簡單級 OA辦公系統(tǒng)的職能內(nèi)容

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  初始級提升到簡單級后，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程不再隨意混亂，已經(jīng)形成了基礎(chǔ)的制度文件、實施準則等。在此基礎(chǔ)上還需進一步完善相應(yīng)制度文件。實現(xiàn)由簡單級提升到規(guī)范級，OA辦公系統(tǒng) 的職能目標是完成規(guī)范級評價標準的關(guān)鍵活動目標，即包括內(nèi)部控制實施的論證、內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的規(guī)劃、內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的控制與變更、信息溝通管理和風險管理。在此目標任務(wù)下，OA辦公系統(tǒng) 的六大職能要素具體的工作內(nèi)容如下：

1.培訓體系

培訓對象：由內(nèi)部控制系統(tǒng)實施領(lǐng)導團隊拓寬至內(nèi)部控制系統(tǒng)實施全體人員。

培訓內(nèi)容：仍然是對內(nèi)部控制專項知識和其他學科知識進行培訓，隨著培訓對象范圍的擴大，培訓內(nèi)容將更細節(jié)化，并注重可操作性。如在對基層實施人員培訓內(nèi)容包括掌握自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的職能工作內(nèi)容，學習實施過程中涉及的具體方法工具。

培訓原則：

（1）全員培訓與重點提高相結(jié)合的原則。隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級的提升，內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施的細節(jié)要求也將進一步提高。僅僅對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊進行培訓已經(jīng)不能滿足內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程細節(jié)需求，需要對實施內(nèi)部控制系統(tǒng)的全體員工展開有計劃、有步驟的培訓。重點提高是指，為節(jié)約資源，全員培訓基礎(chǔ)上要有重點培訓，即可以對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊和對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程有重大影響的人員，更有計劃的進行重點培訓。

（2）學以致用原則：此階段的培訓內(nèi)容要有針對性和可操作性。對基層實施人員的培訓尤其注重操作性，從員工的實際工作需求出發(fā)，將培訓的內(nèi)容落實到具體的工作層面。同時要緊密結(jié)合培訓人員的專業(yè)背景、工作年限等，開展有針對性的分類培訓。通過培訓，讓實施人員可以直接運用到實際工作層面。在此原則上，能夠提高內(nèi)部控制系統(tǒng)實施效率。

2.流程制度

  流程和制度：繼續(xù)規(guī)范內(nèi)部控制系統(tǒng)實施流程，使其更全面、細化。每個業(yè)務(wù)部門結(jié)合自身內(nèi)部控制系統(tǒng)實施任務(wù)，繪制業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的實施流程。同時做好流程控制與變更工作，對實施流程中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋、調(diào)和，盡量將流程變更控制到最低。繼續(xù)豐富內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程制度，主要注重以下幾方面的制度完善：內(nèi)部控制系統(tǒng)實施規(guī)劃制度文件，對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的進度、費用和質(zhì)量等進行有效的規(guī)劃；內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的論證報告，對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程進行全面的策劃和分析；信息溝通管理制度，保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中良好的信息溝通；風險管理制度，對內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中潛在的風險進行有效的識別、評估和控制等。這些制度報告豐富了內(nèi)部控制系統(tǒng)實施準則，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程提供全面的參考和指導。

3.咨詢指導

  咨詢指導的對象擴展至內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的全體員工。各個業(yè)務(wù)部門內(nèi)部開設(shè)咨詢指導中心，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施基層員工提供咨詢指導服務(wù)。除此之外，咨詢指導中心加強內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的信息溝通管理，為企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊提高高效有序的溝通平臺，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程創(chuàng)造良好的溝通氛圍，保證內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程中的信息得到有效溝通、沖突得到有效解決。

4.管理工具

  隨著內(nèi)部控制能力成熟度等級提升，內(nèi)部控制系統(tǒng)實施領(lǐng)導團隊對內(nèi)部控制系統(tǒng)的實施過程有了更全面細節(jié)的認識。能有針對性的開發(fā)適合企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施的管理工具。比如重點開發(fā)統(tǒng)一的信息平臺，實現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)實施過程的數(shù)字化管理，為內(nèi)部控制系統(tǒng)實施團隊的信息溝通提供信息平臺支持。同時統(tǒng)一各業(yè)務(wù)部門對于進度計劃、成本控制、質(zhì)量規(guī)劃、費用預(yù)算相關(guān)的管理工具，實現(xiàn)對企