信息技術(shù)是北京OA信息化實(shí)施的基礎(chǔ)

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   OA信息化工作是沒(méi)有信息化這個(gè)技術(shù)是根本開(kāi)展不了的，所以信息技術(shù)是知識(shí)管理的基礎(chǔ)。律師事務(wù)所的管理實(shí)際上各個(gè)方面，尤其是事務(wù)所形成一定規(guī)模以后它在各個(gè)方面對(duì)信息技術(shù)都提出了非常高的要求，從事務(wù)所的管理來(lái)講應(yīng)該是六大方面，部分戰(zhàn)略管理、業(yè)務(wù)發(fā)展管理、財(cái)務(wù)管理、利益沖突管理、人力資源管理和知識(shí)管理。    　　實(shí)際上知識(shí)管理是律師事務(wù)所最重要的戰(zhàn)略方面管理的項(xiàng)目之一，一個(gè)事務(wù)所想要長(zhǎng)久發(fā)展，想要提高效率，想要在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站住腳，并且取得領(lǐng)先的地位必須對(duì)知識(shí)管理進(jìn)行重視。在這方面從金杜來(lái)講可能還會(huì)有一些更高的要求，比如說(shuō)我們事務(wù)所的特點(diǎn)就是通過(guò)這些年的發(fā)展是一個(gè)部門(mén)合作，我們現(xiàn)在是 6 家部門(mén)，但是部門(mén)下面又有很多的領(lǐng)域，包括像公司并購(gòu)部下面還有勞動(dòng)、稅務(wù)、房地產(chǎn)、各種各樣的具體的業(yè)務(wù)人員，另外在全國(guó)又有 10 家分所，現(xiàn)在加起來(lái)差不多有 1800 多人，這樣一個(gè)所我們實(shí)行的管理體制是一個(gè)公司化的管理體制，事務(wù)所一直要求要一體化管理、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、做垂直理。不管是從財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理、利益沖突、人力資源各個(gè)方面都由總部統(tǒng)一進(jìn)行管理。    　　在這樣一種管理體制下，如果沒(méi)有一個(gè)好的知識(shí)管理系統(tǒng)是根本做不到的，所以各種各樣的數(shù)據(jù)的收集、各種各樣客戶資源，包括電子文檔的管理、包括項(xiàng)目案件管理都需要有信息化，但是從知識(shí)管理的這個(gè)角度來(lái)講，實(shí)際上也是垂直化管理和為這些管理提供一個(gè)服務(wù)、和為他們提高工作效率的一個(gè)工具。    　　我們所一開(kāi)始就已經(jīng)有這種意識(shí)，大家有了這種共享文化，因?yàn)槲覀冎贫纫婚_(kāi)始設(shè)立不是一個(gè)提成制的，所以大家是要慢慢培養(yǎng)一種共享的東西，但是真正開(kāi)始對(duì)知識(shí)管理重視是 2004 年，我們買了美國(guó)的一個(gè)電子文檔管理軟件，從那時(shí)候開(kāi)始同年我們又從外所引進(jìn)了一個(gè)做過(guò)知識(shí)管理的一個(gè)資深人員，讓他成立知識(shí)管理部。知識(shí)管理部初期主要還是為了協(xié)助業(yè)務(wù)部門(mén)做一些調(diào)研，因?yàn)樗稣{(diào)研檢索等方面是非常有能力的，逐步我們建立的一個(gè)圖書(shū)館系統(tǒng)和網(wǎng)上圖書(shū)館系統(tǒng)，這些東西只是一個(gè)很初期的東西，我們真正對(duì)知識(shí)管理的開(kāi)始應(yīng)該是從 2008 年第一步是實(shí)行了全所統(tǒng)一的模板系統(tǒng)，模板系統(tǒng)更多可能大家覺(jué)得是和品牌形象聯(lián)系起來(lái)，因?yàn)楦鱾€(gè)所都知道，我們現(xiàn)在一般信頭紙大家設(shè)計(jì)了一個(gè)然后印刷出來(lái)，每次打印在信頭紙上，電子檔也是，每個(gè)人可能有自己個(gè)人的東西，里頭的字體用什么、字號(hào)用什么、行距是多少，它整個(gè)的結(jié)構(gòu)是什么，每個(gè)律師都有自己的特點(diǎn)，所以整體看上去很混亂，不能夠反映一個(gè)所的風(fēng)格，缺少這種麥當(dāng)勞、肯德基似的這種品牌形象。    　　為了做到這個(gè)我們引進(jìn)了一個(gè)軟件，在這個(gè)基礎(chǔ)上進(jìn)行了開(kāi)發(fā)，生成了全所多部門(mén)、多語(yǔ)種的一個(gè)模板系統(tǒng)，把我們所有的信函、傳真、備忘錄、合同格式等都做了明確規(guī)定，字體、字號(hào)、英文是什么、中文是什么，行間距是什么，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)怎么用，縮進(jìn)應(yīng)該是多少，都用自動(dòng)化系統(tǒng)給它進(jìn)行了一個(gè)設(shè)置，這樣律師每次在生成文件的時(shí)候統(tǒng)一生成都是金杜長(zhǎng)相的文件，這個(gè)文件拿出去一看就是我們所的文件。這是第一步。    　　這步做出來(lái)以后，我們就開(kāi)始要建范本庫(kù)，范本就是大家說(shuō)的事務(wù)所長(zhǎng)期適用的很優(yōu)秀的一些版本，這個(gè)是需要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)和合伙人仔細(xì)審核，要加注、要加各種各樣的起草說(shuō)明這樣的一套東西。這套東西每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)都會(huì)自己有一些，但是在事務(wù)所整體層面來(lái)做仍然是一個(gè)非常非常大的工程，因?yàn)樗泻匣锶硕际呛苊Φ模阕屗麄兓〞r(shí)間來(lái)做一個(gè)不掙錢的事情，確實(shí)是很難為他們。但是因?yàn)檫@個(gè)東西對(duì)事務(wù)所長(zhǎng)久發(fā)展來(lái)講非常重要，所以從管理層、各個(gè)層面都在大力推進(jìn)這方面的工作。    　　他不可能完全就用這些范本涵蓋住，肯定還有各種各樣的多變性、各種各樣的參考資料、各種的備忘錄、各種的東西，如果你從幾百萬(wàn)的文件里面在系統(tǒng)里面進(jìn)行檢索，如果是一個(gè)關(guān)鍵詞，比如說(shuō)“反商業(yè)賄賂”，你一下檢索出來(lái)九千個(gè)文件，那等于和沒(méi)檢是一樣的，因?yàn)檫@個(gè)律師沒(méi)有時(shí)間具體在去摘。在這種情況下，要從我們文檔系統(tǒng)里面，就是我們 DM 系統(tǒng)里把正常的項(xiàng)目文件里比較有價(jià)值的東西挑出來(lái)，單獨(dú)放在一個(gè)庫(kù)里，這樣會(huì)讓業(yè)務(wù)部門(mén)的律師在工作過(guò)程中可以到這個(gè)庫(kù)里面去找一些參考文件，這個(gè)也是知識(shí)管理工作一個(gè)很重要的部分。    　　我們能夠做到這個(gè)，實(shí)際上歸根到底還是因?yàn)橛幸粋€(gè) DM 系統(tǒng)，因?yàn)槟莻€(gè)系統(tǒng)能量還是很大的，它可以做中英文全文的檢索，所以你再他的系統(tǒng)里面輸出任何的關(guān)鍵詞，它就可以在你規(guī)定的這些庫(kù)里面和你授權(quán)的庫(kù)里面把所有含這些關(guān)鍵詞的文件都調(diào)出來(lái)，這樣讓我剛才說(shuō)的有一個(gè)問(wèn)題，如果業(yè)務(wù)文件量相當(dāng)大，有一稿、二稿、終稿，還有各種各樣的草稿，在這個(gè)時(shí)候關(guān)鍵詞調(diào)出來(lái)東西的是參差不齊，還有一些是垃圾。知識(shí)管理的另外一個(gè)工作就是要把這些里頭最核心的一些有價(jià)值的東西挑出來(lái)，然后放到一個(gè)庫(kù)里面。    　　除了這個(gè)之外還有很多外面的文章、調(diào)研資料和法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)，我們訂購(gòu)了一些法規(guī)數(shù)據(jù)庫(kù)可以查法規(guī)的，這時(shí)候我們又在 DM 系統(tǒng)里面建了一個(gè)網(wǎng)上圖書(shū)館，這樣大家根據(jù)不同的需要可以進(jìn)不同的庫(kù)去找和它相關(guān)的一些東西，這是我們的一個(gè)目標(biāo)。    　　這個(gè)工作實(shí)際上大家聽(tīng)著也可以想象得到，有這么多業(yè)務(wù)領(lǐng)域、這么多的律師、有這么大量的業(yè)務(wù)文件從里頭要挑出這些東西來(lái)，還有一些核心的要做成范本，這是需要多大的一個(gè)工作量，是一個(gè)很大的工程。這個(gè)工程要做出來(lái)的時(shí)候，確實(shí)我們都感到人力、各個(gè)方面還是非常有限的，尤其在律師、業(yè)務(wù)部門(mén)不能夠花很多時(shí)間來(lái)配合做這個(gè)事情的時(shí)候，這個(gè)工作進(jìn)展起來(lái)還是非常困難的。    　　但是我們現(xiàn)在在努力一步一步的在往前推這個(gè)東西。我們主要是想知識(shí)管理里頭最核心的一個(gè)東西，要想把這個(gè)東西推動(dòng)下去，最核心的東西是要取得大家的重視。但是這個(gè)重視實(shí)際上在我們 2004年、2008 年給大家提到“知識(shí)管理”這個(gè)詞，大家首先反映的就是圖書(shū)館，就是能夠查一些資料的東西，甚至有人都沒(méi)有聽(tīng)說(shuō)過(guò)知識(shí)管理這個(gè)詞，更不會(huì)考慮到它對(duì)事務(wù)所的重要。大家都在抱怨，我找不著文件，我需要東西的時(shí)候找不著，你們這個(gè)事務(wù)所是怎么搞的，你讓我們?nèi)スぷ?，然后有那么多東西找不著這是怎么回事，但是真正讓每個(gè)人去具體做的時(shí)候又不會(huì)去做，這里頭實(shí)際上就是要在事務(wù)所技術(shù)層面開(kāi)發(fā)知識(shí)管理的平臺(tái)、技術(shù)平臺(tái)，還有做它的框架、整體設(shè)計(jì)同時(shí)還要抓企業(yè)的共享文化，實(shí)際上一個(gè)事務(wù)所要想把知識(shí)管理做起來(lái)，沒(méi)有一個(gè)共享文化作為基礎(chǔ)是不行的，所以在這一點(diǎn)上我們就使用了各種各樣的方法，在全所的范圍內(nèi)、合伙人的范圍內(nèi)，包括在不同層面、資深律師層面、初級(jí)律師層面、各個(gè)層面做各種各樣關(guān)于知識(shí)管理庫(kù)和知識(shí)管理的這些宣傳工作來(lái)提高大家對(duì)知識(shí)方面的重視。