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導入免費財務軟件的步驟
要清楚了解自己的需求,才能找到適合自己的軟件。
2.成立財務軟件項目小組:
由中高階主管組成,并推選出一位項目負責人。
組員須包含:
1.各部門種子人員 2.中高階主管 3.最高主管期望及未來的方向 4.IT人員 5.項目負責人員
3.各部門提出期望改善的問題及未來的管理重點
各部門須將目前面臨的問題,期望改善的目標列出,此可列為免費財務軟件評估的分數(shù)之一,并 可列出軟件需必要的功能。再列出未來管理者所想要的管理重點:包含相關單據(jù)報表..等等。
4.擬定排程
由項目小組成員擬定出評估的時間排程,依時間排程進行,由項目主導人員主持各會議進行及進度。
5.選擇預計導入的軟件需求功能
了解公司需導入的模塊需求,例如:銷售訂單循環(huán),采購供應商循環(huán),存貨倉儲料帳管理,BOM用料表管理,生產管理,人事薪資管理……等等。
表列出各模塊主要功能,選擇公司所需要的管理需求。
6.選擇預選的廠商:3間軟件廠商
軟件廠商的選擇必須注意:
1.功能適用性 2.未來性 3,所使用的技術(平臺) 4.成本(軟硬件價格/顧問費用/教育訓練費用/后續(xù)維護費用)..等等
7. 軟件展示
建立幾筆基本資料(包含客戶/廠商/產品..等等)試運行出相關的流程,從接單開始到后續(xù)單據(jù)報表的產出,明確說明各部門流程以及決問題的解決方案,包含軟件特色的展示,是否容易上手,未來軟件的擴充面,能否符合各部門的管理期望。此階段若評估的軟件模塊較多,可分多次討論。
8.利用評分表選出適合的軟件公司
PS:并非功能最好的價格最高的就是最適合的軟件。針對軟件的適用性、軟件公司的規(guī)模、后續(xù)擴充性、軟件界面上手度、價格、后續(xù)服務機制..等等進行評分。
9.訂定系統(tǒng)導入后須完成的績效目標
將績效目標量化,EX:降低存貨金額XXX元,降低采購成本XX%,提高存貨周轉率。
10.進入簽約
以上為免費財務軟件導入的注意事項要點!
除了上述幾項外,必須注意的還有:
1. 項目導入小組人員,盡量不要超過10人。
2. 項目領導人最好不是IT人員。
3. 導入軟件是個工程,須將導入時程明確訂出,訂定進度會議時間
(建議每兩周一次,最少每月一次)。
4. 建立各部門的軟件導入前后的績效目標。
5. 功能模塊的階段性任務導入優(yōu)先級。
6. IT的需求,是否需要增購新的硬設備,該部分必須與軟件的要求結合。
7. 原有資料的完整性(客戶編號/廠商編號/物料編號甚至BOM結構表) ,是否需要重新編立或者可沿用,如何與新系統(tǒng)連結。
導入財務軟件的過程會有很多不安定的困難點以及不可預測的問題,皆須雙方一起克服,才能夠成功。
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