簡單級(jí) OA辦公系統(tǒng)的職能內(nèi)容

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  初始級(jí)提升到簡單級(jí)后，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過程不再隨意混亂，已經(jīng)形成了基礎(chǔ)的制度文件、實(shí)施準(zhǔn)則等。在此基礎(chǔ)上還需進(jìn)一步完善相應(yīng)制度文件。實(shí)現(xiàn)由簡單級(jí)提升到規(guī)范級(jí)，OA辦公系統(tǒng) 的職能目標(biāo)是完成規(guī)范級(jí)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵活動(dòng)目標(biāo)，即包括內(nèi)部控制實(shí)施的論證、內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的規(guī)劃、內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的控制與變更、信息溝通管理和風(fēng)險(xiǎn)管理。在此目標(biāo)任務(wù)下，OA辦公系統(tǒng) 的六大職能要素具體的工作內(nèi)容如下：

1.培訓(xùn)體系

培訓(xùn)對(duì)象：由內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)拓寬至內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施全體人員。

培訓(xùn)內(nèi)容：仍然是對(duì)內(nèi)部控制專項(xiàng)知識(shí)和其他學(xué)科知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，隨著培訓(xùn)對(duì)象范圍的擴(kuò)大，培訓(xùn)內(nèi)容將更細(xì)節(jié)化，并注重可操作性。如在對(duì)基層實(shí)施人員培訓(xùn)內(nèi)容包括掌握自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的職能工作內(nèi)容，學(xué)習(xí)實(shí)施過程中涉及的具體方法工具。

培訓(xùn)原則：

（1）全員培訓(xùn)與重點(diǎn)提高相結(jié)合的原則。隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)的提升，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施的細(xì)節(jié)要求也將進(jìn)一步提高。僅僅對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)已經(jīng)不能滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程細(xì)節(jié)需求，需要對(duì)實(shí)施內(nèi)部控制系統(tǒng)的全體員工展開有計(jì)劃、有步驟的培訓(xùn)。重點(diǎn)提高是指，為節(jié)約資源，全員培訓(xùn)基礎(chǔ)上要有重點(diǎn)培訓(xùn)，即可以對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)和對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程有重大影響的人員，更有計(jì)劃的進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)。

（2）學(xué)以致用原則：此階段的培訓(xùn)內(nèi)容要有針對(duì)性和可操作性。對(duì)基層實(shí)施人員的培訓(xùn)尤其注重操作性，從員工的實(shí)際工作需求出發(fā)，將培訓(xùn)的內(nèi)容落實(shí)到具體的工作層面。同時(shí)要緊密結(jié)合培訓(xùn)人員的專業(yè)背景、工作年限等，開展有針對(duì)性的分類培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，讓實(shí)施人員可以直接運(yùn)用到實(shí)際工作層面。在此原則上，能夠提高內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施效率。

2.流程制度

  流程和制度：繼續(xù)規(guī)范內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施流程，使其更全面、細(xì)化。每個(gè)業(yè)務(wù)部門結(jié)合自身內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施任務(wù)，繪制業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的實(shí)施流程。同時(shí)做好流程控制與變更工作，對(duì)實(shí)施流程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋、調(diào)和，盡量將流程變更控制到最低。繼續(xù)豐富內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程制度，主要注重以下幾方面的制度完善：內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施規(guī)劃制度文件，對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量等進(jìn)行有效的規(guī)劃；內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的論證報(bào)告，對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程進(jìn)行全面的策劃和分析；信息溝通管理制度，保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中良好的信息溝通；風(fēng)險(xiǎn)管理制度，對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的識(shí)別、評(píng)估和控制等。這些制度報(bào)告豐富了內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)則，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程提供全面的參考和指導(dǎo)。

3.咨詢指導(dǎo)

  咨詢指導(dǎo)的對(duì)象擴(kuò)展至內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的全體員工。各個(gè)業(yè)務(wù)部門內(nèi)部開設(shè)咨詢指導(dǎo)中心，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施基層員工提供咨詢指導(dǎo)服務(wù)。除此之外，咨詢指導(dǎo)中心加強(qiáng)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程的信息溝通管理，為企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)提高高效有序的溝通平臺(tái)，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程創(chuàng)造良好的溝通氛圍，保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程中的信息得到有效溝通、沖突得到有效解決。

4.管理工具

  隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級(jí)提升，內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的實(shí)施過程有了更全面細(xì)節(jié)的認(rèn)識(shí)。能有針對(duì)性的開發(fā)適合企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施的管理工具。比如重點(diǎn)開發(fā)統(tǒng)一的信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施過程的數(shù)字化管理，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的信息溝通提供信息平臺(tái)支持。同時(shí)統(tǒng)一各業(yè)務(wù)部門對(duì)于進(jìn)度計(jì)劃、成本控制、質(zhì)量規(guī)劃、費(fèi)用預(yù)算相關(guān)的管理工具，實(shí)現(xiàn)對(duì)企