做好信息化項(xiàng)目前的準(zhǔn)備工作 有備無患

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要把信息化項(xiàng)目當(dāng)作一個(gè)工程來管理，特別是諸如ERP、CRM等大型信息化管理項(xiàng)目，更是要有一套科學(xué)的管理與實(shí)施方法，才能夠保障項(xiàng)目的效果。若想用一篇文章說清楚信息化項(xiàng)目管理的方法，基本上是不可能的。若真的要談，也都是一些條條框框的內(nèi)容。筆者今天從信息化項(xiàng)目管理的一個(gè)角度出發(fā)，即項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作出發(fā)，談?wù)勥@個(gè)CIO如何做好項(xiàng)目管理的問題。

中國有句俗話，叫做居安思危，思則有備，有備無患。意思就是說，事先有了充分的準(zhǔn)備，就不會(huì)產(chǎn)生禍患。 我們CIO在負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，也必須如此。事先做好準(zhǔn)備，才能夠把信息化項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；并且對(duì)其他信息化項(xiàng)目的效果也有很大的促進(jìn)作用。

具體的來說，筆者認(rèn)為，CIO在項(xiàng)目之前要做好三項(xiàng)基本工作。

一、需求調(diào)研要預(yù)先做

不少人在談到信息化項(xiàng)目管理的時(shí)候，認(rèn)為第一個(gè)步驟就是“軟件選型”。筆者認(rèn)為這并不妥當(dāng)。因?yàn)槠髽I(yè)在不清楚自己的具體需求的情況下，就匆匆忙忙進(jìn)行軟件選型，那就好像是盲人摸象，很難取得成效。

巧婦難為無米之餐，這個(gè)米就是企業(yè)的需求。若沒有這個(gè)需求的話，就是最有能力的CIO，恐怕也很難作出一頓像樣的“信息化項(xiàng)目”大餐來。所以，筆者在任何一個(gè)信息化項(xiàng)目之前，都會(huì)花一段時(shí)間去跟各個(gè)部門的員工溝通一下，大致了解員工心中的想法。

如筆者從事CIO這個(gè)職位以來，負(fù)責(zé)的第一個(gè)信息化項(xiàng)目就是部署企業(yè)自己的郵箱系統(tǒng)。在接到這個(gè)指令以后，筆者不是盲目的去跟微軟等郵件服務(wù)提供商聯(lián)系，而是設(shè)計(jì)了一份需求調(diào)研表，向各個(gè)部門征集需求建議。需求表發(fā)下去沒到三天，就收集上來了近百條需求。典型的有如下內(nèi)容需求。

一是銷售部門要求在群發(fā)郵件的時(shí)候，能夠自動(dòng)改變客戶稱呼。如企業(yè)有連個(gè)客戶，聯(lián)系人分別為李公跟周公。銷售部門有新產(chǎn)品信息的話，就會(huì)像客戶發(fā)郵件通知。為了節(jié)省工作量，銷售人員往往是群發(fā)郵件。所以，銷售人員在群發(fā)的時(shí)候，希望郵件開頭的稱呼，能夠隨著客戶的不同，而選擇對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人。如李公或者周公等等。

二是銷售部總監(jiān)希望所有跟客戶來往的信件，都能夠自動(dòng)在他的郵箱中備份。從而來銷售總監(jiān)可以了解到銷售人員跟客戶的溝通情況。而且，企業(yè)不少客戶都是通過郵件下單、詢問價(jià)格。所以，讓客戶的郵件自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給銷售總監(jiān)，也利于其進(jìn)行管理。

三是不少部門員工還反映，能否直接通過瀏覽器也可以訪問郵件系統(tǒng)。原來在他們以前供職的單位，也有郵箱系統(tǒng)。但是，那個(gè)必須要有特定的郵件客戶端才可以查看郵件。當(dāng)員工在家里辦公或者出差的時(shí)候，就非常的不方便。所以，他們就希望這次的郵件系統(tǒng)能夠直接通過網(wǎng)頁訪問。

筆者了解到了這些需求之后，在后續(xù)進(jìn)行軟件選型的時(shí)候，就游刃有余了。筆者根據(jù)這份需求，向各個(gè)郵箱系統(tǒng)提供商一一詢問。若能夠一一實(shí)現(xiàn)這些需求的，就列入了候選供應(yīng)商。然后再根據(jù)郵箱服務(wù)器的價(jià)格、性能等因素最后確定具體的合作廠商。

二、項(xiàng)目目標(biāo)要預(yù)先定

目標(biāo)對(duì)于信息化項(xiàng)目來說非常重要。因?yàn)樾畔⒒?xiàng)目跟實(shí)體項(xiàng)目不同。如建造一個(gè)廠房。廠房在一層層的蓋起來，大家都可以看的到，所以管理起來就比較方便。但是，對(duì)于大部分信息化項(xiàng)目來說，有很多都是比較空的內(nèi)容，或者說，效益可能要等到項(xiàng)目上線后幾個(gè)月才能夠反映出來。如erp系統(tǒng)的提高倉庫庫存準(zhǔn)確率、提高庫存周轉(zhuǎn)速度這些內(nèi)容，只有在ERP系統(tǒng)上線后半年左右的時(shí)間才能夠體現(xiàn)出來。故若在項(xiàng)目開始之前，沒有定義相關(guān)的目標(biāo)，則項(xiàng)目就很難管理與控制。

就再以上面這個(gè)郵箱項(xiàng)目為例，筆者在做好初步需求調(diào)研的同時(shí)，還著手進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)的制定。

如要制定的第一個(gè)目標(biāo)就是項(xiàng)目的周期。這個(gè)周期定的太長顯然不好，會(huì)增加項(xiàng)目的成本；定的太短也不好，會(huì)影響項(xiàng)目的效果。所以，筆者就跟一些過來人討教。根據(jù)他們的建議，結(jié)合我們公司具體需要實(shí)現(xiàn)的需求，設(shè)置了一個(gè)比較合理的項(xiàng)目周期。這也是項(xiàng)目選型的一個(gè)重要參考指標(biāo)。

如對(duì)于什么時(shí)候?qū)崿F(xiàn)什么目標(biāo)進(jìn)行明確定義。有些需求可能需要通過二次開發(fā)來完成，但是這往往需要花費(fèi)比較多的時(shí)間。所以，若讓所有的需求一次性完成的話，則往往會(huì)影響項(xiàng)目的上線時(shí)間。故筆者的做法是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分段實(shí)施。所以，CIO接下去要做到就是根據(jù)自己對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的了解，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分割。在什么時(shí)候完成什么樣的目標(biāo)，進(jìn)行清晰的定義。之所以這個(gè)工作要預(yù)先做，主要就是為了防止對(duì)軟件公司牽著鼻子走。因?yàn)槟闳舨皇孪扔杏?jì)劃，則對(duì)方就很可能按照他們的業(yè)務(wù)繁忙情況來安排工作。這顯然對(duì)于企業(yè)來說，是不利的。

如對(duì)于項(xiàng)目選型的時(shí)間也要進(jìn)行定義。筆者遇到過不少的企業(yè)，實(shí)施一個(gè)ERP項(xiàng)目，選型時(shí)間就花了一年多。雖然說，選型工作是非常重要的，但是，花了這么多時(shí)間，就有點(diǎn)過頭了。一年多下來，員工的耐心都給你磨掉了，以后哪還有什么動(dòng)力來實(shí)施這個(gè)項(xiàng)目呢？所以，在制定目標(biāo)的時(shí)候，最好對(duì)項(xiàng)目選型有最后的一個(gè)截至日期。防止項(xiàng)目選型占用比較多的時(shí)間。

總之，筆者認(rèn)為，目標(biāo)是指導(dǎo)我們工作的工具。雖然說，計(jì)劃遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有變化快。但是，若沒有目標(biāo)計(jì)劃的話，則在信息化項(xiàng)目的推進(jìn)中，我們很容易迷失方向，也很容易被對(duì)方牽著鼻子走。

三、項(xiàng)目成員要預(yù)先確定

信息化項(xiàng)目若光靠CIO一個(gè)人是很難推動(dòng)的。有些綜合性的信息化管理軟件，如ERP、CRM等等要全公司動(dòng)員。所以，CIO在項(xiàng)目之前要做的第三項(xiàng)準(zhǔn)備工作就是要確立項(xiàng)目成員。

首先，CIO要確定項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。火車跑的快，全靠火車頭。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)于信息化項(xiàng)目的作用，就好像這個(gè)火車頭。一個(gè)信息化管理軟件部署的效果好不好，其實(shí)，80%左右要看這個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。對(duì)于大多數(shù)管理軟件來說，CIO并不是一個(gè)很合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人人選。因?yàn)镃IO由于工作背景等因素的限制，對(duì)于企業(yè)管理實(shí)務(wù)掌握的并不是精通；另一方面國內(nèi)很多企業(yè)的CIO權(quán)利沒有想象中的那么大，很少參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)決策層去。所以，CIO在信息化項(xiàng)目中的角色，筆者認(rèn)為應(yīng)該是“有權(quán)利”的副職。利用項(xiàng)目管理員的專業(yè)判斷來做好項(xiàng)目的推進(jìn)工作。

其次，CIO要考慮關(guān)鍵用戶的穩(wěn)定性。任何一家企業(yè)都不希望自己公司為他人做嫁衣裳。由于有些CIO在事先沒有考慮到這方面的內(nèi)容，結(jié)果有不少的員工等到這個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后（甚至還沒上線），學(xué)完了東西就跳糟走人了。這對(duì)于企業(yè)來說，影響是巨大的。缺乏關(guān)鍵用戶的支持，項(xiàng)目的效果與進(jìn)度都會(huì)打折扣。所以，筆者認(rèn)為，CIO在招募項(xiàng)目成員的時(shí)候，最好能夠跟人事經(jīng)理對(duì)公司管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性做個(gè)評(píng)估。若員工不怎么穩(wěn)定的話，則要采取一定的措施，來保障軟件關(guān)鍵用戶的穩(wěn)定性。不要讓企業(yè)為其他單位白白的培養(yǎng)人才。

再者，要合理設(shè)置項(xiàng)目小組的人數(shù)。若項(xiàng)目參與的人數(shù)過多，則會(huì)影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)；同時(shí)，嘴多口雜，也很難統(tǒng)一意見。若項(xiàng)目參與的人數(shù)太少，則出主意的人就睡比較少；某個(gè)關(guān)鍵用戶離職后對(duì)于企業(yè)的影響也會(huì)比較大。筆者在安排項(xiàng)目小組成員時(shí)，一般每個(gè)部門抽調(diào)兩個(gè)人左右。如此關(guān)鍵用戶離職后也可以有人接任，同時(shí)也不會(huì)對(duì)部門的正常運(yùn)作產(chǎn)生多大的不利影響。若部門人數(shù)比較少的話，則可以只有一個(gè)人參加。但是，無論部門業(yè)務(wù)是否跟這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)，一定要有人參加。因?yàn)槠髽I(yè)各個(gè)部門是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，即使沒有直接關(guān)聯(lián)的話，也會(huì)有他們需要配合的地方。故他們的參加，有助于項(xiàng)目的整體進(jìn)度與效果。

預(yù)則立，不預(yù)則廢。在信息化項(xiàng)目開始之前，做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作。只有如此，CIO后續(xù)的工作才能夠順利展開；才能夠把信息化項(xiàng)目的主動(dòng)權(quán)掌握在自己手中。所以，筆者建議各位CIO，在負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目的時(shí)候，要切實(shí)的做好項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備工作，特別是上面的三項(xiàng)內(nèi)容。這是信息化項(xiàng)目得以保質(zhì)保量按時(shí)完成的一個(gè)必要條件。（硅谷動(dòng)力）