IT項(xiàng)目管理的關(guān)鍵——IT治理（周瑛）

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

雖然IT是企業(yè)的一項(xiàng)基本職能，但CFO似乎從90年代起就將削減IT預(yù)算作為控制成本的一種手段?？刂艻T投資同時(shí)滿足基本的業(yè)務(wù)需求，這是一項(xiàng)嚴(yán)格的項(xiàng)目管理原則和IT項(xiàng)目管理治理流程。由于預(yù)算和人員是有限的，CIO必須執(zhí)行項(xiàng)目管理治理，并和業(yè)務(wù)人員一起確定IT項(xiàng)目的合理次序，以為企業(yè)創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和戰(zhàn)略價(jià)值。

據(jù)META預(yù)測，投資組合管理已經(jīng)成為IT人員和業(yè)務(wù)人員之間優(yōu)化IT投資的一種溝通工具。完善的IT投資組合還包括項(xiàng)目、資產(chǎn)、應(yīng)用、信息、基礎(chǔ)設(shè)施、人員、流程等子投資組合。到2006年，50%以上的企業(yè)會(huì)使用投資組合管理來平衡變革、成長和維護(hù)資源。到2010年，由于執(zhí)行不到位，只有6%的企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)全企業(yè)一致的IT投資組合管理。

想要優(yōu)化IT運(yùn)營流程的IT組織必須將很多新活動(dòng)整合入現(xiàn)有的運(yùn)營結(jié)構(gòu)中去，以保證IT運(yùn)營改進(jìn)的一致性。到2007年，40%以上的IT組織將把項(xiàng)目管理、質(zhì)量保證技能加入到運(yùn)營改進(jìn)工作中。在對項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)調(diào)查中，被調(diào)查者對其所在企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度進(jìn)行了打分（分?jǐn)?shù)在0～5之間，5為最高），并提供了企業(yè)對項(xiàng)目估計(jì)精確性的要求。近90%的人認(rèn)為企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度在1～3之間，平均為2.3。對于項(xiàng)目管理中計(jì)劃部分的精確性要求，23%的人認(rèn)為企業(yè)希望項(xiàng)目實(shí)際成本和預(yù)算之間的差距不要超過10%，有14%的人認(rèn)為企業(yè)對精確性沒有什么要求。對于開發(fā)階段，半數(shù)以上的企業(yè)認(rèn)為成本和預(yù)算的偏差不應(yīng)該超過10%，但也有14%的企業(yè)對成本的精確性沒有要求。被調(diào)查者認(rèn)為，項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素包括：合適的培訓(xùn)、現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施的知識、治理原則、高級管理層的充分支持。

在衡量項(xiàng)目時(shí)，CIO必須保證企業(yè)項(xiàng)目群管理辦公室（Enterprise Program Management Office，EPMO）以及相關(guān)的項(xiàng)目群/項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目生命周期內(nèi)，對成本、時(shí)間、范圍、業(yè)務(wù)價(jià)值進(jìn)行持續(xù)的監(jiān)控，同時(shí)還要識別出潛在的風(fēng)險(xiǎn)，并對風(fēng)險(xiǎn)作出合理的響應(yīng)。為了保證項(xiàng)目交付績效的一致性，EPMO正逐漸對項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行正式的培訓(xùn)和認(rèn)證。

目前全球2000個(gè)組織中有半數(shù)以上缺乏完善的流程來支持IT投資次序的確定和評估。因此，IT治理組織花了大量時(shí)間和人力來研究IT資金的投資時(shí)機(jī)和投資去向問題，希望實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。研究發(fā)現(xiàn)，誠實(shí)的信息模式和CEO改進(jìn)業(yè)務(wù)流程的強(qiáng)制命令，是實(shí)現(xiàn)投資組合管理的最佳條件。通過這種組合，CIO能夠立即實(shí)現(xiàn)20%的成本節(jié)約，同時(shí)改善IT的價(jià)值定位。

如果企業(yè)是十分講究原則的，那么治理流程能夠有效地實(shí)現(xiàn)。這包括對基本運(yùn)營原則達(dá)成一致意見。通常，小組需要檢查IT投資組合、主要里程碑的進(jìn)展情況、需要解決的開放問題。有些公司有IT工作委員會(huì)和IT投資委員會(huì)。IT投資委員會(huì)由運(yùn)營人員組成，他們不像IT工作委員會(huì)的人那樣接近日常工作，他們是更加有戰(zhàn)略眼光的。治理IT的活動(dòng)最好是建立一個(gè)IT治理辦公室來進(jìn)行管理。

IT治理辦公室是一種新興的治理機(jī)構(gòu)，它可能包括EPMO、架構(gòu)審查機(jī)構(gòu)、IT工作委員會(huì)的人員。它的工作是基于下面的假設(shè)：

·           高級領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間十分寶貴

·           以控制為重點(diǎn)——對組織內(nèi)特定層次的決策進(jìn)行引導(dǎo)和定位

·           決策權(quán)力和命令鏈必須清晰地建立起來

作為最佳實(shí)踐，CIO（集團(tuán)CIO而不是業(yè)務(wù)線CIO）應(yīng)該是這個(gè)IT治理辦公室的籌備人，但他不一定是主席。治理委員會(huì)應(yīng)該是講原則、講流程的。IT治理必須是一個(gè)預(yù)定義的流程，這樣才能實(shí)現(xiàn)有效性。最好是由財(cái)務(wù)人員來擔(dān)任這個(gè)委員會(huì)的主席。業(yè)務(wù)線經(jīng)理是不適合擔(dān)任主席的，因?yàn)檫@會(huì)造成分散的治理，而這是分散決策的組織的常見毛病。CFO（或者COO、CEO）則應(yīng)該擔(dān)任更高級別的IT投資委員會(huì)的主席。如果CFO、COO或CEO不擔(dān)任IT投資委員會(huì)的主席，那么應(yīng)該任命CIO來擔(dān)任主席（在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，CTO或主架構(gòu)師等IT人員要對他進(jìn)行支持）。IT投資委員會(huì)通常每周、每季度或半年開一次會(huì)對IT運(yùn)行情況進(jìn)行檢查。獨(dú)立經(jīng)營、自負(fù)盈虧的地區(qū)經(jīng)理通常也會(huì)參加這個(gè)會(huì)議。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，95%的IT項(xiàng)目既超過預(yù)算，又沒按時(shí)完成，而這種情況直接造成了風(fēng)險(xiǎn)和成本的上升。65%的項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)一個(gè)預(yù)定的截止日期來進(jìn)行時(shí)間安排，導(dǎo)致了計(jì)劃時(shí)間和實(shí)際進(jìn)度的脫節(jié)。CIO和EPMO/項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該避免“預(yù)先定義好的進(jìn)度”，以正確的項(xiàng)目估計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管理和項(xiàng)目任務(wù)為原則。

IT治理應(yīng)該體現(xiàn)其對企業(yè)的重要性，然而大部分組織都會(huì)犯以下錯(cuò)誤：

·不對IT治理進(jìn)行設(shè)計(jì)：沒有一個(gè)一致的框架或組織流程來規(guī)范重要的決策。

·不對IT治理進(jìn)行更新：這說明IT對企業(yè)的重要性不高。

·IT治理反映IT的“不良?xì)v史”：高級管理人員認(rèn)為IT是一個(gè)無法擺脫的惡魔，除了成本控制之外他不想?yún)⑴c任何IT治理活動(dòng)。

·IT治理活動(dòng)有空缺或重復(fù)：企業(yè)忽略了一些重要的IT治理問題；由某個(gè)業(yè)務(wù)線管理人員擔(dān)任IT治理委員會(huì)的主席，造成了決策權(quán)的沖突。

EPMO和CIO的最佳實(shí)踐應(yīng)該考慮以下原則：

·必須建立正式的日程和目標(biāo)

·在開會(huì)之前應(yīng)該印發(fā)項(xiàng)目簡介資料

·會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開和結(jié)束

·開會(huì)必須抓緊時(shí)間，會(huì)議結(jié)束之前必須確定所有的活動(dòng)和相應(yīng)的責(zé)任

·會(huì)議時(shí)間必須合理（通常在72小時(shí)之內(nèi)），并要將會(huì)議時(shí)間分配給每一個(gè)與會(huì)人員

·應(yīng)該使用整個(gè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略來保證持續(xù)的項(xiàng)目群/項(xiàng)目對應(yīng)

對于一些風(fēng)險(xiǎn)較高、可見度較高的項(xiàng)目，一些EPMO和項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在會(huì)議開始前讓委員會(huì)成員作簡短的自我介紹。這保證了以一種比較私人的方式公開個(gè)人日程，而不是在公共論壇上發(fā)布個(gè)人日程。討論和管理項(xiàng)目相關(guān)問題的最有效的方法就是成立正式的治理委員會(huì)，該委員會(huì)應(yīng)該由CxO下屬人員進(jìn)行管理。定期進(jìn)行項(xiàng)目匯報(bào)，特別是要交流潛在風(fēng)險(xiǎn)和意外的項(xiàng)目延遲，這不僅僅會(huì)影響項(xiàng)目的成本，還能夠提高IT組織的信用。合適的治理是要對風(fēng)險(xiǎn)和客戶期望進(jìn)行管理。

總之，平衡業(yè)務(wù)需求和IT組織項(xiàng)目管理需求（如時(shí)間、質(zhì)量、時(shí)間）的最佳模型是一個(gè)治理模型，該治理模型以正式的結(jié)構(gòu)化方式包含權(quán)力和責(zé)任。如果IT治理是非正式的、非機(jī)構(gòu)化的，項(xiàng)目經(jīng)理必然會(huì)根據(jù)他們自己的經(jīng)驗(yàn)作出項(xiàng)目決策，這些決策就不一定會(huì)與企業(yè)匹配。