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泛普OA售后服務(wù)

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泛普OA協(xié)同辦公軟件ThinkOne系統(tǒng)調(diào)研文檔-公文流程

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泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)調(diào)研文檔
公文流程

 


作者:  泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)項目組
建立日期: 2011-05-18
最后更改: 
版本:  V1.0

 

審批人:
審批人1 
審批人2 

 

 

 

 

文檔控制
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日期 作者 版本 更改記錄
   
2011-5-18  V1.0 
   
   
   


審 核 人
姓名 職位 版本 審核時間
   
   
   
   
   


分    發(fā)
復(fù)制號 姓名 版本 備注
   
   
   
   
   

注意:
由于文檔控制的需要,請您在收到這份文檔的拷貝時,將您的姓名填入以上表格中相應(yīng)的位置。

問卷填寫說明

1. 本問卷涉及到公文系統(tǒng),包含:【發(fā)文管理】、【收文管理】、【簽報管理】、【公文交換】、【公文督辦】、【公文查詢】、【公文統(tǒng)計】七項功能
2. 建議以電子文檔的形式填寫,連同相應(yīng)的附件,于2011年6月3日之前完成,經(jīng)項目組負責(zé)人員審核后,反饋給泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)項目組。
3. 請認真填寫該調(diào)研問卷,被調(diào)研人對所填寫內(nèi)容的真實性負責(zé)。
 

組織機構(gòu)調(diào)研文檔
一、調(diào)研準(zhǔn)備
調(diào)研準(zhǔn)備是調(diào)研前的準(zhǔn)備工作,其作用是為調(diào)研工作正式開始前起到鋪墊引導(dǎo)的作用。調(diào)研準(zhǔn)確分為調(diào)研目的、調(diào)研意義、調(diào)研對象、調(diào)研時間、調(diào)研人員等。

1、 公司公文系統(tǒng)調(diào)研此次達到的目的。
確定公司公文的收發(fā)過程;
2、 調(diào)研此次達到的意義。
用于搭建公司公文體系,讓公司在公務(wù)活動中形成和使用的具有法定效應(yīng)和規(guī)范體系的公務(wù)文書;
3、 調(diào)研對象及時間、地點。

被調(diào)研人 崗位 負責(zé)內(nèi)容 調(diào)研時間 調(diào)研地點 調(diào)研人
     
     
     
     

 


二、公司公文系統(tǒng)調(diào)研內(nèi)容
1、歸檔方式
歸檔方式有:系統(tǒng)導(dǎo)入的、手工掃描的;
檔案的形成有可能有系統(tǒng)同導(dǎo)入的和手工掃描的合成一個;
檔案需要檢索功能:可以根據(jù)標(biāo)題、文號等信息;
所以的文件流轉(zhuǎn)后自動進入檔案庫;
公司和各部門獨立使用;
公司及的檔案管理可以查看部門及的檔案庫;
審批未通過的也要進入檔案庫;

項目組:
專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)、跟泛普OA協(xié)同辦公軟件泛普OA系統(tǒng)系統(tǒng)結(jié)合使用。

2、公文文號:
公文文號的維護在辦公室
發(fā)文文號:
以公司名義制發(fā),對內(nèi)和對外發(fā)文,均由辦公室編排公文字號,統(tǒng)一印發(fā):
公文編號沒有零,例如:天安發(fā)[2011]23號
天安發(fā)[年份]××號
天安函[年份]××號
天安辦[年份]××號
……
凡以部門名義在公司內(nèi)部發(fā)文、并加蓋部門印章的文件應(yīng)由部門按以下形式編制文號:
天安財發(fā)[年份]××號
天安人發(fā)[年份]××號
……
簽報文號:
總公司辦公室的簽報字號為:
總辦簽[年份]X號
總財簽[年份]X號
總?cè)撕瀃年份]X號
……
山東分公司辦公室的簽報字號為:
魯辦簽[2011]X號
魯財簽[2011]X號
……
收文編號:
兩個標(biāo)準(zhǔn):
B
Q

項目組:
為了避免公文文號被廢棄公文占用,文號的授予可以在行文的下發(fā)節(jié)點。文號根據(jù)規(guī)則自動生成,并允許修改。
3、公文流程:
1)發(fā)文管理:
特殊情況:
正文內(nèi)容一樣,流程一樣,下發(fā)公司不一樣,附件不一樣,公司級文件管理員接收打印編文號時可以編寫不同的文號下發(fā)。
公文帶所有的附件,下發(fā)時選擇不同的文號和附件。
公文類型:公司級發(fā)文、部門級發(fā)文、工作通知單,權(quán)限:擬稿人、辦公室核稿人、公司級文件管理員,區(qū)別:部門級發(fā)文由部門編號、歸檔,選擇部門級發(fā)文默認會到發(fā)起人部門文件管理員。
處經(jīng)理意見只有部門內(nèi)可見
只有部門內(nèi)部有取消流程功能、過了部門不能有撤銷流程。
封發(fā)形式有:封發(fā)、不封發(fā)、轉(zhuǎn)公告,封發(fā)完成,只限分公司可以簽收,部門不簽收。
出部門后可以“終止”,終止后的自動進入檔案庫。
涉及到部門會簽,選擇部門,直接到部門負責(zé)人。


流程:
公司發(fā)文:
主辦部門擬稿→處經(jīng)理意見(員工級擬稿)→部門負責(zé)人初審→部門文件管理員→會簽(手工選擇)→部門文件管理員→辦公室核稿(核稿人未定,可以會退給擬稿人,擬稿人要必須有部門總確認然后再到辦公室)→辦公室負責(zé)人核批)→公司分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→文件管理員接編文號/上報其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(手工選擇)→文件管理員編文號/轉(zhuǎn)辦選擇辦理人→排版人員(排版套紅)→擬稿人校對→排版人員→文件管理員封發(fā)用?。ㄐ枰D(zhuǎn)公告和封發(fā)并歸檔)

 

2)收文管理
收文的定義:外來文件的內(nèi)部審批
特殊需求:
對于需要收集材料的先進入與歸檔目錄,后續(xù)可以繼續(xù)上傳資料。

收文流程:
公司收文:
有關(guān)宏觀政策、規(guī)定或涉及全局的文件:文員登記→辦公室負責(zé)人擬辦→董事長、總裁室閱批→文件管理員
涉及具體業(yè)務(wù)或急需批辦的文件:文員登記→辦公室負責(zé)人擬辦→總裁室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示→有關(guān)部門承辦→董事長、其他總裁室傳閱→文件管理員
具體承辦事項:文員登記→辦公室負責(zé)人擬辦→相關(guān)的部門承辦→文件管理員
分公司收文:
文員登記→辦公室負責(zé)人擬辦→分公司領(lǐng)導(dǎo)批示→分公司文件管理員

3)簽報管理
簽報流程:
主辦部門擬稿→處經(jīng)理意見(員工級擬稿)→部門負責(zé)人初審→會簽(手工選擇)→公司級文件管理員→公司級領(lǐng)導(dǎo)→部門文件管理員(編號歸檔)
分公司簽報:
主辦部門擬稿→部門負責(zé)人初審→會簽(手工選擇)→擬稿部門負責(zé)人→分公司領(lǐng)導(dǎo)→主辦部門文件管理員歸檔(無需上報總公司的)/(需上報的)總公司受理部門文件管理員(可以會退到任何節(jié)點)→本部門分辦(可以回退到擬稿人)→受理部門負責(zé)人簽署會簽意見→部門文件管理員→會簽(手工選擇)→部門文件管理員→公司領(lǐng)導(dǎo)→總公司受理部門文件管理員→分公司文件管理員(歸檔)→分辦
4、電子簽章:
電子簽章兩種情況,使用系統(tǒng)自帶的電子簽章方式:支持手寫和系統(tǒng)印章調(diào)用,使用過程需要密碼。
項目組:
支持文檔和正文的蓋章,而且有安全加密機制。
5、公文交換中心:
需要提供部門公文管理
項目組:
保留公文交換功能,二期分公司的公文系統(tǒng)能用到交換中心,日常發(fā)文以群組方式發(fā)送。
6、公文字體字號標(biāo)準(zhǔn):
公文正文公文管理員、文檔庫管理員可以查看修改痕跡,其他人員無權(quán)限查看
項目組:
公文中標(biāo)題、文號、單位等內(nèi)容需要按規(guī)定使用標(biāo)準(zhǔn)的字體字號,系統(tǒng)可以設(shè)置除正文外其他內(nèi)容的字體字號的默認值,但做不到不允許修改。

分析:OA系統(tǒng)公文管理模塊通過發(fā)文、交換、收文三步走輕松實現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。發(fā)文流程可以系統(tǒng)設(shè)置,同時允許手工設(shè)置。發(fā)文過程可直接修改正文,每一步都有痕跡保留,并可加簽電子印章或者手寫簽名。

7、公文單樣式:

 

 

發(fā)布:2006-02-16 12:23    編輯:泛普軟件 · admin    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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