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簡單級 OA辦公系統(tǒng)的職能內(nèi)容
初始級提升到簡單級后,內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程不再隨意混亂,已經(jīng)形成了基礎(chǔ)的制度文件、實施準(zhǔn)則等。在此基礎(chǔ)上還需進一步完善相應(yīng)制度文件。實現(xiàn)由簡單級提升到規(guī)范級,OA辦公系統(tǒng) 的職能目標(biāo)是完成規(guī)范級評價標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵活動目標(biāo),即包括內(nèi)部控制實施的論證、內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的規(guī)劃、內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的控制與變更、信息溝通管理和風(fēng)險管理。在此目標(biāo)任務(wù)下,OA辦公系統(tǒng) 的六大職能要素具體的工作內(nèi)容如下:
1.培訓(xùn)體系
培訓(xùn)對象:由內(nèi)部控制系統(tǒng)實施領(lǐng)導(dǎo)團隊拓寬至內(nèi)部控制系統(tǒng)實施全體人員。
培訓(xùn)內(nèi)容:仍然是對內(nèi)部控制專項知識和其他學(xué)科知識進行培訓(xùn),隨著培訓(xùn)對象范圍的擴大,培訓(xùn)內(nèi)容將更細(xì)節(jié)化,并注重可操作性。如在對基層實施人員培訓(xùn)內(nèi)容包括掌握自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的職能工作內(nèi)容,學(xué)習(xí)實施過程中涉及的具體方法工具。
培訓(xùn)原則:
(1)全員培訓(xùn)與重點提高相結(jié)合的原則。隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級的提升,內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施的細(xì)節(jié)要求也將進一步提高。僅僅對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊進行培訓(xùn)已經(jīng)不能滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程細(xì)節(jié)需求,需要對實施內(nèi)部控制系統(tǒng)的全體員工展開有計劃、有步驟的培訓(xùn)。重點提高是指,為節(jié)約資源,全員培訓(xùn)基礎(chǔ)上要有重點培訓(xùn),即可以對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊和對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程有重大影響的人員,更有計劃的進行重點培訓(xùn)。
(2)學(xué)以致用原則:此階段的培訓(xùn)內(nèi)容要有針對性和可操作性。對基層實施人員的培訓(xùn)尤其注重操作性,從員工的實際工作需求出發(fā),將培訓(xùn)的內(nèi)容落實到具體的工作層面。同時要緊密結(jié)合培訓(xùn)人員的專業(yè)背景、工作年限等,開展有針對性的分類培訓(xùn)。通過培訓(xùn),讓實施人員可以直接運用到實際工作層面。在此原則上,能夠提高內(nèi)部控制系統(tǒng)實施效率。
2.流程制度
流程和制度:繼續(xù)規(guī)范內(nèi)部控制系統(tǒng)實施流程,使其更全面、細(xì)化。每個業(yè)務(wù)部門結(jié)合自身內(nèi)部控制系統(tǒng)實施任務(wù),繪制業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的實施流程。同時做好流程控制與變更工作,對實施流程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋、調(diào)和,盡量將流程變更控制到最低。繼續(xù)豐富內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程制度,主要注重以下幾方面的制度完善:內(nèi)部控制系統(tǒng)實施規(guī)劃制度文件,對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的進度、費用和質(zhì)量等進行有效的規(guī)劃;內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的論證報告,對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程進行全面的策劃和分析;信息溝通管理制度,保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中良好的信息溝通;風(fēng)險管理制度,對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中潛在的風(fēng)險進行有效的識別、評估和控制等。這些制度報告豐富了內(nèi)部控制系統(tǒng)實施準(zhǔn)則,為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程提供全面的參考和指導(dǎo)。
3.咨詢指導(dǎo)
咨詢指導(dǎo)的對象擴展至內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的全體員工。各個業(yè)務(wù)部門內(nèi)部開設(shè)咨詢指導(dǎo)中心,為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施基層員工提供咨詢指導(dǎo)服務(wù)。除此之外,咨詢指導(dǎo)中心加強內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的信息溝通管理,為企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊提高高效有序的溝通平臺,為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程創(chuàng)造良好的溝通氛圍,保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的信息得到有效溝通、沖突得到有效解決。
4.管理工具
隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級提升,內(nèi)部控制系統(tǒng)實施領(lǐng)導(dǎo)團隊對內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程有了更全面細(xì)節(jié)的認(rèn)識。能有針對性的開發(fā)適合企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的管理工具。比如重點開發(fā)統(tǒng)一的信息平臺,實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的數(shù)字化管理,為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊的信息溝通提供信息平臺支持。同時統(tǒng)一各業(yè)務(wù)部門對于進度計劃、成本控制、質(zhì)量規(guī)劃、費用預(yù)算相關(guān)的管理工具,實現(xiàn)對企
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