大OA平臺(tái)教企業(yè)七步成功打造協(xié)同辦公

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一直以來，OA項(xiàng)目實(shí)施失敗的主因似乎都?xì)w咎于用戶，而非產(chǎn)品。比如說用戶缺乏一把手推動(dòng)、用戶需求變更太頻繁、用戶的管理太混亂等等理由。實(shí)際上這對(duì)于用戶來說是不公平的，因?yàn)轫?xiàng)目失敗他們是最大甚至唯一的犧牲者，再讓他們對(duì)失敗負(fù)全責(zé)，有點(diǎn)太不"人道"了。

用戶成為替罪羊，往往是廠商推卸責(zé)任的后果。廠商是媒體信息的主導(dǎo)者，他們控制著輿論導(dǎo)向，沒有哪個(gè)公司會(huì)說是自己產(chǎn)品的原因。在這種情形下，處于弱勢(shì)群體的用戶則喪失了話語權(quán)，而且他們也不好意思將自己的失敗案例拿出來討論，時(shí)間一長(zhǎng)，連用戶都覺得似乎真的是自己的問題了。

事實(shí)上，不論是廠商還是用戶，應(yīng)該是某種意義上的利益共同體，產(chǎn)品項(xiàng)目實(shí)施失敗，其實(shí)是雙方面的失敗。那么企業(yè)該如何來規(guī)避失敗呢?普巴軟件大OA平臺(tái)憑借其多年在項(xiàng)目實(shí)施中的經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)如下七步為保障來打造成功的OA系統(tǒng)。

第一步，必須知道自己要什么。清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，是OA軟件成功實(shí)施的重要前提。而且OA的實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的工程，而不是交鑰匙，所以要經(jīng)過分析、開發(fā)、使用、再分析、優(yōu)化的基本過程。

第二步，注重大事、簡(jiǎn)化小事。在OA實(shí)施過程中，忌諱把大量的時(shí)間耗費(fèi)在某個(gè)小問題上，而應(yīng)該從戰(zhàn)略的高度縱觀全局，保障大事情可以完整、條理、動(dòng)態(tài)的實(shí)現(xiàn);然后逐漸補(bǔ)充小事情。

第三步，軟件無法解決全部問題。軟件的作用是規(guī)范化、信息化企業(yè)的管理，使OA系統(tǒng)稱為輔助管理的利器。所以單獨(dú)依靠軟件，很難在短期內(nèi)達(dá)到完善管理、提高管理水平的目的，必須依靠企業(yè)的高層管理人員和員工積極的參與。軟件離開了人，就失去了全部的意義。

第四步，高層管理人員的直接介入。高層管理人員是決定企業(yè)戰(zhàn)略的決策者，對(duì)OA系統(tǒng)的訴求主要集中在DSS(輔助決策支持)方面，而這方面的形式、數(shù)據(jù)、解決的問題等，都需要高層管理人員的參與。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)看來，高層管理人員的參與程度，決定了系統(tǒng)在企業(yè)中推行速度和應(yīng)用程度。

第五步，培訓(xùn)與應(yīng)用相結(jié)合。培訓(xùn)是保證大家能夠使用，應(yīng)用是保證大家使用。對(duì)于信息化系統(tǒng)來說，在每一個(gè)企業(yè)都是新生事物，所以在培訓(xùn)之后，企業(yè)也需要出臺(tái)一些行政保障，推行OA系統(tǒng)。

第六步，保證應(yīng)用從日常工作做起。在系統(tǒng)的推進(jìn)過程中，要讓大家逐漸的對(duì)系統(tǒng)產(chǎn)生依賴心理。從日常小事逐步滲透開始，比如會(huì)議室預(yù)定、報(bào)銷申請(qǐng)、請(qǐng)假申請(qǐng)、會(huì)議公告、工作聯(lián)系單等工作都要求必須以O(shè)A系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。這樣，系統(tǒng)就可以真正在企業(yè)中應(yīng)用起來。

第七步，階段性的提交對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化需求。在系統(tǒng)交付后，雙方要階段性的總結(jié)對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化需求，并且階段性的修正，不斷的保障大家對(duì)OA系統(tǒng)的信心和滿意度。經(jīng)過一段時(shí)期的修正和磨合，系統(tǒng)就會(huì)達(dá)到基本上完全貼近客戶需求的標(biāo)準(zhǔn)。

OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。 特別是在初期，實(shí)施阻力較大。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過。

普巴軟件認(rèn)為，無論是廠商還是用戶，在實(shí)施OA項(xiàng)目前，都要有這種心理預(yù)期。普巴軟件大OA平臺(tái)的合作伙伴，對(duì)此也表示贊同。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn);從調(diào)研廠商到選擇廠商;從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用，要想避免目前OA實(shí)施成功率低的現(xiàn)狀，OA廠商不僅要具備過硬的技術(shù)、完善的服務(wù)、領(lǐng)先的理念;更需要具備務(wù)實(shí)的作風(fēng)和與合作伙伴共同成長(zhǎng)的心態(tài)。就像普巴軟件所提出的“共同成長(zhǎng)，智慧同行”一樣，唯獨(dú)如此，才能做大、做強(qiáng)、做到雙贏。