企業(yè)構(gòu)建協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)分析

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協(xié)同辦公系統(tǒng)不象其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng))在單位經(jīng)營(yíng)中那么緊要，協(xié)同辦公軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范，所以在項(xiàng)目推廣應(yīng)用過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種不同的聲音，如覺(jué)得實(shí)施辦公系統(tǒng)意義不大，不能帶來(lái)實(shí)際的效益。不同聲音多了，領(lǐng)導(dǎo)便會(huì)產(chǎn)生疑惑，信息負(fù)責(zé)人也會(huì)面臨很大的壓力，項(xiàng)目便面臨失敗的可能。因此，在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，切莫輕視系統(tǒng)實(shí)施重要性，任何一處環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都會(huì)造成整條鏈的斷裂。下面是筆者經(jīng)歷OA協(xié)同軟件上百家典型OA項(xiàng)目實(shí)施案例總結(jié)的實(shí)施策略：

1、單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣

如果單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅(jiān)持使用，那么系統(tǒng)會(huì)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來(lái);如果領(lǐng)導(dǎo)不使用，那么無(wú)論信息部門(mén)如何努力也難推廣。OA畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)，由于年齡關(guān)系，對(duì)電腦敬而遠(yuǎn)之，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化比較抵觸，現(xiàn)在一些OA廠商考慮到這種實(shí)際情況，在OA中做了一些便利的方法。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)使用OA最重要功能是審批，OA廠商把一些領(lǐng)導(dǎo)常用的審批用語(yǔ)通過(guò)管理員錄入到OA中，領(lǐng)導(dǎo)只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行審批，而且可與手寫(xiě)版配合使用，領(lǐng)導(dǎo)用手寫(xiě)版直接審批意見(jiàn)。這樣一些人性化的措施，大大降低了一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)OA的抵觸心里。

2、系統(tǒng)實(shí)施要分步實(shí)施、從易到難，忌貪一步到位

一般單位都覺(jué)得，既然付了這么多錢(qián)，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。筆者建議，為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及實(shí)施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡(jiǎn)單的流程等。至于一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車(chē)輛管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，OA模塊化的設(shè)計(jì)，還可以讓單位省去這部分費(fèi)用，這些暫時(shí)不用的功能的模塊暫時(shí)不購(gòu)買(mǎi)，實(shí)施順利后再進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，或者把購(gòu)買(mǎi)的這些模塊暫時(shí)放到回收站中，在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來(lái)，進(jìn)行設(shè)置，繼而推廣，這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進(jìn)入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心里。

3、各部門(mén)協(xié)調(diào)配合

OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門(mén)、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過(guò)程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與OA的管理部門(mén)(尤其是行政部/辦公室)密切配合，制定使用OA的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。

4、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要

建議有必要專(zhuān)門(mén)成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合OA廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。

5、確定專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員一般都要計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)科班出身的人員才合適，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來(lái)的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴OA供應(yīng)商，這樣給單位帶來(lái)很大的被動(dòng)，也給OA廠商添加很多麻煩。