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CIO應(yīng)該如何為企業(yè)搭建統(tǒng)一通訊架構(gòu)?
CIO應(yīng)該如何為企業(yè)搭建統(tǒng)一通訊架構(gòu)?1
Accenture的CIO Frank Modruson在芝加哥與12位員工一起進(jìn)行視頻會議,而其中一半的員工在馬德里,他們進(jìn)行了一場豐富的頭腦風(fēng)暴。同時,他也在他的筆記本計算機(jī)上與位在Minneapolis的員工Paul進(jìn)行私人的視頻對談。Modruson決定讓Paul加入視頻會議,這樣Paul能夠直接在討論中貢獻(xiàn)他的想法。他將VGA訊號線插到筆記本計算機(jī)上,然后按下一個按鈕。就這樣,Paul就可以立即與芝加哥和馬德里進(jìn)行對話。另外將筆記本計算機(jī)的小型攝像機(jī)對向視頻會議畫面,Paul也可以看到其它與會者,而與會人員也能看到Paul。他們能夠輕松地加入一個復(fù)雜的討論主題─基礎(chǔ)架構(gòu)外包─并且很快地達(dá)成決議。
Accenture公司是一家跨越49個國家,擁有180,000以上員工的大型公司,Accenture公司以能夠快速響應(yīng)客戶而自豪:技術(shù)顧問能夠在很快的時間就決定是否跳上飛機(jī)飛往客戶。Paul和他同事之間得以直接進(jìn)行意見交換,可能要?dú)w功于統(tǒng)一的通訊平臺,提供了優(yōu)異的視頻會議以及交談機(jī)制,以整合Accenture公司員工所使用的許多通訊技術(shù)。
統(tǒng)一通訊(Unified Communication, UC)主要是一種軟件,這個軟件負(fù)責(zé)協(xié)助統(tǒng)一不同的技術(shù)。在Accenture公司,統(tǒng)一的通訊平臺包括了:能夠在前端顯示的位置指示功能,能夠讓員工告訴對方他們的位置在哪里(例如,在某個會議中或是在電話上);而在后端,這個平臺則能統(tǒng)一不同的技術(shù)裝置,建立能夠接收不同的影像郵件、影像、實(shí)時訊息(IM)以及電子郵件等的單一信箱,這樣大家就可以隨時的進(jìn)行通訊,而不用理會身在何方。Accenture公司的員工可以從視頻會議切換到在線團(tuán)隊的工作討論會上,而不會有中斷的情況,或是只要很簡單的按下某個按鈕,就可以從實(shí)時訊息談話切換到電話的對話,或甚至是轉(zhuǎn)換成傳真─這些轉(zhuǎn)換所依賴的都是這套共享平臺。
對Modruson而言,最重要的是費(fèi)用上的效益。他說,Accenture公司藉由視頻會議已經(jīng)在洽公支出的成本上節(jié)省了數(shù)百萬。光是在2008年6月這個月份,藉由使用視頻會議,至少有425位員工省下了國際旅行的費(fèi)用。Modruson說:“我們的管理團(tuán)隊對全世界的貢獻(xiàn)良多,所以我們想要藉由遠(yuǎn)程的團(tuán)隊合作做出更好的服務(wù)?!?/P>
統(tǒng)一通訊應(yīng)用程序可建置出“固定行動整合機(jī)制(fixed mobile convergence, FMC)”。FMC的重點(diǎn)是要將固定及移動的通訊組件整合在一起,統(tǒng)一通訊牽涉到必須提供工具讓使用者能夠在有線,以及無線等多種不同的通訊頻道中進(jìn)行不中斷的切換。Gartner的管理副總Bob Hafner認(rèn)為這已經(jīng)是一種趨勢,因為有太多種訊息傳遞方式,“就好像身在廚房的廚師一樣?!盚afner說:“統(tǒng)一通訊可以提供給員工真正需要的工具,讓員工能進(jìn)行更有效率的溝通?!?/P>
但是你可不要把UC項目丟給你的電信主管就解決了;需要有CIO的支持,才能夠成功地建制統(tǒng)一通訊架構(gòu)。統(tǒng)一通訊需要IT部門的不同團(tuán)隊一起合作,像是網(wǎng)絡(luò)工程師、服務(wù)器管理員以及電信工程師等,另外還有公司的相關(guān)使用者部門以及許多服務(wù)提供廠商,例如VoIP、網(wǎng)絡(luò)和視頻通訊等。
根據(jù)早期的一些采用UC的使用者經(jīng)驗,包括Modrusong自己和來自Groupe Danone(在美國擁有Dannon品牌)、United Natural Goods、Gamestop和CNL Financial的一些CIO都認(rèn)為,如果想要建置UC就要徹底的進(jìn)行。UC會對公司的許多原則以及習(xí)慣造成影響,包括員工所使用的行動裝置、通訊習(xí)慣以及管理標(biāo)準(zhǔn)等問題。而且跟一些大的改變一樣,UC也會產(chǎn)生要求員工適應(yīng)新科技的挑戰(zhàn)。因此要有個完整的計劃,并且能以堅定的決心執(zhí)行是很重要的。你也需要考慮,這可能會給公司的基礎(chǔ)架構(gòu)所帶來的改變,考慮想要采用的建置方式,以及相關(guān)的技術(shù)會對企業(yè)所造成的影響,等等。
影像游戲經(jīng)銷商Gamestop的CIO Jeff Donaldson說:“我們不想在整個公司采用漸進(jìn)開發(fā)方式的架構(gòu)─我想要讓大家直接就能使用功能完整的工具?!?/P>
1. 確認(rèn)效益
UC可能引發(fā)使用者很大的回饋。Forrester發(fā)現(xiàn),使用了他們的Total Economic Impact Model進(jìn)行分析,當(dāng)公司使用UC之后,生產(chǎn)力獲得明顯的成長,成本也有所節(jié)省。相關(guān)技術(shù)的投資包含了“雨傘”系統(tǒng),可以結(jié)合像是IM和視頻會議的組件(例如Microsoft的 Office Communications Server 2007)。UC在一開始使用時,還需要其它的因素配合,像是增加帶寬和儲存空間(為了搭配視頻會議和語音郵件)。你可能也需要聘用了解整個UC架構(gòu)的顧問,以便協(xié)助你整合整個系統(tǒng)。
Forrester的副總裁Elizabeth Herrell說:“企業(yè)實(shí)務(wù)主要是建立在企業(yè)流程的改善上?!边@些行為包括了減少做出決策所需要的時間、快速的問題解決以及加速銷售循環(huán)。 Herrell另外補(bǔ)充提到,UC可提升工作團(tuán)隊的團(tuán)隊合作,協(xié)助公司增加投入市場的時間,然后減少出差以及訓(xùn)練的費(fèi)用。
E. Jeffrey Hutchinson是North America of Groupe Danone的 CIO,他描述統(tǒng)一通訊是一種“Brady Bunch”的過程(Brady Bunch 是一個美國的經(jīng)典戲劇,主要的劇情是一個大家庭的故事),就是必須整合文字、聲音、影像、VoIP和訊息等。其中的一些組件,例如來自Cisco的電話和網(wǎng)絡(luò)交換器、IBM的一些工具,可能都已經(jīng)是既存的設(shè)備?,F(xiàn)在Groupe Danone則是在處理如何升級筆記本計算機(jī);Hutchinson的團(tuán)隊則是在評估使用內(nèi)建的小型攝像機(jī),以了解目前的版本是否能夠支持他們所尋找的影響解決方案。
與Modruson一樣的是,Hutchinson以降低出差費(fèi)用作為主要的效益訴求。他必須接受7個不同位置的員工向他進(jìn)行直接報告,并且要能夠透過 VoIP使用高分辨率主持定期會議。一開始的投資可能看不太出來回饋在什么地方?!暗俏覀儚膬蓚€方向觀察:這個架構(gòu)如何增加我們的業(yè)績并且提升效益?以及如何提升我們的生產(chǎn)力?”UC甚至可以協(xié)助Groupe Danone 永續(xù)經(jīng)營目標(biāo),像是減少二氧化碳的排放,成為綠色企業(yè)。
油價的高漲讓減少出差成為最重要的效益之一?!爱?dāng)我們開始進(jìn)行UC建置計劃的時候,石油危機(jī)還不明顯?!盚utchinson 表示,“但是,現(xiàn)在我們都面對這個危機(jī)了,所以我們調(diào)整發(fā)展的重心,并且在會議室加快office-based HD影像設(shè)備的建置?!?/P>
公司的目標(biāo)是要減少(或避免)出差的成本,以及節(jié)省一天內(nèi)部會議的時間。Hutchinson 說:“根據(jù)使用者的要求,我們需重新安排外部聯(lián)機(jī)‘通道’的優(yōu)先性”。
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