wù)在預(yù)算管控、費用流程方面向內(nèi)部部門和員工提供最佳的財務(wù)共享管控服務(wù)。

          以下以國泰君安實施財務(wù)共享管控服務(wù)的案例來說明國內(nèi)企業(yè)如何通過預(yù)算和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)來構(gòu)建財務(wù)共享管控服務(wù)。

  圖1、圖2是國泰君安集團企業(yè)原有的財務(wù)管控及運行模式（圖1）和財務(wù)共享管控服務(wù)模式（圖2）的管理示意圖。從兩種模式的示意圖上可以看出，原來的管理中，各個營業(yè)部獨立性較大，大量的基礎(chǔ)性財務(wù)管控（審查、監(jiān)督、預(yù)算核準(zhǔn)等）和會計工作集中在營業(yè)部，區(qū)域管理總部負責(zé)預(yù)算控制、抽樣監(jiān)督、審批管理；總部則只能從規(guī)則、制度和組織規(guī)模上進行控制。這樣，各個營業(yè)部就存在著大量十分類似的基礎(chǔ)性會計作業(yè)，而這些作業(yè)都由營業(yè)部設(shè)置獨立的財務(wù)崗位來完成。此外，財務(wù)信息傳遞到總部存在時滯，這就使總部和營業(yè)部門之間存在著較為嚴重的信息不對稱，以致對業(yè)務(wù)部門無法實施有效的監(jiān)控和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 

　　實施財務(wù)共享管控服務(wù)后，總部通過財務(wù)共享管控服務(wù)中心將各個營業(yè)部的財務(wù)權(quán)限上收，在區(qū)域管理總部設(shè)置派出機構(gòu)，統(tǒng)一處理審查、記賬、支付、監(jiān)督、報表及核對等基礎(chǔ)性會計作業(yè)，提高了財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。由于各營業(yè)部只負責(zé)單據(jù)填報工作，大大減少了基層營業(yè)部財務(wù)崗位的人員需求。同時，由于財務(wù)運作流程的集中和統(tǒng)一，也使得總部的原業(yè)務(wù)監(jiān)督崗位徹底喪失存在的意義，總部的管控職能可以更多地聚焦在預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制和執(zhí)行效果分析上。此外，由于一線業(yè)務(wù)的及時、準(zhǔn)確，也為制定財務(wù)政策，編制預(yù)算提供了更為準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。 

國泰君安集團在實施了財務(wù)共享管控服務(wù)管理模式后，大幅度地減少了財務(wù)人員的工作量，降低了成本，具體體現(xiàn)在： 
　　（一）“3/4” 
　　過去113家營業(yè)部，各自設(shè)立財務(wù)部門，現(xiàn)在僅在23個區(qū)域總部和5個分公司設(shè)立財務(wù)機構(gòu)，取消基層財務(wù)機構(gòu)數(shù)量達3/4。 
　　（二）“6萬小時” 
　　從另外一個角度來看，先做一個保守的估計，假設(shè)過去每個營業(yè)部至少有1個財務(wù)人員每天花2個小時來處理清算業(yè)務(wù)，那么一年花費的總工時為2（小時）×22（交易日）×12（月）×113（營業(yè)部）=59 664（小時）?，F(xiàn)在，由于基層業(yè)務(wù)取消，這六萬小時的工作量因此節(jié)省。 
　?。ㄈ?ldquo;180萬” 
　　按照一名普通財務(wù)人員每小時的薪酬成本為30元計算，僅取消的六萬小時的成本，每年將為國泰君安節(jié)省薪酬支出30×59 664=1 789 920（元）。 
　　以上數(shù)字是采用這種模式后能夠直接得到的可度量的顯性成本。此外，更重要的是集團實現(xiàn)了財務(wù)審批權(quán)限的集中、子公司資金的集中、資金支付的集中等管理流程改造，減少了管控成本和管控不利造成的巨大的隱性成本。另外，由于總部能及時、準(zhǔn)確地獲取一線經(jīng)營的信息，這就提高了集團戰(zhàn)略決策和執(zhí)行的質(zhì)量。 
     作為國內(nèi)最早專注于預(yù)算與費用信息化解決方案的廠商，上海易磐信息科技有限公司(www.eplanningsoft.com)致力于本土企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)平臺信息化以及最佳實踐的傳播。易磐已經(jīng)為迎接財務(wù)共享服務(wù)時代的到來做好了充分的準(zhǔn)備， 憑借一直以來的專業(yè)與專注，易磐在計劃與預(yù)算、費用流程自動化已經(jīng)為上千家企業(yè)提供了創(chuàng)新的、高效、高性價比的信息化解決方案。截止到2014年，已經(jīng)數(shù)十家五百強企業(yè)使用泛普軟件全面預(yù)算管理軟件建立了預(yù)算編制與預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺，大約有幾十萬人在EPexpense (www.epexpense.com)網(wǎng)上報銷軟件上進行快速提單和審批。