協(xié)同辦公OA系統(tǒng)創(chuàng)建企業(yè)知識文檔管理的最佳共享環(huán)境

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        伴隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識管理已成為企業(yè)管理實踐的主題。知識管理的重要性不言而喻，我們需要探討的是知識管理在企業(yè)的實現(xiàn)方式。美國生產(chǎn)力和質量中心對知識管理的定義：“知識管理應該是組織一種有意識采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進而將之通過不同的方式付諸實踐，最終達到提高組織業(yè)績的目的。” 戰(zhàn)略即方法，方法即手段，管理理論與信息技術的結合成為構建企業(yè)知識管理體系的重要手段。信息技術將快速、準確的知識歸納、提煉與交付成為可能，Internet的廣泛應用，使基于信息技術的知識管理系統(tǒng)，變?yōu)榭鐓^(qū)域、跨部門的知識共享與利用，并且同企業(yè)的業(yè)務流程緊密結合，構筑企業(yè)協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運用成為企業(yè)知識管理的實現(xiàn)方式。
        企業(yè)知識管理面臨的四大難題
        信息的膨脹，每天企業(yè)在運轉過程中都會產(chǎn)生大量的信息，所需處理的信息迅速膨脹，平均每12-18個月就會擴展一倍，這種幾何級數(shù)的增長的信息量讓企業(yè)的管理者無所適從。
        信息的孤島，在企業(yè)信息化管理的進程中，企業(yè)先后采用了多種管理系統(tǒng)，如CRM、HRM、ERP等，數(shù)據(jù)也依然被封存在各種不同的系統(tǒng)中，信息間缺乏相互聯(lián)系的通道，缺乏一個統(tǒng)一的界面，大量的信息，孤立的數(shù)據(jù)，多系統(tǒng)的相互獨立性也成企業(yè)的整體信息管理的障礙。
        信息的非結構化，對大多數(shù)企業(yè)來說，結構化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數(shù)據(jù)庫難以存取到的非結構化數(shù)據(jù)。而對于企業(yè)決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些“死角”里會隱藏了非常重要的信息資源。
        信息的非個性化，企業(yè)的不同人員如管理者、部門員工、客戶、供應商、合作伙伴等都是企業(yè)知識的提供者和需求者，他們對知識和信息的切入點及關注點有本質的區(qū)別，很多企業(yè)的信息化系統(tǒng)往往是“千人一面”，組織內(nèi)成員無法按需所取，知識和信息無法分類，知識不能有效積累和利用。
        綜上所述，企業(yè)的知識管理實踐迫切需要一種為企業(yè)提供組織、搜索和獲取真正有價值的信息與知識的解決方法。需要利用統(tǒng)一的平臺來為員工、管理者、客戶、供應商、合作伙伴等企業(yè)活動的參與者提供全面的企業(yè)知識管理和應用?；趨f(xié)同理念的企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)以其先進的管理理念和高效的工作平臺將知識管理的過程同企業(yè)運營流程緊密結合，為企業(yè)知識的積累、分享、利用和創(chuàng)新構建了良好的實現(xiàn)環(huán)境。
        協(xié)同辦公OA平臺如何構建企業(yè)知識管理
        知識是企業(yè)的一種特殊的資源，是個人和組織的智力資本。對于企業(yè)而言知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程同企業(yè)實際的業(yè)務和工作流程是緊密關聯(lián)的，知識管理的過程和企業(yè)的業(yè)務運營過程合而為一，這正是企業(yè)知識管理的本質。一方面，知識來源于工作而應用于工作，作為辦公平臺，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以為知識管理提供實際層面的支持；另一方面，協(xié)同辦公系統(tǒng)與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)知識管理營造一個開放、共享、協(xié)同的知識實踐環(huán)境。
        企業(yè)的知識管理可以分為三方面：
        1、對知識內(nèi)容（包括以文檔資料等形式存在的顯性知識和人的經(jīng)驗、技能等隱性知識）的管理。而知識管理的關鍵，第一是要迅速、有效的獲取知識內(nèi)容并建設企業(yè)的知識庫，這包括它的及時性、有效性、可被利用性和可持續(xù)發(fā)展性；
        2、知識流動環(huán)節(jié)的管理，包括知識的生產(chǎn)、知識的獲取、知識的整理、知識的傳遞、知識的共享、知識的利用、知識的積累、知識的創(chuàng)新等。知識能夠大流量、高效率的進行流轉，把知識迅速而通暢的貫穿到企業(yè)工作的各個方面中，以最佳的方式實現(xiàn)知識的共享、利用和增值；
        3、知識載體（人和組織）的管理，這包括對人員和組織進行變革，使其能適應知識管理的需求，讓人和組織在知識的活動中最大程度的受益。
        下面我們就以上三個層面的管理需求在協(xié)同辦公平臺上的如何實現(xiàn)做進一步的闡述：
        知識內(nèi)容的管理在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)建立企業(yè)級知識庫
        提供了全面的知識文檔管理的框架，可自定義的目錄結構對知識進行完全規(guī)范化的組織，對知識進行合理的分類，建立企業(yè)級知識庫，保證企業(yè)知識信息的有效積累
        通過定義文檔目錄及文檔模版設置，并結合文檔審批流程，對文檔進行多種形式的發(fā)布。如新聞發(fā)布
        2、工作過程中的知識積累
        在工作過程中各部門人員在系統(tǒng)中積累不同的信息內(nèi)容
        A、銷售部
        為每個客戶建立完整的客戶卡片，客戶資源集中管理，防止資源流失。
        銷售人員在銷售過程中及時填寫客戶聯(lián)系記錄，部門主管可對客戶狀態(tài)及時掌控，職位變動或人員離職不會影響銷售工作的開展。
        銷售過程中產(chǎn)生的需求分析、方案書、合同等各類文檔存儲到相應的文檔目錄中，并同相關客戶卡片關聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        B、人力資源部
        在系統(tǒng)中建立人事檔案庫
        工作過程中產(chǎn)生的人事相關政策、招聘、通知、薪酬制度、培訓計劃等文檔存儲在相應的文檔目錄中
        C、行政管理部
        在系統(tǒng)中建立企業(yè)資產(chǎn)信息庫，并將資產(chǎn)相關的說明書、采購合同、維修手冊等文檔存儲到相應文檔目錄中建立行政工作相關的供應商卡片，并將相關文檔與卡片關聯(lián)。
        行政管理工作過程產(chǎn)生的通知、新聞等文檔存儲在相應的文檔目錄中。
        D、項目管理部
        為每個項目建立完善的項目卡片，并對項目卡片進行及時更新，項目成員可隨時了解項目進程，項目卡片同客戶卡片建立關聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        項目過程中產(chǎn)生的調(diào)研表、計劃書、方案書、項目報告等文檔存儲到相應的文檔目錄，并同項目卡片關聯(lián)，體現(xiàn)系統(tǒng)協(xié)同性。
        3、從隱性到顯性的知識管理 
        知識管理過程同工作流程的結合，將人員在工作中的一些經(jīng)驗和工作方法等隱性非結構化的知識挖掘并歸類形成顯性知識沉淀在知識系統(tǒng)?。員工會在系統(tǒng)中創(chuàng)建同工作相關或其他內(nèi)容的文檔，知識管理過程中的激勵機制會激發(fā)成員知識貢獻的熱情，這些文檔正是隱性知識轉化成顯性知識的體現(xiàn)。
        4、同工作流程關聯(lián)的信息歸結
        審批流程將信息經(jīng)過審核、分類變成能協(xié)助個人、企業(yè)或團體創(chuàng)造智能與價值的有用信息，如合同審批、客戶審批、項目審批、新聞審批、費用報銷、工作總結等信息經(jīng)過審批后歸結成信息在系統(tǒng)中留存成為企業(yè)運營和管理過程中可隨時調(diào)用的有價值的信息。
        知識流動在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        1、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)提供個性化信息門戶
        基于瀏覽器的信息門戶，集成企業(yè)內(nèi)外部的信息，為員工、客戶、合作伙伴等提供個性化的知識信息門戶，員工能迅速獲得與其職位和權限相關的知識，并隨時隨地在系統(tǒng)中創(chuàng)建和共享信息，知識推送功能讓系統(tǒng)在第一時間獲取同崗位職責相關的信息，保證信息的個性化。
        2、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)支持多種方式共享知識文檔
        協(xié)同辦公系統(tǒng)為成員提供多種方式獲取信息的通道，所有的用戶都可在系統(tǒng)中進行知識文檔的高度共享，有價值的信息被迅速的傳遞和利用。
        通過內(nèi)外網(wǎng)站查看
        通過“最新文檔”查看最新創(chuàng)建的文檔
        通過快速搜索或高級搜索查看
        通過知識地圖迅速獲得需要的知識文檔
        通過與即時通訊、工作流程等文檔推送機制獲得知識文檔
        文檔的批量共享
        通過文檔訂閱查看
        3、協(xié)同辦公OA系統(tǒng)創(chuàng)建企業(yè)知識共享環(huán)境
        員工完全可以通過協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)知識積累、分享、利用、創(chuàng)新的過程，創(chuàng)建一個完善的知識共享的環(huán)境。
        設定不同的知識地圖，如專家地圖、崗位地圖、行業(yè)知識地圖等，方便知識的歸類和獲取。
        通過與文檔回復、協(xié)作區(qū)、工作流程、網(wǎng)絡會議、即時通訊、郵件、短信等的集成，加快知識文檔的流動和共享。
        輔助的評分機制、訂閱機制、網(wǎng)上調(diào)查、在線編輯、收藏夾等功能提升知識文檔的利用。
        與人力資源的結合，激勵員工分享和創(chuàng)新知識，并幫助快速找到有知識專長的人員。
        除文檔之外的系統(tǒng)中的其他信息也可以在權限范圍內(nèi)分享，如客戶卡片上的聯(lián)系記錄、項目卡片中記載的項目信息等可以作為經(jīng)驗供相關人員分享。 
        1、員工在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        可創(chuàng)建自己的文檔目錄，并且不限層級，個人文檔滿足個性化需求，允許用戶隨時隨地進行文檔創(chuàng)建和編輯。
        通過個人信息門戶獲取個性化信息，在系統(tǒng)構建的知識環(huán)境中充分利用和分享知識。
        知識文檔中搭建各種知識地圖的應用為員工的自主培訓提供了最便捷高效的方式。
        系統(tǒng)為員工開通完全屬于自己的個性化的員工blog，讓員工在交流的過程中學習、分享、討論和協(xié)作，提供完全個性化的交流溝通平臺，充分體現(xiàn)個體在組織中的價值。
        文檔打分、知識訂閱、知識報表等知識激勵機制在完善企業(yè)知識庫的同時更有助于員工在系統(tǒng)中的知識成長，提升員工個人知識管理水平。
        2、組織在協(xié)同辦公OA系統(tǒng)
        協(xié)同辦公系統(tǒng)為企業(yè)搭建知識庫的同時與工作流程緊密結合，將人員、知識、信息、流程集成一體形成完善的企業(yè)知識管理和協(xié)同運營體系。
        企業(yè)信息門戶集成內(nèi)部員工和外部客戶、供應商、合作伙伴的信息，實現(xiàn)企業(yè)信息的高度集成和業(yè)務的快速響應。
        組織內(nèi)的成員在協(xié)同知識環(huán)境中快速成長，業(yè)務能力和知識水平的提高逐步形成企業(yè)級的專家網(wǎng)絡，進而促進整個企業(yè)知識管理體系的進一步發(fā)展和優(yōu)化。
        組織憑借系統(tǒng)提供的強大的報表功能，實時對組織內(nèi)人員、知識、流程、各部門的業(yè)務信息等企業(yè)知識體系中的內(nèi)容進行全方面的統(tǒng)計和分析，為企業(yè)運營管理提供有效的決策支持。
        管理從本質上是用智慧代替魯莽、用知識代替習慣、用合作代替強制。——杜拉克
        知識管理是企業(yè)管理實踐的主題。而知識管理并不能作為一個獨立的系統(tǒng)存在，實踐證明：協(xié)同辦公系統(tǒng)在企業(yè)的運用，建立企業(yè)協(xié)同運作環(huán)境正是企業(yè)知識管理的實現(xiàn)方式！