淺談OA辦公系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目組織的意義

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許多公司都在建立稱為“OA辦公系統(tǒng)”或“項(xiàng)目管理能力中心”的機(jī)構(gòu)，市場(chǎng)上也出現(xiàn)了很多對(duì)OA辦公系統(tǒng) 提供支持的軟件產(chǎn)品。作為對(duì)項(xiàng)目組織的討論的開(kāi)始，我們有必要首先描繪一下這類組織的整體情形。對(duì)應(yīng)于上文討論的兩個(gè)要素，項(xiàng)目組織至少應(yīng)涵蓋兩個(gè)方面：（1）業(yè)務(wù)方面：以業(yè)務(wù)利潤(rùn)和整個(gè)公司的利潤(rùn)為導(dǎo)向。（2）組織方面：公司的組織方式，公司的經(jīng)營(yíng)方式，專業(yè)知識(shí)的運(yùn)用方式。項(xiàng)目組織的特征可以歸納為以下一些高級(jí)屬性：

（1）采用全局（系統(tǒng)）方法在組織內(nèi)實(shí)施項(xiàng)目和項(xiàng)目群。

（2）劃分全局戰(zhàn)略優(yōu)先級(jí)，以確保組織實(shí)現(xiàn)全局最優(yōu)，避免僅追求局部最優(yōu)。

（3）工作規(guī)則、所應(yīng)用的項(xiàng)目方法、項(xiàng)目程序以及文檔的標(biāo)準(zhǔn)化。

（4）廣泛應(yīng)用各種標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估組織的運(yùn)行情況，包括綜合考慮不同方面的項(xiàng)目評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

（5）組織內(nèi)的知識(shí)收集與傳播機(jī)制，并且要特別專注于項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合管理方面的知識(shí)。

（6）項(xiàng)目管理相關(guān)過(guò)程、工作組織、程序等內(nèi)容的持續(xù)改進(jìn)，主要針對(duì)上述兩方面：“正確地做事”以及“做正確的事”。組織對(duì)上述屬性的完善不可能一蹴而就，而需要針對(duì)所有相關(guān)要素逐步推進(jìn)。顯然，全面而系統(tǒng)的方法也需要適度的集中化與標(biāo)準(zhǔn)化，其對(duì)象包括通用方法、通用手段以及統(tǒng)一的思想與語(yǔ)言的形成和傳播等。另外，這些方法應(yīng)以知識(shí)和持續(xù)的業(yè)務(wù)改進(jìn)為導(dǎo)向。在這種情況下，從邏輯上講，應(yīng)該建立某種能力中心——一種項(xiàng)目管理中心，其任務(wù)應(yīng)以上述項(xiàng)目組織的特征為導(dǎo)向。而P M O 正是這樣一種能力中心。

因此，根據(jù)筆者的觀點(diǎn)，其最恰當(dāng)?shù)拿Q應(yīng)該是“項(xiàng)目管理能力中心”或“卓越中心”，而不應(yīng)是OA辦公系統(tǒng)。針對(duì)項(xiàng)目組織的類似結(jié)論也可以從另一個(gè)角度（即對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目管理問(wèn)題的分析）得出。OA辦公系統(tǒng)正在成為各個(gè)層次的組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵詞。在這種情況下，產(chǎn)生了下面一些非?；镜膯?wèn)題：是什么原因使OA辦公系統(tǒng)如此風(fēng)靡？為什么組織建立這類機(jī)構(gòu)？公司是否應(yīng)該加入OA辦公系統(tǒng) 的支持者所倡導(dǎo)的這一潮流？這些就是本文試圖解答的問(wèn)題。

通過(guò)對(duì)這些問(wèn)題的分析（不在本文范圍討論之內(nèi)）可以得出結(jié)論：一般情況下，這些問(wèn)題都可以通過(guò)上文所述方法及OA辦公系統(tǒng)的建立得以解決。

OA辦公系統(tǒng) 的關(guān)鍵任務(wù)以及在公司組織結(jié)構(gòu)中的定位人們對(duì)P M O 的討論及其在實(shí)踐中的實(shí)施都僅僅只有大約十年的歷史，因此，無(wú)論是這一組織單位的名稱，還是任務(wù)，都存在很大的差異。通常，建立OA辦公系統(tǒng)是為了集中項(xiàng)目管理（單個(gè)項(xiàng)目以及項(xiàng)目組合）方面的能力，并將這些能力用于以下方面：（1）單個(gè)項(xiàng)目的專業(yè)而有效的實(shí)施——項(xiàng)目管理效率。（2）實(shí)施的最佳項(xiàng)目（從公司角度）的選擇——項(xiàng)目管理有效性。

OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的任務(wù)包括：

（1）收集項(xiàng)目相關(guān)的信息，并從管理角度對(duì)這些信息進(jìn)行分析。

  （2）收集項(xiàng)目、項(xiàng)目群和項(xiàng)目組合管理的最佳實(shí)踐，并開(kāi)發(fā)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和方法。

  （3）為整個(gè)組織提供項(xiàng)目管理能力。

  （4）為組織內(nèi)實(shí)施的項(xiàng)目提供內(nèi)部咨詢、支持和控制。

  （5）參與項(xiàng)目組合管理。在最近的一項(xiàng)研究中，通過(guò)對(duì)美國(guó)、加拿大和歐洲500多個(gè)OA辦公系統(tǒng)的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其功能可分為以下五類：

第一類：項(xiàng)目績(jī)效的監(jiān)控。①向上層管理報(bào)告項(xiàng)目狀態(tài)。②監(jiān)控項(xiàng)目績(jī)效。③實(shí)施和運(yùn)行項(xiàng)目信息系統(tǒng)④ 開(kāi)發(fā)和維護(hù)項(xiàng)目記分板（projectscoreboard）。

第二類：項(xiàng)目管理能力和方法的開(kāi)發(fā)。①開(kāi)發(fā)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)方法。②在組織內(nèi)宣傳項(xiàng)目管理。③培養(yǎng)個(gè)人能力，包括提供培訓(xùn)。④為項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)。⑤提供不必去標(biāo)準(zhǔn)化的工具

集。

第三類：多項(xiàng)目管理。①協(xié)調(diào)各個(gè)項(xiàng)目。②識(shí)別和選擇新項(xiàng)目，并劃分優(yōu)先級(jí)。③管理