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解讀OA選型誤區(qū):不買貴的,只買對的
近些年來,隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展,企業(yè)信息化迅速發(fā)展,OA軟件也在迅速普及,中小企業(yè)都紛紛上了OA。OA的產(chǎn)品有很多,可以說是琳瑯滿目,但是國內(nèi)企業(yè)對OA的認識相對比較淺,所以中小企業(yè)在OA選型時,會有很多疑惑,很容易走進OA選型的誤區(qū),那么中小企業(yè)如何爭取認識OA?在OA選型中會有那些誤區(qū)呢?
誤區(qū)一:功能越全越好
很多人都存在這樣的心里,買了一種軟件,功能肯定越多越好。但是,你必須要知道,軟件的功能是可以無限擴充的,但這些功能都是你必需的么?如果不是必需的,那么買了就相當于浪費。
首先,功能多了,容易造成功能閑置,很多功能可能永遠都是用不到的,這樣會造成系統(tǒng)空洞;
其次,功能越全,系統(tǒng)越復雜,使用起來就會困難,后期維護越麻煩,更會提高維護成本;
再次,功能多了,價格就會增加,就OA的功能來說,在通用的核心功能之外,每增加10%,價格至少會增加100%~200%,這樣勢必造成一次性投入過大。
誤區(qū)二:價格越貴越好?
大家有沒有覺得的想法,東西越貴它的性能或者質(zhì)量就更好?那么對于OA系統(tǒng),系統(tǒng)越貴,可能發(fā)生的問題就越少?
首先,判斷一個OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價格,而是看它是否適合自己;
其次,價格越高,投入越大,負擔越重,風險越高;
再次,選擇價格昂貴的名牌產(chǎn)品,其實是在替廠家支付廣告費;
最后,產(chǎn)品可能沒有產(chǎn)品化,開發(fā)商還是按照項目在做,沒有成本優(yōu)勢。
對百人左右的中小型單位而言,我認為十萬元左右的OA系統(tǒng)性價比最高,因為功能性、穩(wěn)定性、價格方面結(jié)合得最好。
誤區(qū)三:系統(tǒng)越透明、開放、越自由越好
網(wǎng)絡辦公就是讓一切都變得透明、開放、自由么?開放必須是相對的,如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財務數(shù)據(jù)、客戶資料、成本信息、配方工藝等重要文件,就很容易造成泄密,給企業(yè)帶來不可估量的損失。為解決開放和保密的矛盾,好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶很方便的進行權(quán)限設(shè)置,這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全,管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問權(quán)限,只有具有相應權(quán)限的人才能夠看到這些資料,其他人則看不到。
誤區(qū)四:大企業(yè)開發(fā)的一定好
大企業(yè)開發(fā)的不一定好,即使好又真的適合你么?首先,術(shù)業(yè)有專攻,大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件,卻不一定能做好OA,因為它們是不同的概念;其次,大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人,往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍;再次,OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟,很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件;
最后,大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用,因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色,包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護等。
誤區(qū)五:選一個OA軟件來徹底改善管理
單位管理混亂,能通過一個軟件來解決問題么?首先,管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程,而規(guī)范的流程需要人來制定,然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行;其次,OA是一個工具,不具有主觀能動性,管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成;
再次,OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量,將人從低端工作中解放出來處理核心事務。所以,過低或過高的看待OA的作用都是不正確的,只有提高整個單位的人員素質(zhì),特別是領(lǐng)導者素質(zhì),才能徹底提高管理水平。當然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應用OA,OA與人的作用應該是相輔相成、互相促進。
誤區(qū)六:一步到位,一勞永逸
一步到位就能一勞永逸么?首先,企業(yè)發(fā)展不會一步到位,人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進中;其次,產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位,應用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異,必須時刻更新;再次,社會發(fā)展不會一步到位,社會進步突飛猛進,要么創(chuàng)新,要么淘汰。
所以,任何軟件都是滿足當前乃至未來一段時間的需要,不可能一步到位,一勞永逸。軟件沒有最好,只有更好,只有保持不斷的改進,才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候,應該選擇那些易于擴充升級的。
“亂花漸欲迷人眼,博采眾長莫遲疑”,在紛繁復雜的OA選型過程中,如何排除干擾,博采眾長,找到“合體合身”的OA軟件,成為正處在OA選型過程中企業(yè)普遍關(guān)注的問題,也是OA軟件商提高行業(yè)價值、實現(xiàn)共贏所必須解決的課題。OA選型需謹慎!
最后,服務成本直線上升,隱形風險增大,甚至使應用半途而廢。
選購OA系統(tǒng)時應該考慮一下自己的實際需求和支付能力,如果以適用為出發(fā)點,那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能,選一個功能緊湊,滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。
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