項(xiàng)目辦公室的概念（6）

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*自下而上的領(lǐng)導(dǎo)

技術(shù)組織正在認(rèn)真接受由加特納、斯坦迪士和麥肯錫所做的研究。它們認(rèn)識(shí)到，不管是與同行業(yè)平均水平還是與最佳實(shí)踐的公司相比，他們的投放市場(chǎng)時(shí)間都是落后的。他們現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)，改善質(zhì)量、提高投放市場(chǎng)時(shí)間、降低成本、改進(jìn)計(jì)時(shí)，以及改善可交付成功的惟一途徑是啟動(dòng)新過(guò)程，這是一種區(qū)別于他們過(guò)去所為的事物。
信息技術(shù)的過(guò)程與失敗之所以被放在了聚光燈下，并不是因?yàn)檎{(diào)查研究。而是由于像Y2K和歐元轉(zhuǎn)換這樣的重量級(jí)項(xiàng)目。因此，信息技術(shù)和其他技術(shù)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目改善績(jī)效的壓力是巨大的。他們感覺(jué)到這種內(nèi)部的壓力，但失敗數(shù)據(jù)也變?yōu)橐桓鶓土P之杖，其他運(yùn)營(yíng)單位用之來(lái)懲罰內(nèi)部技術(shù)組織。項(xiàng)目績(jī)效已成為人們職業(yè)、甚至一些內(nèi)部信息技術(shù)部門(mén)存在的重要?jiǎng)恿ΑＫ麄儽仨毎呀M織帶到這樣一個(gè)位置：項(xiàng)目交付確實(shí)是準(zhǔn)確的、在預(yù)算之內(nèi)，并擁有令客戶(hù)滿意的質(zhì)量。
因此，不再像以往大多數(shù)組織變更項(xiàng)目那樣，在典型情況下，我們看到的是形成項(xiàng)目管理的初始工作由部門(mén)級(jí)別開(kāi)始，甚至由項(xiàng)目級(jí)別開(kāi)始。伴隨著技術(shù)努力所帶來(lái)的成果，出現(xiàn)就兩件事：1）所有其他業(yè)務(wù)單元作為組織的干系人，開(kāi)始進(jìn)入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；2）那些業(yè)務(wù)單元看到了技術(shù)項(xiàng)目交付績(jī)效的提高并且自問(wèn)：“我們能做些什么來(lái)提高自己的績(jī)效？他們所做的正確的事中，哪些適用于我們自己的項(xiàng)目？”
隨著信息技術(shù)給組織所帶來(lái)的項(xiàng)目管理，發(fā)生了一個(gè)大大不同于傳統(tǒng)公司以往經(jīng)歷的根本的變化過(guò)程。

*系統(tǒng)思考角度

為了在整個(gè)組織內(nèi)有效地部署項(xiàng)目管理，所有參與者都必須到位。從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員開(kāi)始一直到項(xiàng)目的執(zhí)行發(fā)起人，每個(gè)人都必須知道項(xiàng)目管理當(dāng)前的狀況。這就轉(zhuǎn)化為一種組織設(shè)定，在這種設(shè)定中，項(xiàng)目所觸及的每個(gè)人事實(shí)上都被發(fā)生于項(xiàng)目管理初始工作中的事情所影響。這種影響將橫掃整個(gè)公司。那就是為什么有效的項(xiàng)目辦公室被設(shè)置于公司級(jí)別，并提供以下方面的數(shù)據(jù)：項(xiàng)目的全部公司資金投入；公司項(xiàng)目所利用的全部資源；公司級(jí)別的項(xiàng)目的資金要求、材料影響，以及采購(gòu)鏈影響。為了達(dá)到公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，將會(huì)有產(chǎn)生戰(zhàn)略項(xiàng)目的戰(zhàn)略大型項(xiàng)目，而那些項(xiàng)目將必然接觸到組織的各個(gè)部門(mén)，并將選定的資源引入以實(shí)現(xiàn)公司的總體目標(biāo)。當(dāng)公司執(zhí)行經(jīng)理們能夠有效地為項(xiàng)目設(shè)立優(yōu)先級(jí)，并做出以事實(shí)為根據(jù)的、有關(guān)啟動(dòng)的、資金投入和資源的決定時(shí)，他們將處于把系統(tǒng)理論應(yīng)用于其組織的地位：把系統(tǒng)（公司）作為一個(gè)整體加以?xún)?yōu)化，而不是單單胡亂四修補(bǔ)各個(gè)局部（項(xiàng)目和部門(mén)）。在這一點(diǎn)上，大多數(shù)公司還沒(méi)有達(dá)到那種復(fù)雜程度。

*整個(gè)企業(yè)范圍的系統(tǒng)

以普通公司對(duì)有關(guān)資源需求預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)的需求為例，我們可以看出所有的計(jì)劃編制必須在某種共同數(shù)據(jù)庫(kù)中完成，這樣那些資源需求預(yù)測(cè)可以在項(xiàng)目級(jí)別被匯總，然后是組織級(jí)別，直到公司級(jí)別，以便理解整個(gè)公司資源庫(kù)的個(gè)別項(xiàng)目或新程序所帶來(lái)的影響。
為了使之變?yōu)榭赡?，共同系統(tǒng)必須被建立起來(lái)，以集成數(shù)據(jù)并且以及時(shí)的方式提供匯總的綜合報(bào)告。這不只有關(guān)資源，還涉及資本資金投入、預(yù)算費(fèi)用等諸如此類(lèi)的領(lǐng)域。
雜組織級(jí)別，有效的、綜合的資源管理、成本計(jì)劃，以及時(shí)間跟蹤，需要與公司采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、時(shí)間收集系統(tǒng)，以及人力資源系統(tǒng)相集成。在這一復(fù)雜級(jí)別的系統(tǒng)集成中，需要制定詳細(xì)規(guī)格并編制計(jì)劃。