企業(yè)信息化中OA項目實施六大注意事項

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辦公自動化(OA)軟件，作為一種信息化的工具，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，加快信息流動，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運營成本。由于它適時地順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的必備工具。

有鑒于此，濟南柴油機股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規(guī)劃，根據(jù)公司信息化建設(shè)總體方案的要求，從2004年12月起，開始了濟柴OA項目的實施工作。經(jīng)過近一年時間的辛勤工作，于2005年11月底基本完成項目建設(shè)工作，2005年12月1日開始在公司范圍內(nèi)進行為期一個月的試運行，于2006 年1月1日在公司正式上線運行。

從調(diào)研到上線，其間經(jīng)過多次溝通、測試、調(diào)整，上線運行以后又根據(jù)各部門用戶的意見添加了多個模塊，部分流程也進行了相應(yīng)調(diào)整。在此，根據(jù)這兩年全程參與該項目實施的工作經(jīng)驗，就實施中各個階段的一些注意事項談一下個人的看法。

一、 調(diào)研

在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)去了解各產(chǎn)品，這個標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。

二、 選型

有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：

第一，從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。

第二，從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時服務(wù)，而且服務(wù)費相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費將成為單位的一個沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的 OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。

第三，從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。

三、 試用

做出選擇后，就該進入試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是關(guān)系到工作流的部分，這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分，由于信息部門的職員在日常工作中對企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對系統(tǒng)中的工作流部分進行簡單的流轉(zhuǎn)測試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實施過程為例，雖然我們在開始公司范圍內(nèi)的試運行之前對系統(tǒng)進行了全面細(xì)致的測試，但在隨后的一個月試運行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問題。

四、 溝通

運行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點：一是內(nèi)部問題，如果不是小型企業(yè)的話，一般實施項目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個，這里所說的內(nèi)部問題，就是與對方實施人員溝通最頻繁的幾個人一定要針對目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見，然后再去與對方進行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進，有的說不改也行。這樣對方肯定不會主動改進。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會對以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動。二是對對方實施人員要有要求，對能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計劃時間內(nèi)實現(xiàn)，對軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便我們對照查找資料，共同找出其他解決方法。

五、 培訓(xùn)

培訓(xùn)有兩個方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因為系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)各個模塊的熟悉程度、對軟件所使用工具的熟練程度將對系統(tǒng)實施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運行中出現(xiàn)的問題交替進行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。

六、 運行維護

日常運行維護中只要做到一點：用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證OA系統(tǒng)的實施效果。

關(guān)于實施中應(yīng)該注意的問題肯定還有很多，但前提一定是要多投入精力，對OA產(chǎn)品充分調(diào)研，對本企業(yè)情況充分了解，并對項目成功實施充滿信心與熱情!（e-works）