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項(xiàng)目管理:預(yù)設(shè)失敗力求成功
項(xiàng)目失敗率總是高得驚人。其中一個(gè)原因就是,在項(xiàng)目最重要的前期規(guī)劃階段,人們大多不愿意直言不諱地說出他們的保留意見。如果能讓那些對項(xiàng)目很知情、擔(dān)心項(xiàng)目可能會出問題的反對派暢所欲言,項(xiàng)目的成功率就會大大提高。
1989年,沃頓商學(xué)院(Wharton School)的德博拉;米切爾(Deborah J. Mitchell)、康奈爾大學(xué)(Cornell)的杰伊•羅素,以及科羅拉多大學(xué)(University of Colorado)的南希;彭寧頓(Nancy Pennington)所做的一項(xiàng)研究顯示,預(yù)想式回顧(prospective hindsight),也就是預(yù)先設(shè)想事情已經(jīng)結(jié)束時(shí)的情況,能夠使人們準(zhǔn)確找出未來結(jié)果之成因的能力提高30%。我們在預(yù)想式回顧法的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出一套所謂事前驗(yàn)尸(premortem)的方法,幫助項(xiàng)目小組在一開始就確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)所在。
事前驗(yàn)尸是事后驗(yàn)尸(postmortem)的一種相反假設(shè)。醫(yī)學(xué)上,事后驗(yàn)尸可以讓醫(yī)生和家屬找到死者的死因,顯然這對除了死者之外的每個(gè)人都有好處。而在企業(yè)管理中,事前驗(yàn)尸是在項(xiàng)目開始之前進(jìn)行的,目的是改善項(xiàng)目運(yùn)營,而不是等到項(xiàng)目結(jié)束后再進(jìn)行回顧檢討。一般的項(xiàng)目評審是詢問項(xiàng)目小組人員哪里可能會出問題,事前驗(yàn)尸卻是先假設(shè)患者已經(jīng)死亡,然后追究其死因。也就是說,項(xiàng)目小組成員必須對項(xiàng)目的失敗給出合理的解釋。
典型的事前驗(yàn)尸做法是,由公司領(lǐng)導(dǎo)先向小組成員簡單介紹擬開展項(xiàng)目的情況,隨后告知他們,項(xiàng)目已經(jīng)徹底失敗。在接下來的數(shù)分鐘內(nèi),在場的每個(gè)人各自寫出他們所能想到的每一個(gè)失敗原因,尤其是一般情況下他們礙于情面而不愿意提出的一些潛在問題。例如,一家《財(cái)富》50強(qiáng)公司在投資一個(gè)數(shù)億美元的可持續(xù)環(huán)保項(xiàng)目之前,就舉行了這樣一次事前驗(yàn)尸會議:先假設(shè)該項(xiàng)目已經(jīng)失敗,然后一名高管分析失敗原因是CEO退休了,公司對該項(xiàng)目的熱情也隨之減退;另一名高管則將失敗歸咎于政府部門的政策變化,這使得該項(xiàng)目的商業(yè)依據(jù)不再充分。
接下來,公司領(lǐng)導(dǎo)要求從項(xiàng)目經(jīng)理開始每個(gè)成員輪流陳述一條失敗原因,不能重復(fù),直到所有原因都記錄下來。會議結(jié)束后,項(xiàng)目經(jīng)理就認(rèn)真研讀這些記錄,并找到完善計(jì)劃的辦法。又比如,公司承接了一個(gè)項(xiàng)目,為空軍作戰(zhàn)規(guī)劃人員設(shè)計(jì)最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)算法。在冗長的項(xiàng)目啟動會上,項(xiàng)目小組的一名成員始終沉默不語,然而在之后的事前驗(yàn)尸”會上,他卻主動發(fā)言,認(rèn)為其中一個(gè)算法不大適用于在戰(zhàn)場上使用的某些手提電腦,當(dāng)使用者十萬火急地需要演算結(jié)果時(shí),軟件卻得運(yùn)行數(shù)小時(shí)之久。他指出,除非能找到一個(gè)替代方案,否則,這個(gè)項(xiàng)目根本行不通。最后大家發(fā)現(xiàn),設(shè)計(jì)者們早就設(shè)計(jì)了一個(gè)更迅捷的算法,只是他們原先不愿意提出來而已。于是,他們改而采用替代方案,項(xiàng)目隨后獲得了極大的成功。
在另一家公司產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的事前驗(yàn)尸會上,一名高級主管指出項(xiàng)目的失敗原因在于:在把新產(chǎn)品方案提交公司評審之前,他們沒有足夠的時(shí)間對產(chǎn)品的商業(yè)前景進(jìn)行可行性分析。而在之前90分鐘的項(xiàng)目啟動會上,從頭到尾卻沒有人提到時(shí)間不夠的問題。多虧那位高級主管的提醒,項(xiàng)目經(jīng)理才迅速修訂了計(jì)劃,將公司決策程序所需的時(shí)間考慮了進(jìn)去。
盡管很多項(xiàng)目小組會在項(xiàng)目啟動前進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析,但是事先假設(shè)項(xiàng)目失敗的評估方法擁有其他方法所不具備的優(yōu)勢。實(shí)際上,事前驗(yàn)尸不僅能幫助項(xiàng)目小組及早地認(rèn)識到潛在的問題,它還能夠防止一些對項(xiàng)目過度投入的人員產(chǎn)生一種死撐到底的偏執(zhí)心理。此外,提出其他人都未曾想到的風(fēng)險(xiǎn),不僅體現(xiàn)了提出者的才智和經(jīng)驗(yàn),也讓其他人員受益匪淺。另外,事前驗(yàn)尸還使得小組成員提高了警覺性,在項(xiàng)目啟動后一旦有出問題的苗頭,就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。最后,要想避免項(xiàng)目失敗后驗(yàn)尸的痛苦,事前驗(yàn)尸可能是最好的解決辦法了。(CIO時(shí)代網(wǎng))
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