互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子預(yù)算管理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

預(yù)算是企業(yè)實(shí)施資金控制的重要手段，在激烈的市場競爭環(huán)境下，為獲取競爭優(yōu)勢充分發(fā)揮企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算的職能作用是管理科學(xué)的重要內(nèi)容之一。然而，傳統(tǒng)的預(yù)算主要是手工進(jìn)行的，其缺點(diǎn)是工作量大，編制時(shí)間長，編制的內(nèi)容不夠全面。面對21世紀(jì)的網(wǎng)絡(luò)、信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)惟有采用電子預(yù)算手段，才能適應(yīng)財(cái)務(wù)管理發(fā)展的需要，才能不斷提高企業(yè)的核心競爭力。電子預(yù)算管理及其實(shí)施效果往往標(biāo)志著一家企業(yè)管理水平的高低。

一、電子預(yù)算的產(chǎn)生與發(fā)展

    電子預(yù)算（E－budgeting）是由人工智慧結(jié)合企業(yè)組織規(guī)則發(fā)展起來的一種網(wǎng)絡(luò)式預(yù)算編制方法，它將企業(yè)各方面局部的信息整合成具有完整框架的預(yù)算體系，從而使預(yù)算的編制更正確。更富效率。電子預(yù)算代表著企業(yè)競爭戰(zhàn)略進(jìn)入一個革命性的時(shí)代。它作為現(xiàn)代財(cái)務(wù)的一種應(yīng)用工具，具有效率性、合理性、戰(zhàn)略性的基本特征。

    電子預(yù)算是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算的發(fā)展。在財(cái)務(wù)管理中，財(cái)務(wù)預(yù)算具有兩方面的作用：

（1）它作為市場經(jīng)濟(jì)條件下的計(jì)劃管理方式，由企業(yè)內(nèi)部各方協(xié)商確定并依照執(zhí)行，能有效地解決產(chǎn)供銷之間的矛盾。當(dāng)企業(yè)銷售面臨異常波動時(shí)，預(yù)算控制系統(tǒng)能夠提供各負(fù)其責(zé)、利益分享的處理辦法，能及時(shí)協(xié)調(diào)各部門之間的計(jì)劃偏差，促進(jìn)其高效運(yùn)行。目前，隨著我國企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大、企業(yè)內(nèi)部例行事務(wù)增多，大量的費(fèi)用控制和審批將成為困擾企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的主要問題。而預(yù)算管理既可以合理控制費(fèi)用的發(fā)生，又可以把企業(yè)的高層管理者從繁重的日常費(fèi)用審批中解脫出來，集中精力做好經(jīng)營決策和例外管理。

（2）它是企業(yè)競爭戰(zhàn)略有效落實(shí)的保證。競爭戰(zhàn)略的實(shí)施需要借助于預(yù)算具體化，預(yù)算可以幫助企業(yè)內(nèi)部各方面明確經(jīng)營重點(diǎn)，集中有限的人力、物力、財(cái)力服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，但企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略往往是抽象的，需要以可操作的方式加以落實(shí)。而預(yù)算真正起到了這種“承上啟下”的作用，從內(nèi)容上講，不僅包括銷售和生產(chǎn)方面，還包括資本預(yù)算和人力資源預(yù)算；從時(shí)間上講，不僅包括下期預(yù)算，還勾勒出未來計(jì)劃期間的預(yù)算框架。相對于競爭戰(zhàn)略而言，預(yù)算所包含的信息更為廣泛、作用的空間更廣闊，它是企業(yè)戰(zhàn)略落到實(shí)處的必經(jīng)之路。

電子預(yù)算是基于傳統(tǒng)預(yù)算編制方法的不足而產(chǎn)生的。

首先，從預(yù)算編制的流程來看，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)算不論是人工編制或用工作底稿來編，每個參與預(yù)算編制的工作人員都必須具備一定的財(cái)務(wù)知識，否則將會使預(yù)算編制工作增加困難，而且也難以形成一份有建設(shè)性意見的預(yù)算方案。

其次，從財(cái)務(wù)部門的角度來看，當(dāng)有關(guān)部門將預(yù)算編制出來之后，財(cái)務(wù)部門必須對這些預(yù)算工作底稿加以匯總、整理。由于各部門在預(yù)算編制過程中采用的手段和方法不盡相同，加之一些部門預(yù)算工作存在的滯后性，致使財(cái)務(wù)部門既要擔(dān)負(fù)繁重的調(diào)整業(yè)務(wù)，還要不斷催促有關(guān)部門提交預(yù)算報(bào)表，當(dāng)某一數(shù)字需要調(diào)整時(shí)，其整個預(yù)算工作又將重新再算，這些問題的存在大大降低了整個預(yù)算編制的效率。

由此可見，傳統(tǒng)預(yù)算最大的缺點(diǎn)在于，預(yù)算編制者在預(yù)算編制過程中無法將歷史資料加總、存取和及時(shí)運(yùn)用，無法對企業(yè)現(xiàn)有資金進(jìn)行整合，相互之間是孤立的，難以融合應(yīng)用。而沒有歷史資料的交互融合，預(yù)算編制只能對資金進(jìn)行交換分配，玩轉(zhuǎn)換的游戲，而無實(shí)質(zhì)意義，使得預(yù)算既冗長又乏味。

電子預(yù)算從便于企業(yè)其他職能部門和廣大員工積極參與的角度出發(fā)，設(shè)置了一系列轉(zhuǎn)換程序，即應(yīng)用相同的標(biāo)準(zhǔn)，編制具有共同語言的預(yù)算，使不具有財(cái)務(wù)知識的人也能參與到預(yù)算的編制之中來。同時(shí)，電子預(yù)算系統(tǒng)依據(jù)不同編制者的需要，設(shè)置了不同的預(yù)算形態(tài)，使各個部門的預(yù)算編制既輕松又富有彈性，譬如，財(cái)務(wù)部門可以直接從系統(tǒng)中刪減支出，并能立即獲知影響情況，而不需要再透過跨部門的溝通找到該部門的主管，等該部門評估回應(yīng)后方知結(jié)果如何，也不用再重新輸入資料，重新核算。同時(shí)，電子預(yù)算不需要再從各個不同的預(yù)計(jì)表格中核算、刪減，也不需要不斷地儲存資料，將預(yù)測基礎(chǔ)統(tǒng)一等，這些繁瑣的工作都不需要再做了，財(cái)務(wù)主管只需要考慮企業(yè)投入與產(chǎn)出、現(xiàn)金流入與流出等盈利情況能否與預(yù)算保持一致等的競爭戰(zhàn)略問題。電子預(yù)算系統(tǒng)作為一種在線管理工具，不再受地點(diǎn)、場所的影響，可以隨時(shí)上線運(yùn)作，并使預(yù)算始終保持在最新的狀態(tài)。可見，電子預(yù)算的最大價(jià)值是將預(yù)算轉(zhuǎn)化為管理工具，徹底改變了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的傳統(tǒng)觀念，使他們朝著戰(zhàn)略性的財(cái)務(wù)管理方向發(fā)展。

二、電子預(yù)算的職能與作用

電子預(yù)算的職能與作用是相對于傳統(tǒng)預(yù)算而言的，其職能與作用大體表現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）通過電子手段編制預(yù)算，使預(yù)算工作變得快速而簡便

一個正確、有效的預(yù)算是企業(yè)科學(xué)管理不可或缺的重要方面。經(jīng)營者希望在規(guī)定的期限內(nèi)看到正確的預(yù)算，各個部門的管理人員希望了解自己在整個預(yù)算中的地位，了解自己對整個企業(yè)、以及對整個集團(tuán)公司運(yùn)作的影響，更希望能進(jìn)一步通過模擬或假設(shè)一些環(huán)境，為未來作好準(zhǔn)備。與傳統(tǒng)預(yù)算編制相比，電子預(yù)算降低了編制預(yù)算時(shí)來回交涉的困難度和時(shí)間成本，而且通過在線編制預(yù)算，不需要工作底稿，也使得調(diào)整數(shù)字之類的單調(diào)的工作不復(fù)存在。它消除了過去可能發(fā)生的紙張與時(shí)間的浪費(fèi)，取而代之的是各種不同的、且極富創(chuàng)意的編制技巧。

（二）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的電子預(yù)算，擴(kuò)大了傳統(tǒng)預(yù)算的范圍

企業(yè)可以將整個集團(tuán)公司作為系統(tǒng)，以擴(kuò)大預(yù)算的規(guī)模，集團(tuán)下屬各分公司可以透過網(wǎng)絡(luò)從全球各地進(jìn)人系統(tǒng)編制預(yù)算，從而使預(yù)算編制的過程更具效率性。電子預(yù)算在以下三方面具有明顯的效用：

（1）降低企業(yè)的管理成本及難度；

（2）提高員工的滿意程度；

（3）有助于培育和發(fā)展企業(yè)核心競爭力。在電子預(yù)算的配合下，財(cái)務(wù)管理將有關(guān)信息轉(zhuǎn)化為競爭戰(zhàn)略目標(biāo)，使企業(yè)在獲得上述三方面效用的同時(shí)，促進(jìn)企業(yè)預(yù)算流程的合理化，使過去單調(diào)、繁瑣的預(yù)算工作轉(zhuǎn)化為一種充滿樂趣的組織戰(zhàn)略。

（三）電子預(yù)算與企業(yè)帳務(wù)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，極大地提高了預(yù)算的編制效率。

一方面，它可以使任何一個參與預(yù)算編制的成員，調(diào)用過去已發(fā)生的歷史性資料庫數(shù)據(jù)，且還可以將預(yù)算編制者的任一假設(shè)對其預(yù)算的影響額顯示出來，同時(shí)，在某一個層級或某一范圍內(nèi)，也能顯示其對整體預(yù)算的影響。電子手段使企業(yè)預(yù)算及預(yù)測功能完全自動化，即不論何時(shí)何地，任一預(yù)算編制者均可以借助于網(wǎng)絡(luò)路徑與預(yù)測編制系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，處理與他們相關(guān)的預(yù)算編制工作。同時(shí)，在預(yù)算編制語言的輔助下，輕松地編制、更新、追蹤與監(jiān)控預(yù)算系統(tǒng)。

電子預(yù)算是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代企業(yè)理財(cái)?shù)挠行Чぞ摺，F(xiàn)在很多企業(yè)已感受到預(yù)算的重要性，有的甚至與預(yù)算執(zhí)行情況掛鉤來計(jì)發(fā)績效獎金。電子預(yù)算使所有的編制者在統(tǒng)一的規(guī)范下編制預(yù)算，并隨時(shí)提供預(yù)算編制者決策所需的歷史資料。電子預(yù)算幫助編制者制作不同形態(tài)的預(yù)算，例如物資采購預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算、人力資源預(yù)算等。最重要的是，電子預(yù)算促進(jìn)了財(cái)務(wù)管理的發(fā)展，提高了戰(zhàn)略管理的效率。使財(cái)務(wù)工作者更多地分析、掌握有關(guān)公司成長過程中的關(guān)鍵性問題，如怎樣深入進(jìn)行市場細(xì)分研究，以及如何把握價(jià)值鏈中的“戰(zhàn)略環(huán)節(jié)”等。或者做一些跟蹤性的研究，譬如，若對某項(xiàng)預(yù)算削減5％或10％的支出，對整體會有什么影響等。

三、電子預(yù)算的功能擴(kuò)展

如上所述，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的電子預(yù)算，擴(kuò)大了傳統(tǒng)預(yù)算的范圍。它除了傳統(tǒng)的預(yù)算編制功能外，還積極地參與管理，幫助經(jīng)營者進(jìn)行物資采購、優(yōu)化供應(yīng)鏈，以及合理安排現(xiàn)金流量的管理等，而其中最顯著的功能擴(kuò)展則主要體現(xiàn)在如下兩個方面。

（－）電子預(yù)算廣泛應(yīng)用于企業(yè)物質(zhì)采購之中

電子預(yù)算在協(xié)助企業(yè)管理當(dāng)局適時(shí)地進(jìn)行物質(zhì)采購等的管理中也具有積極的作用。從優(yōu)化企業(yè)供應(yīng)鏈的角度看，電子預(yù)算可以說是電子商務(wù)的最好縮影。借助于電子預(yù)算系統(tǒng)，供應(yīng)鏈上的每一環(huán)節(jié)都能適時(shí)、確切地掌握客戶所需產(chǎn)品的數(shù)量。譬如，在一個典型的供應(yīng)鏈中，銷售點(diǎn)（POS）有一個自動、精確的對存貨狀態(tài)進(jìn)行永續(xù)更新（Continuous Replenishment，CR）的系統(tǒng)，即在貨物被售出時(shí)利用POS終端，對它進(jìn)行掃描，該貨物的條形碼就被輸入系統(tǒng)，存貨記錄也隨之被刷新了。如果對這種記錄業(yè)務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步拓展，還可以把信息傳回中央辦公室，在那里把其他銷售點(diǎn)的信息結(jié)合起來，就能追蹤各種貨物的銷售模式，并實(shí)現(xiàn)以日為單位而不是以周或季節(jié)為單位的訂貨。如果這個供應(yīng)鏈進(jìn)一步拓展，并允許采用銷售者管理存貨（VMI）系統(tǒng)（一種讓供應(yīng)商完全負(fù)責(zé)產(chǎn)品管理和向買者供貨的方法），該系統(tǒng)能使供貨商此如批發(fā)商海天很容易地對銷售點(diǎn)的存貨數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，并推斷出特定產(chǎn)品需要供應(yīng)的數(shù)量，從而在沒有訂單的情況下就可以把商品直接發(fā)送到銷售點(diǎn)。

如果該供應(yīng)鏈再向前拓展，它能使制造業(yè)者的生產(chǎn)管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對各個批發(fā)商要求訂貨的產(chǎn)品實(shí)行適時(shí)生產(chǎn)管理，并在要求的時(shí)間由運(yùn)輸管理系統(tǒng)按送貨地點(diǎn)、品種、數(shù)量等準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行搭配組合，在預(yù)定的時(shí)間按時(shí)送達(dá)各個銷售點(diǎn)。

電子預(yù)算系統(tǒng)也能適時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出訂貨的信息，相應(yīng)地，有關(guān)未來現(xiàn)金流量的數(shù)量和時(shí)間也就成為確定不變的因素了。例如，VMI存貸管理方式對付款的要求是在指定地點(diǎn)收到貨款時(shí)付款，而根據(jù)生產(chǎn)情況實(shí)施（Paid on Production，POP）的付款原則是：在實(shí)際產(chǎn)品從存貨中被提出或被公司賣給消費(fèi)者之前不對其進(jìn)行任何支付，亦即在存貨被使用或銷售時(shí)付款，因而它是對VMI存貨管理方式的進(jìn)一步拓展。總之，借助于網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的電子預(yù)算消除了生產(chǎn)經(jīng)營活動中不確定性的同時(shí)，還使未來現(xiàn)金流動的數(shù)量與時(shí)間也隨之得到了確定。

（二）電子預(yù)算使適時(shí)現(xiàn)金管理成為可能

市場競爭環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理，必然會遇到諸如現(xiàn)金收入減少、季節(jié)性現(xiàn)金支出以及臨時(shí)性現(xiàn)金短缺，需要以短期融資方式籌措現(xiàn)金或?qū)⒂袃r(jià)證券加以變現(xiàn)等情況；也有可能遇到暫時(shí)產(chǎn)生大量現(xiàn)金收入，企業(yè)采取歸還本息或進(jìn)行短期投資的情況。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理中，由于各種資金信息的傳遞不及時(shí)，對所發(fā)生的現(xiàn)金多余或短缺企業(yè)往往不知所措；有時(shí)因?qū)@種短缺或多余的數(shù)量、發(fā)生時(shí)點(diǎn)和延續(xù)期間缺乏準(zhǔn)確的把握，而導(dǎo)致資金的閑置浪費(fèi)或不能滿足需要。

電子預(yù)算使現(xiàn)金流量的適時(shí)管理成為可能，它能適時(shí)代化短期資金的運(yùn)籌，降低資金籌集和使用成本，提高資金運(yùn)營效益。電子預(yù)算使“零現(xiàn)金余額管理”成為可能。這是因?yàn)椋ㄟ^電子預(yù)算企業(yè)能準(zhǔn)確地預(yù)測未來現(xiàn)金流動的數(shù)量與時(shí)間。企業(yè)根據(jù)適時(shí)生產(chǎn)系統(tǒng)，采用由后向前的倒推方法，來全面安排和組織現(xiàn)金流動。譬如，企業(yè)可以首先預(yù)定使下一個月末的現(xiàn)金余額為零，然后以此為出發(fā)點(diǎn)，采用上述方法使每一天現(xiàn)金余額為零。由于現(xiàn)金流量和準(zhǔn)確預(yù)測，使得企業(yè)能夠清楚地了解下一個月內(nèi)每天的經(jīng)營活動現(xiàn)金流量，通過EFT（電子資金轉(zhuǎn)賬，即金融機(jī)構(gòu)間價(jià)值的電子轉(zhuǎn)移）可以確保經(jīng)營活動現(xiàn)金流量按照預(yù)測的數(shù)量和時(shí)間到達(dá)預(yù)定收款單位或從該單位流出，據(jù)此，事先了解各單位每天的現(xiàn)金余缺情況。

為了提高現(xiàn)金的運(yùn)用效率，企業(yè)首先應(yīng)在公司或集團(tuán)內(nèi)部，通過調(diào)度方式調(diào)劑各內(nèi)部單位的現(xiàn)金余缺，按照“未來每天現(xiàn)金余額為零”的原則確定調(diào)度的數(shù)量、時(shí)間與期限。如果通過公司內(nèi)部的現(xiàn)金調(diào)度仍不能滿足現(xiàn)金流出的需要，則需確定外部籌資或短期投資變現(xiàn)的數(shù)量、時(shí)點(diǎn)與期限。如果內(nèi)部的現(xiàn)金調(diào)度使公司在充分運(yùn)用現(xiàn)金資源的基礎(chǔ)上還有多余，或者由于外部籌資的最低限額或期間而使某段時(shí)間內(nèi)現(xiàn)金多余，則可確定短期投資的數(shù)量、時(shí)間和期限組合。總之，電子預(yù)算的應(yīng)用使得現(xiàn)金管理也能實(shí)現(xiàn)由后向前的拉動式的流量安排，從而使每天的現(xiàn)金余額為零。當(dāng)然，正如“零存貨”并非真正地消除存貨一樣，零現(xiàn)金余額也并非真正地消除現(xiàn)金。然而，電子預(yù)算的應(yīng)用的確能使公司把現(xiàn)金余額控制到預(yù)期的最佳水平之上。

四、小結(jié)

與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)預(yù)算相比，電子預(yù)算具有十分明顯的作用和意義。然而，我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，電子預(yù)算是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，它除了企業(yè)本身需要投入人力、物力外，還需要借助于相關(guān)軟件公司、專業(yè)顧問群、電腦信息廠商的協(xié)助。各企業(yè)在借鑒應(yīng)用電子預(yù)算方法時(shí)，必須結(jié)合自身情況、量力而行。同時(shí)，對于已經(jīng)采用電子預(yù)算的企業(yè)也需明確如下兩個問題：

（l）盡管電子預(yù)算所涉及的范圍非常廣，但其最終的控制者還必須由財(cái)務(wù)人員來擔(dān)當(dāng)。財(cái)務(wù)人員從最初的流程編制開始，不斷追蹤、監(jiān)控直至最后預(yù)算編制工作完成。這表明，電子預(yù)算不僅沒有削弱財(cái)務(wù)人員在企業(yè)管理中的重要地位與作用，反而促進(jìn)了基于企業(yè)核心競爭力培育，增強(qiáng)戰(zhàn)略管理功能的戰(zhàn)略財(cái)務(wù)管理的發(fā)展。

（2）為了確保電子預(yù)算的安全性，對于所有聯(lián)結(jié)上線的作業(yè)需要系統(tǒng)地記錄和提供完整備查的路徑，以確保保密性的資料不被有關(guān)競爭對手或其他人員截獲，并且確保財(cái)務(wù)人員掌握和控制整個預(yù)算的編制狀況。

總之，電子預(yù)算通過將預(yù)算流程擴(kuò)大至更多的使用者，密切了專群關(guān)系，使預(yù)算在財(cái)務(wù)專職部門編制的同時(shí)，有機(jī)會讓一些非財(cái)務(wù)人員積極參與，充分吸收他們的意見，努力改進(jìn)預(yù)算的編制及程序，使預(yù)算編制流程更加合理化。同時(shí)，電子預(yù)算促使企業(yè)的經(jīng)理與員工，以及任何與預(yù)算相關(guān)的人員了解作業(yè)對預(yù)算的影響，加深了管理人員與員工的溝通，大大縮短了傳統(tǒng)條件下預(yù)算編制的時(shí)間。此外，電子預(yù)算擴(kuò)展了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)預(yù)算的功能，促進(jìn)了戰(zhàn)略財(cái)務(wù)管理的發(fā)展，為企業(yè)效益和效率的提高創(chuàng)造了前提和保證。可以預(yù)見，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子預(yù)算必將成為企業(yè)制定競爭戰(zhàn)略，獲取競爭優(yōu)勢的最佳助手。

免費(fèi)版軟件，致力于卓越的企業(yè)費(fèi)用、合同、資產(chǎn)信息化管理!

免費(fèi)版軟件，幫助您管好企業(yè)的每一分錢、每一份合同、每一個資產(chǎn)！

國 峰 官 網(wǎng)：www.tsingdee.com/

云管理(費(fèi)用)：saas.tsingdee.com（賬號：012@sky；密碼：12345678）

管理通(費(fèi)用)：product.tsingdee.com（賬號：wangyi；密碼：888888）

管理通(合同)：contract.tsingdee.com（賬號：wangyi；密碼：888888）

管理通(資產(chǎn))：capital.tsingdee.com（賬號：huangwu；密碼：888888）

咨詢熱線：  0755-66801334

咨詢Q  Q：  1154487269

歡迎您咨詢、體驗(yàn)、購買、使用！