協(xié)同辦公OA系統(tǒng)創(chuàng)建企業(yè)知識(shí)文檔管理的最佳共享環(huán)境

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        伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識(shí)管理已成為企業(yè)管理實(shí)踐的主題。知識(shí)管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識(shí)管理在企業(yè)的實(shí)現(xiàn)方式。美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心對(duì)知識(shí)管理的定義：“知識(shí)管理應(yīng)該是組織一種有意識(shí)采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進(jìn)而將之通過(guò)不同的方式付諸實(shí)踐，最終達(dá)到提高組織業(yè)績(jī)的目的。” 戰(zhàn)略即方法，方法即手段，管理理論與信息技術(shù)的結(jié)合成為構(gòu)建企業(yè)知識(shí)管理體系的重要手段。信息技術(shù)將快速、準(zhǔn)確的知識(shí)歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應(yīng)用，使基于信息技術(shù)的知識(shí)管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識(shí)共享與利用，并且同企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，構(gòu)筑企業(yè)協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用成為企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)方式。
        企業(yè)知識(shí)管理面臨的四大難題
        信息的膨脹，每天企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12-18個(gè)月就會(huì)擴(kuò)展一倍，這種幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)的信息量讓企業(yè)的管理者無(wú)所適從。
        信息的孤島，在企業(yè)信息化管理的進(jìn)程中，企業(yè)先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等，數(shù)據(jù)也依然被封存在各種不同的系統(tǒng)中，信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏一個(gè)統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨(dú)立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙。
        信息的非結(jié)構(gòu)化，對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識(shí)的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫(kù)難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對(duì)于企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，往往一個(gè)備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會(huì)隱藏了非常重要的信息資源。
        信息的非個(gè)性化，企業(yè)的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等都是企業(yè)知識(shí)的提供者和需求者，他們對(duì)知識(shí)和信息的切入點(diǎn)及關(guān)注點(diǎn)有本質(zhì)的區(qū)別，很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，組織內(nèi)成員無(wú)法按需所取，知識(shí)和信息無(wú)法分類，知識(shí)不能有效積累和利用。
        綜上所述，企業(yè)的知識(shí)管理實(shí)踐迫切需要一種為企業(yè)提供組織、搜索和獲取真正有價(jià)值的信息與知識(shí)的解決方法。需要利用統(tǒng)一的平臺(tái)來(lái)為員工、管理者、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等企業(yè)活動(dòng)的參與者提供全面的企業(yè)知識(shí)管理和應(yīng)用?；趨f(xié)同理念的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)以其先進(jìn)的管理理念和高效的工作平臺(tái)將知識(shí)管理的過(guò)程同企業(yè)運(yùn)營(yíng)流程緊密結(jié)合，為企業(yè)知識(shí)的積累、分享、利用和創(chuàng)新構(gòu)建了良好的實(shí)現(xiàn)環(huán)境。
        協(xié)同辦公OA平臺(tái)如何構(gòu)建企業(yè)知識(shí)管理
        知識(shí)是企業(yè)的一種特殊的資源，是個(gè)人和組織的智力資本。對(duì)于企業(yè)而言知識(shí)積累、分享、利用、創(chuàng)新的過(guò)程同企業(yè)實(shí)際的業(yè)務(wù)和工作流程是緊密關(guān)聯(lián)的，知識(shí)管理的過(guò)程和企業(yè)的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過(guò)程合而為一，這正是企業(yè)知識(shí)管理的本質(zhì)。一方面，知識(shí)來(lái)源于工作而應(yīng)用于工作，作為辦公平臺(tái)，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為知識(shí)管理提供實(shí)際層面的支持；另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與知識(shí)管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識(shí)管理的需求。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)知識(shí)管理營(yíng)造一個(gè)開放、共享、協(xié)同的知識(shí)實(shí)踐環(huán)境。
        企業(yè)的知識(shí)管理可以分為三方面：
        1、對(duì)知識(shí)內(nèi)容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識(shí)和人的經(jīng)驗(yàn)、技能等隱性知識(shí)）的管理。而知識(shí)管理的關(guān)鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識(shí)內(nèi)容并建設(shè)企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，這包括它的及時(shí)性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；
        2、知識(shí)流動(dòng)環(huán)節(jié)的管理，包括知識(shí)的生產(chǎn)、知識(shí)的獲取、知識(shí)的整理、知識(shí)的傳遞、知識(shí)的共享、知識(shí)的利用、知識(shí)的積累、知識(shí)的創(chuàng)新等。知識(shí)能夠大流量、高效率的進(jìn)行流轉(zhuǎn)，把知識(shí)迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個(gè)方面中，以最佳的方式實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享、利用和增值；
        3、知識(shí)載體（人和組織）的管理，這包括對(duì)人員和組織進(jìn)行變革，使其能適應(yīng)知識(shí)管理的需求，讓人和組織在知識(shí)的活動(dòng)中最大程度的受益。
        下面我們就以上三個(gè)層面的管理需求在協(xié)同辦公平臺(tái)上的如何實(shí)現(xiàn)做進(jìn)一步的闡述：
        知識(shí)內(nèi)容的管理在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)
        提供了全面的知識(shí)文檔管理的框架，可自定義的目錄結(jié)構(gòu)對(duì)知識(shí)進(jìn)行完全規(guī)范化的組織，對(duì)知識(shí)進(jìn)行合理的分類，建立企業(yè)級(jí)知識(shí)庫(kù)，保證企業(yè)知識(shí)信息的有效積累
        通過(guò)定義文檔目錄及文檔模版設(shè)置，并結(jié)合文檔審批流程，對(duì)文檔進(jìn)行多種形式的發(fā)布。如新聞發(fā)布
        2、工作過(guò)程中的知識(shí)積累
        在工作過(guò)程中各部門人員在系統(tǒng)中積累不同的信息內(nèi)容
        A、銷售部
        為每個(gè)客戶建立完整的客戶卡片，客戶資源集中管理，防止資源流失。
        銷售人員在銷售過(guò)程中及時(shí)填寫客戶聯(lián)系記錄，部門主管可對(duì)客戶狀態(tài)及時(shí)掌控，職位變動(dòng)或人員離職不會(huì)影響銷售工作的開展。
        銷售過(guò)程中產(chǎn)生的需求分析、方案書、合同等各類文檔存儲(chǔ)到相應(yīng)的文檔目錄中，并同相關(guān)客戶卡片關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        B、人力資源部
        在系統(tǒng)中建立人事檔案庫(kù)
        工作過(guò)程中產(chǎn)生的人事相關(guān)政策、招聘、通知、薪酬制度、培訓(xùn)計(jì)劃等文檔存儲(chǔ)在相應(yīng)的文檔目錄中
        C、行政管理部
        在系統(tǒng)中建立企業(yè)資產(chǎn)信息庫(kù)，并將資產(chǎn)相關(guān)的說(shuō)明書、采購(gòu)合同、維修手冊(cè)等文檔存儲(chǔ)到相應(yīng)文檔目錄中建立行政工作相關(guān)的供應(yīng)商卡片，并將相關(guān)文檔與卡片關(guān)聯(lián)。
        行政管理工作過(guò)程產(chǎn)生的通知、新聞等文檔存儲(chǔ)在相應(yīng)的文檔目錄中。
        D、項(xiàng)目管理部
        為每個(gè)項(xiàng)目建立完善的項(xiàng)目卡片，并對(duì)項(xiàng)目卡片進(jìn)行及時(shí)更新，項(xiàng)目成員可隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)程，項(xiàng)目卡片同客戶卡片建立關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的調(diào)研表、計(jì)劃書、方案書、項(xiàng)目報(bào)告等文檔存儲(chǔ)到相應(yīng)的文檔目錄，并同項(xiàng)目卡片關(guān)聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        3、從隱性到顯性的知識(shí)管理 
        知識(shí)管理過(guò)程同工作流程的結(jié)合，將人員在工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和工作方法等隱性非結(jié)構(gòu)化的知識(shí)挖掘并歸類形成顯性知識(shí)沉淀在知識(shí)系統(tǒng)?。員工會(huì)在系統(tǒng)中創(chuàng)建同工作相關(guān)或其他內(nèi)容的文檔，知識(shí)管理過(guò)程中的激勵(lì)機(jī)制會(huì)激發(fā)成員知識(shí)貢獻(xiàn)的熱情，這些文檔正是隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化成顯性知識(shí)的體現(xiàn)。
        4、同工作流程關(guān)聯(lián)的信息歸結(jié)
        審批流程將信息經(jīng)過(guò)審核、分類變成能協(xié)助個(gè)人、企業(yè)或團(tuán)體創(chuàng)造智能與價(jià)值的有用信息，如合同審批、客戶審批、項(xiàng)目審批、新聞審批、費(fèi)用報(bào)銷、工作總結(jié)等信息經(jīng)過(guò)審批后歸結(jié)成信息在系統(tǒng)中留存成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理過(guò)程中可隨時(shí)調(diào)用的有價(jià)值的信息。
        知識(shí)流動(dòng)在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)提供個(gè)性化信息門戶
        基于瀏覽器的信息門戶，集成企業(yè)內(nèi)外部的信息，為員工、客戶、合作伙伴等提供個(gè)性化的知識(shí)信息門戶，員工能迅速獲得與其職位和權(quán)限相關(guān)的知識(shí)，并隨時(shí)隨地在系統(tǒng)中創(chuàng)建和共享信息，知識(shí)推送功能讓系統(tǒng)在第一時(shí)間獲取同崗位職責(zé)相關(guān)的信息，保證信息的個(gè)性化。
        2、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)支持多種方式共享知識(shí)文檔
        協(xié)同辦公系統(tǒng)為成員提供多種方式獲取信息的通道，所有的用戶都可在系統(tǒng)中進(jìn)行知識(shí)文檔的高度共享，有價(jià)值的信息被迅速的傳遞和利用。
        通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)站查看
        通過(guò)“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔
        通過(guò)快速搜索或高級(jí)搜索查看
        通過(guò)知識(shí)地圖迅速獲得需要的知識(shí)文檔
        通過(guò)與即時(shí)通訊、工作流程等文檔推送機(jī)制獲得知識(shí)文檔
        文檔的批量共享
        通過(guò)文檔訂閱查看
        3、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)創(chuàng)建企業(yè)知識(shí)共享環(huán)境
        員工完全可以通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)知識(shí)積累、分享、利用、創(chuàng)新的過(guò)程，創(chuàng)建一個(gè)完善的知識(shí)共享的環(huán)境。
        設(shè)定不同的知識(shí)地圖，如專家地圖、崗位地圖、行業(yè)知識(shí)地圖等，方便知識(shí)的歸類和獲取。
        通過(guò)與文檔回復(fù)、協(xié)作區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、即時(shí)通訊、郵件、短信等的集成，加快知識(shí)文檔的流動(dòng)和共享。
        輔助的評(píng)分機(jī)制、訂閱機(jī)制、網(wǎng)上調(diào)查、在線編輯、收藏夾等功能提升知識(shí)文檔的利用。
        與人力資源的結(jié)合，激勵(lì)員工分享和創(chuàng)新知識(shí)，并幫助快速找到有知識(shí)專長(zhǎng)的人員。
        除文檔之外的系統(tǒng)中的其他信息也可以在權(quán)限范圍內(nèi)分享，如客戶卡片上的聯(lián)系記錄、項(xiàng)目卡片中記載的項(xiàng)目信息等可以作為經(jīng)驗(yàn)供相關(guān)人員分享。 
        1、員工在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        可創(chuàng)建自己的文檔目錄，并且不限層級(jí)，個(gè)人文檔滿足個(gè)性化需求，允許用戶隨時(shí)隨地進(jìn)行文檔創(chuàng)建和編輯。
        通過(guò)個(gè)人信息門戶獲取個(gè)性化信息，在系統(tǒng)構(gòu)建的知識(shí)環(huán)境中充分利用和分享知識(shí)。
        知識(shí)文檔中搭建各種知識(shí)地圖的應(yīng)用為員工的自主培訓(xùn)提供了最便捷高效的方式。
        系統(tǒng)為員工開通完全屬于自己的個(gè)性化的員工blog，讓員工在交流的過(guò)程中學(xué)習(xí)、分享、討論和協(xié)作，提供完全個(gè)性化的交流溝通平臺(tái)，充分體現(xiàn)個(gè)體在組織中的價(jià)值。
        文檔打分、知識(shí)訂閱、知識(shí)報(bào)表等知識(shí)激勵(lì)機(jī)制在完善企業(yè)知識(shí)庫(kù)的同時(shí)更有助于員工在系統(tǒng)中的知識(shí)成長(zhǎng)，提升員工個(gè)人知識(shí)管理水平。
        2、組織在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)搭建知識(shí)庫(kù)的同時(shí)與工作流程緊密結(jié)合，將人員、知識(shí)、信息、流程集成一體形成完善的企業(yè)知識(shí)管理和協(xié)同運(yùn)營(yíng)體系。
        企業(yè)信息門戶集成內(nèi)部員工和外部客戶、供應(yīng)商、合作伙伴的信息，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務(wù)的快速響應(yīng)。
        組織內(nèi)的成員在協(xié)同知識(shí)環(huán)境中快速成長(zhǎng)，業(yè)務(wù)能力和知識(shí)水平的提高逐步形成企業(yè)級(jí)的專家網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)企業(yè)知識(shí)管理體系的進(jìn)一步發(fā)展和優(yōu)化。
        組織憑借系統(tǒng)提供的強(qiáng)大的報(bào)表功能，實(shí)時(shí)對(duì)組織內(nèi)人員、知識(shí)、流程、各部門的業(yè)務(wù)信息等企業(yè)知識(shí)體系中的內(nèi)容進(jìn)行全方面的統(tǒng)計(jì)和分析，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理提供有效的決策支持。
        管理從本質(zhì)上是用智慧代替魯莽、用知識(shí)代替習(xí)慣、用合作代替強(qiáng)制。——杜拉克
        知識(shí)管理是企業(yè)管理實(shí)踐的主題。而知識(shí)管理并不能作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)存在，實(shí)踐證明：協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運(yùn)用，建立企業(yè)協(xié)同運(yùn)作環(huán)境正是企業(yè)知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)方式！