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如何讓企業(yè)ERP信息化軟件項目提速?
與大型企業(yè)相比,中小企業(yè)的信息化建設(shè)一直以來進(jìn)展緩慢。當(dāng)一個企業(yè)迅速發(fā)展到一定規(guī)模的時候,原有的組織結(jié)構(gòu)必然會出現(xiàn)一些矛盾或管理失衡,自此也將特別需要進(jìn)入更深一層的科學(xué)規(guī)范管理。如何快速上線ERP(企業(yè)資源計劃)軟件,但又不影響企業(yè)的業(yè)務(wù),這已經(jīng)成為中小企業(yè)CIO所關(guān)注的ERP熱點之一。
那么,如何讓企業(yè)信息化軟件項目提速,并且盡快在企業(yè)中得到運用,是很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)特別關(guān)心的問題。筆者所在企業(yè)在推進(jìn)ERP項目過程中,筆者作為財務(wù)實施小組負(fù)責(zé)人,與實施顧問充分討論,多次訪談已實施上線的兄弟單位及實施成功的企業(yè),總結(jié)了幾點經(jīng)驗教訓(xùn),在此作一個總結(jié)。
第一,企業(yè)信息化項目是個“一把手工程”
“一把手工程”要求公司的領(lǐng)導(dǎo)尤其是一把手要高度重視,外貿(mào)erp系統(tǒng)在信息化項目實施過程中參與重要方案及重要階段性討論;上有所好,下必甚焉,公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視,泛普軟件可以讓公司各級員工充分重視和參與信息化建設(shè),同時部門一把手要親自參與信息化建設(shè)過程,制定ERP實施方案,確定業(yè)務(wù)流程,保證ERP的設(shè)計滿足企業(yè)管理的各項需求。
第二,選擇適合企業(yè)的ERP軟件
ERP實施最后都需要通過ERP軟件實現(xiàn)管理需求,因此選擇適合企業(yè)的ERP軟件特別重要。首先要選擇已經(jīng)成型的ERP軟件,而不是采用定制開發(fā)軟件,定制開發(fā)軟件也許在適用性上更滿足企業(yè)人員管理習(xí)慣,但無法對企業(yè)管理水平進(jìn)行提升,更多地是將企業(yè)現(xiàn)有管理模式電子化,并且開發(fā)周期不可控制,開發(fā)測試時間過長,反而造成企業(yè)使用ERP軟件的困惑。其次要根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有發(fā)展階段及業(yè)務(wù)規(guī)模選擇匹配的ERP軟件,而不是一味貪大求全,國外的ERP軟件包含著管理思想,但中小企業(yè)發(fā)展過程中存在一定的不規(guī)范操作,反而無法全面適應(yīng)國外的ERP軟件,可以考慮先行使用國內(nèi)的ERP軟件,等到企業(yè)管理水平有所提升,再考慮替換ERP軟件,重新實施,進(jìn)一步提高企業(yè)管理水平。最后要選擇合適的ERP組件,現(xiàn)有已成型的ERP軟件都包含了較多功能和模塊,中小企業(yè)快速發(fā)展,組織架構(gòu)頻繁變動,管理模式經(jīng)常變化,難以確保所有功能和模塊在較短時間內(nèi)應(yīng)用后不會更改,可以選擇ERP軟件的核心模塊,如財務(wù)和物資模塊,再考慮企業(yè)現(xiàn)有管理的難點與重點,作為ERP組件的內(nèi)容。
第三,選擇合適的顧問公司
現(xiàn)有各大知名ERP軟件均有一批實施商,選擇合適的顧問公司可以幫助企業(yè)快速有序地實現(xiàn)企業(yè)信息化,重點需要考核顧問公司存續(xù)時間長短,顧問公司已有實施的項目及與公司類似企業(yè)的成功案例,顧問公司承諾到企業(yè)實施的項目小組成員構(gòu)成及項目小組成員經(jīng)歷,特別是顧問公司選派至企業(yè)實施項目的項目經(jīng)理,對整個項目的進(jìn)程控制有著舉足輕重的地位,外貿(mào)erp軟件可以要求顧問公司派駐現(xiàn)場實施人員的穩(wěn)定性。
第四,組建精英團(tuán)隊
ERP實施是一項交鑰匙工程,最后ERP的維護(hù)在顧問公司人員撤走后,就需要由企業(yè)ERP項目小組成員承擔(dān);同時項目實施的方案主要是由企業(yè)ERP項目小組成員與實施顧問一起討論適合企業(yè)的方案,因此要求企業(yè)ERP項目小組成員充分理解企業(yè)管理現(xiàn)狀及企業(yè)的各項管理需求,能代替企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)對方案細(xì)節(jié)進(jìn)行把握,需要組織各部門的精英骨干作為項目小組成員。
第五,削足適履,快速確定方案
成型的ERP軟件基本涵蓋了企業(yè)管理的各項業(yè)務(wù)情形,但跟企業(yè)現(xiàn)有管理現(xiàn)狀可能存在一定的沖突,這就需要企業(yè)管理人員轉(zhuǎn)變管理思想,削足適履,主動適應(yīng)泛普軟件ERP的處理方法。同時在確定方案時,對架構(gòu)性方案進(jìn)行充分討論,謹(jǐn)慎考慮后再確定,其他可修改的方案可以先確定一種業(yè)務(wù)處理方式,根據(jù)企業(yè)管理需求考慮后續(xù)調(diào)整,通過模擬業(yè)務(wù)情形認(rèn)識系統(tǒng),對各項業(yè)務(wù)情形快速定案,同時確定各類業(yè)務(wù)情形變化后需要適用的調(diào)整方案,保證方案的完整性和彈性。在確定方案時還要考慮盡量使用ERP標(biāo)準(zhǔn)功能,簡化業(yè)務(wù)情形處理方式,減少客戶化開發(fā)。
第六,加強(qiáng)ERP實施各項培訓(xùn)
在ERP實施過程中存在各項培訓(xùn),包括ERP理念培訓(xùn)、ERP功能培訓(xùn)、開發(fā)工具培訓(xùn)、DBA培訓(xùn)、ERP設(shè)置培訓(xùn)、最終用戶操作培訓(xùn)等。在各類培訓(xùn)中需要上機(jī)操作的培訓(xùn)量要充分,保證企業(yè)項目實施完成后,最終用戶能有效使用系統(tǒng),避免使用過程中人為錯誤造成的系統(tǒng)錯誤;關(guān)鍵用戶能承擔(dān)起ERP項目后續(xù)的開發(fā)和維護(hù)工作,保證ERP系統(tǒng)順利運轉(zhuǎn)。
第七,建立有效激勵機(jī)制
ERP項目需要企業(yè)有一定的投入,在對企業(yè)硬件、軟件、實施費用投入的基礎(chǔ)上,還需要對項目小組成員有一定的投入比例,外貿(mào)erp建立健全項目獎懲機(jī)制,確定各階段目標(biāo)獎懲方法,從精神方面和物質(zhì)方面對項目小組予以激勵,鼓勵項目小組成員在項目實施上線后的提拔使用,保證項目小組成員充分高效地參與實施工作。
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